Benutzerdefinierte Rollen sind eine optionale Funktion. Wenn die Schaltfläche Rolle erstellen im Tab Rollen der Einstellungen Ihrer Organisation ausgegraut ist, wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer.
Jedes Mitglied Ihrer Organisation hat eine Rolle, die bestimmt, was es in Tomorro sehen und tun kann.
Zusätzlich zu den standardmäßig bereitgestellten Standardrollen können Sie benutzerdefinierte Rollen erstellen, um die Berechtigungen genau an Ihre Organisation anzupassen: ein Manager, der nicht genehmigen kann, ein Mitwirkender, der keine Vertragspartner erstellen kann, eine "Assistenz"-Rolle, die Verträge verfolgt, ohne sie zu bearbeiten, usw.
Die Rollen werden über den Tab Rollen in den Einstellungen Ihrer Organisation verwaltet. Er ist für Mitglieder mit der Berechtigung Rollen zugänglich, standardmäßig Admins und Super-Admins.
Standard- und benutzerdefinierte Rollen verstehen
Der Tab Rollen listet alle Rollen Ihrer Organisation auf, jeweils mit Lizenztyp und der Anzahl der zugewiesenen Mitglieder.
Standardrollen
Standardrollen werden von Tomorro standardmäßig erstellt und haben feste Berechtigungssätze.
Sie sind an ihrem Schloss "Standardrolle von Tomorro" zu erkennen und können weder bