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Benutzerrollen und Berechtigungen in Tomorro

Welche Rollen gibt es in Tomorro, wer kann Oro, die KI von Tomorro, nutzen und welche Aktionen kann jeder Benutzer entsprechend seinen Berechtigungen durchführen?

In Tomorro wird jedem Benutzer eine Rolle zugewiesen, die die Aktionen bestimmt, die er auf der Plattform ausführen kann. Die Tabellen in diesem Artikel geben außerdem an, wer den Oro-Agenten, die in Tomorro integrierte KI, und die weiteren KI-Funktionen nutzen kann.


Rollen ermöglichen es, die Berechtigungen an die Verantwortlichkeiten jedes Mitglieds anzupassen.

Drei Begriffe, die nicht verwechselt werden sollten.


Die Lizenz ist das, wofür Ihre Organisation bezahlt. Es gibt drei: Administrator, Ersteller und Leseberechtigter.


Die Rolle ist das, was Sie einer Person zuweisen, und jede Rolle gehört zu einer Lizenz. Die Lizenz Administrator trägt die Rolle Administrator. Die Lizenz Ersteller trägt die Rollen Manager und Mitarbeiter, die in den Organisationseinstellungen als Ersteller - Manager und Ersteller - Mitarbeiter erscheinen. Die Lizenz Leseberechtigter trägt die Rollen Leseberechtigter und Leseberechtigter – Unterzeichner.


Die Berechtigung ist das Detail, Aktion für Aktion. Bei den Standardrollen ist sie fest vorgegeben: Das sind die Tabellen in diesem Artikel. Mit der Option Benutzerdefinierte Rollen stellen Sie sie selbst zusammen.

Nur Administratoren können die Rolle eines Mitglieds entfernen oder ändern.

Dieser Artikel beschreibt die Standardrollen von Tomorro. Wenn im Tab Rollen der Einstellungen Ihrer Organisation die Schaltfläche Rolle erstellen aktiv ist, verfügen Sie über die Option Benutzerdefinierte Rollen, mit der Sie Ihre eigenen Rollen zusammenstellen können:

Verschiedene Benutzerrollen

Administrator

Der Administrator hat vollen Zugriff auf die Plattform und kann die Organisation konfigurieren.

Wichtigste Funktionen:

  • Nutzer und deren Rollen verwalten

  • Organisationseinstellungen konfigurieren

  • Vertragsarten erstellen und bearbeiten

  • auf alle Verträge der Organisation zugreifen (sofern nicht durch Ordnerberechtigungen eingeschränkt)

  • Genehmigungen und dynamische Komponenten verwalten

  • die Vertragsbibliothek organisieren (Ordner und Zugriff)

Diese Rolle wird in der Regel zugewiesen an:

  • Rechtsteams

  • Legal-Operations-Manager

  • IT-Administratoren

Ersteller – Manager

Der Ersteller – Manager kann Verträge verwalten und deren Lebenszyklus überwachen, ohne die globalen Einstellungen der Organisation ändern zu können.

Wichtigste Funktionen:

  • Verträge erstellen

  • Verträge bearbeiten und verhandeln

  • Verträge zur Genehmigung senden

  • Verträge zur Unterschrift senden

  • Verträge in Ordnern organisieren

  • Verträge überwachen, auf die sie Zugriff haben

  • Verträge genehmigen, sofern Sie als Genehmiger zugewiesen sind

Allerdings können sie nicht:

  • Nutzer verwalten

  • Organisationseinstellungen ändern

  • Vertragsarten konfigurieren

Diese Rolle wird häufig zugewiesen an:

  • Teamleiter

  • Vertriebsleiter

  • Einkaufsleiter

Ersteller – Mitarbeiter

Der Ersteller – Mitarbeiter beteiligt sich aktiv an der Erstellung und Verhandlung von Verträgen, an denen er beteiligt ist.

Wichtigste Funktionen:

  • Verträge erstellen

  • Vertragsinhalte bearbeiten

  • Verträge verhandeln

  • Verträge zur Unterschrift senden

  • über Kommentare und Vorschläge zusammenarbeiten

Ihre Berechtigungen sind in der Regel auf Verträge beschränkt, an denen sie beteiligt sind, oder auf Ordner, auf die sie Zugriff haben.

Diese Rolle wird häufig zugewiesen an:

  • Vertriebsteams

  • Einkaufsteams

  • operative Teams

Leseberechtigter

Die Rolle Leseberechtigter gewährt reinen Lesezugriff auf Verträge.

Diese Rolle wird in der Regel Benutzern zugewiesen, die Verträge einsehen oder unterschreiben müssen, ohne an deren Verwaltung oder Verhandlung teilzunehmen.

Es gibt zwei Arten von Leseberechtigten:

Art des Leseberechtigten

Vertragszugriff

Mögliche Aktionen

Leseberechtigter

Kann unterzeichnete Verträge einsehen, an denen er teilnimmt oder die sich in einem Ordner befinden, auf den er Zugriff hat

- Verträge lesen
- Verlauf und Aktivitäten einsehen
- Bestimmte KI-Funktionen nutzen

Leseberechtigter – Unterzeichner

Zugriff auf unterzeichnete Verträge, auf die er Zugriff hat (Teilnehmer oder Ordner), und auf zur Unterschrift gesendete Verträge, bei denen er als Unterzeichner bestimmt ist

- Den zur Unterschrift gesendeten Vertrag einsehen
- Den Vertrag unterschreiben

  • Leseberechtigte können einen Vertrag nicht bearbeiten, verhandeln oder senden.

  • Der Leseberechtigte – Unterzeichner hat nur Zugriff auf die Verträge, die er unterzeichnen muss.

  • Die Rolle Leseberechtigter – Unterzeichner ist nicht standardmäßig enthalten: Sie wird auf Anfrage bei Ihrem Kundenbetreuer aktiviert.

  • Leseberechtigte können bestimmte KI-Funktionen nur bei unterzeichneten Verträgen nutzen.

Berechtigungen

Symbol

Bedeutung

✅

Aktion erlaubt

❌

Aktion nicht erlaubt

*

Nur erlaubt, wenn der Benutzer Vertragsteilnehmer ist (für einen Admin: Teilnehmer, Zugriff auf den Ordner des Vertrags oder Vertrag in keinem Ordner)

**

Nur erlaubt, wenn der Benutzer Ordnerzugriff hat

***

Nur erlaubt, wenn der Benutzer als Aufsichtsperson oder Interner Kontakt des Vertrags festgelegt ist, je nach den für Ihre Organisation aktivierten Optionen. Als Aufsichtsperson können nur Administratoren oder Manager festgelegt werden

⚠️ Einige Aktionen erfordern sowohl eine bestimmte Rolle als auch Zugriff auf den Vertrag.

Ein Benutzer kann auf einen Vertrag zugreifen, wenn er:

  • Vertragsteilnehmer ist

  • Zugriff auf den Ordner hat, der den Vertrag enthält

  • einer Gruppe mit Ordnerzugriff angehört

✅ Bewährte Vorgehensweisen

  • Ein Teilnehmer des Vertrags handelt entsprechend seiner Rolle: Ein Manager oder ein Mitarbeiter kann den Vertrag bearbeiten, verhandeln und versenden, ein Leseberechtigter hat nur Lesezugriff.

  • Ein Zugriff über den Ordner, direkt oder über eine Gruppe, gewährt nur Lesezugriff, auch einem Manager oder einem Mitarbeiter. Nur der Admin behält dort alle seine Rechte.

  • Mit Lesezugriff können Sie den Vertrag, seine Dokumente und seine angehängten Dateien lesen, aber keine angehängte Datei hinzufügen oder löschen, keine Aufgabe erstellen und den Vertrag weder versenden noch unterzeichnen.

  • Fügen Sie jede Person, die am Vertrag arbeiten muss, über den Tab Teilnehmer des Vertrags als Teilnehmer hinzu. Der Zugriff auf den Ordner reicht zum Ansehen aus (Empfehlung).

👤 Konto- & Nutzerverwaltung

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

Organisation wechseln

Von einer Organisation zur anderen wechseln, wenn man mehreren angehört

✅

✅

✅

✅

Neuen Arbeitsbereich erstellen

Eine neue Entität über die Organisationsauswahl hinzufügen

✅

❌

❌

❌

Organisationsinformationen verwalten

Name, Logo, Farben der Entität

✅

❌

❌

❌

Persönliche Kontoinformationen verwalten

Name, Sprache, Berufsbezeichnung, Benachrichtigungen

✅

✅

✅

✅

Nutzer verwalten

Hinzufügen, entfernen, Rollen ändern

✅

❌

❌

❌

Gruppen verwalten

Gruppen erstellen, bearbeiten oder löschen

✅

❌

❌

❌

Audit-Protokolle einsehen

Aktionsverlauf (Enterprise & Scale)

✅

❌

❌

❌

📂 Vertragsbibliothek-Verwaltung

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

Auf die Vertragsbibliothek zugreifen

Zugriff auf Ordner (Berechtigungen von Administratoren festgelegt)

✅**

✅**

✅**

✅**(unterzeichnete Verträge nur)

Ordner erstellen

Ordner und Unterordner erstellen

✅

❌

❌

❌

Ordner umbenennen

Den Namen eines Ordners ändern

✅

❌

❌

❌

Ordner löschen

Nur möglich, wenn der Ordner keine Verträge enthält (leere Unterordner sind erlaubt)

✅

❌

❌

❌

Ordner verschieben

Einen Ordner innerhalb der Vertragsbibliothek verschieben

✅

❌

❌

❌

Ordnerzugriff verwalten

Zugriff hinzufügen oder entfernen

✅

❌

❌

❌

🔐 Vertragsarten und Genehmigungsworkflows

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

Vertragsarten verwalten

Erstellen, bearbeiten, veröffentlichen, löschen

✅

❌

❌

❌

Vorlagen herunterladen

Vorlagen im Word-Format exportieren (Funktion zu aktivieren)

✅

❌

❌

❌

Übersichtsblatt konfigurieren

Sichtbare Felder in Verträgen konfigurieren

✅

❌

❌

❌

Genehmigungs-workflows verwalten

Genehmigungswork-flows erstellen und bearbeiten

✅

❌

❌

❌

⚙️ Dynamische Komponenten

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

Intelligente Felder verwalten

Erstellen, bearbeiten oder löschen

✅

❌

❌

❌

Klauseln verwalten

Klauselbibliothek

✅

❌

❌

❌

Bedingungen verwalten

Bedingungsbibliothek

✅

❌

❌

❌

🤝 Verträge

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

Erstellung und Zugriff

Vertrag lesen

Zugriff basierend auf Teilnahme oder Ordner

✅**

✅**

✅**

✅** (unterzeichnete Verträge nur)

Vertrag erstellen

Aus einer Vertragsart (Zugriff vom Administrator festgelegt)

✅

✅

✅

❌

Unterzeichnetes Dokument importieren

Unterzeichnetes PDF (250 MB max)

✅

✅

✅

❌

Einstellungen

Übersichtsblatt bearbeiten

Informationen des Übersichtsblatts bearbeiten

✅

✅*

✅*

❌

Vertragsstandort ändern

Ordner wechseln

✅

✅*

✅*

❌

Angehängte Dateien verwalten

Dateien hinzufügen oder entfernen (250 MB pro Datei)

✅*

✅*

✅*

❌

Angehängte Dateien herunterladen

Anlagen herunterladen

✅*

✅*

✅*

✅*

Teilnehmer hinzufügen

Interne oder externe Nutzer hinzufügen

✅*

✅*

✅*

❌

Teilnehmer entfernen

Einen Teilnehmer entfernen

✅*

✅*

✅*

❌

Erinnerungen verwalten

Erinnerungen hinzufügen oder ändern

✅*

✅*

✅*

❌

Vertragsaktivitäten einsehen

Aktionsverlauf des Vertrags im Aktivitäten-Tab

✅**

✅**

✅**

✅ (nur für unterzeichnete Verträge)

Verwaltung

Vertrag verknüpfen

Mehrere Verträge verknüpfen

✅

✅*

✅*

❌

Nachtrag erstellen

Einen Nachtrag hinzufügen

✅

✅

✅

❌

Vertrag stornieren

Einen laufenden Vertrag stornieren

✅*

✅*

✅*

❌

Vertrag herunterladen

Einen laufenden Vertrag und angehängte Dateien herunterladen (Word oder PDF)

✅*

✅*

✅*

❌

Vertrag beenden

Einen Vertrag als beendet markieren

✅*

✅***

✅***

❌

Einen beendeten Vertrag wiederherstellen

Die Markierung „beendet“ aufheben und dem Vertrag seinen vorherigen Status zurückgeben

✅*

✅***

✅***

❌

Vertrag löschen

Vertrag löschen

✅*

✅***

✅***

❌

Gelöschten Vertrag wiederherstellen

Support kontaktieren

❌

❌

❌

❌

✍️ Bearbeitung & Verhandlung

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

Bearbeitung

Kommentare schreiben

Im Aktivitäten-Tab des Vertrags

✅*

✅*

✅*

✅ (unterzeichnete Verträge nur)

Dokumentbearbeitungsrechte festlegen

Festlegen, ob Mitwirkende das Dokument bearbeiten, Vorschläge machen oder kommentieren können

✅*

✅
​(wenn Aufsichtsperson des Vertrags)

❌

❌

Vertrag bearbeiten

Inhaltsbearbeitung oder Formatierung

✅*

✅*

✅*
​(+ Bearbeitungsrechte)

❌

Vorschläge verwalten

Vorschläge annehmen / ablehnen

✅*

✅*

✅*

(+ Vorschlagsrechte
Bearbeitungsrechte für interne Vorschläge)
​

❌

Im Dokument kommentieren

Kommentare im Inhalt

✅*

✅*

✅*
​(+ Kommentarrechte)

❌

Neue Version einreichen

Eine neue Version hinzufügen

✅*

✅*

✅*

❌

Genehmigung

Genehmiger hinzufügen

An einen Admin oder Manager - Wenn kein Workflow definiert ist

✅*

✅*

✅*

❌

Vertrag genehmigen

Wenn im Workflow definiert vor dem Versand oder der Unterschrift

✅

✅

❌

❌

Genehmigung neu zuweisen

An einen Admin oder Manager - Bei Abwesenheit

✅*

✅*

❌

❌

Genehmigung stornieren

Einen Workflow stoppen

✅*

✅*

✅*

❌

Versand

Vertrag zur Verhandlung senden

Den Vertrag an den Vertragspartner senden (per Word oder Tomorro)

✅*

✅*

✅*

❌

🖋️ Signaturverwaltung

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

Vertrag zur Unterschrift senden

Über Tomorro-Signatur oder DocuSign

✅ *

✅ *

✅ *

❌

Angehängte Dateien zum Unterschreiben hinzufügen

- Tomorro-Signatur 250 MB pro Datei
- DocuSign-Signatur 50 MB pro Datei

✅*

✅*

✅*

❌

Unterzeichner sein

Abhängig von der Organisationskonfiguration

✅

✅

✅ (es sei denn, das Kontrollkästchen "Nur Admins und Manager können als Unterzeichner hinzugefügt werden" ist im Tab "Nutzer" aktiviert)

❌ (es sei denn Leseberechtigter – Unterzeichner, Rolle auf Anfrage bei Ihrem Kundenbetreuer aktivierbar)

Signatur stornieren

Eine laufende Signatur stoppen

✅*

✅*

✅*

❌

Signatur neu zuweisen

Einen Unterzeichner ersetzen, der noch nicht unterschrieben hat

✅*

❌

❌

❌

Signaturerinnerung senden

Eine Erinnerung an die Unterzeichner senden

✅*

✅*

✅*

❌

Unterzeichnetes Dokument herunterladen

  • Unterzeichneter Vertrag

  • Signaturzertifikat

  • In der Signaturhülle enthaltene angehängte Dateien

✅*

✅*

✅*

✅*

🤖 KI-Funktionen

Die in Tomorro verfügbaren KI-Funktionen können je nach dem Plan Ihrer Organisation variieren ; Bei Fragen zur Verfügbarkeit wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

Playbook konfigurieren

Vertragsregeln definieren

✅

❌

❌

❌

Ein Playbook für die KI-Analyse auswählen

Aus den Empfehlungen, ohne Zugriff auf die Playbook-Bibliothek

✅

✅

❌

❌

Oro

Den Oro-Agenten im Vertrag verwenden

✅

✅

✅

✅ (contrats signés uniquement)

KI-Zusammenfassung

Eine Vertragszusammenfassung erstellen

✅

✅

✅

✅ (unterzeichnete Verträge nur)

KI-Verhandlung

Dokumentenanalyse

✅

✅

✅

❌

KI-Extraktion

Datenextraktion

✅

✅

✅

❌

KI-Übersetzung

Eine Vertragsart übersetzen

✅

❌

❌

❌

📚 Massenoperationen

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

Unterzeichnete Verträge herunterladen (ZIP)

Unterzeichnete Verträge (vorbehaltlich des Zugriffs), Zertifikate, angehängte Dateien herunterladen :
​4 GB Limit (Funktionsaktivierung erforderlich)

✅

✅

✅

❌

Vertragspartnerdaten verwalten

Datenimport / -export

✅

❌

❌

❌

Vertragsdatenbank exportieren

Excel-Export

✅

✅

✅

❌

Unterzeichnete Verträge importieren

Unterzeichnete Verträge über eine Excel-Datei importieren.
​Nur PDF-Format / 250 MB pro Datei

✅

❌

❌

❌

🔍 Gefilterte Ansichten

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

Zugriff auf gefilterte Ansichten

Zugriff auf den Tab Gefilterte Ansichten

✅

✅

✅

✅

Gefilterte Ansicht erstellen

Persönliche oder geteilte Ansicht

✅

✅

✅

✅

Gefilterte Ansicht teilen

Wenn Ersteller: Mit Gruppen oder einer Organisation teilen

✅

✅

✅

✅

Gefilterte Ansicht löschen

Wenn Ersteller

✅

✅

✅

✅

💻 Integrationen

Aktion

Details

Admin

Ersteller – Manager

Ersteller – Mitarbeiter

Leseberechtigter

API-Schlüssel generieren

Über den Integrationen-Tab

✅

✅

✅

❌

Schlüsselwörter: Rolle, Rollen, Berechtigungen, Zugriffsrechte

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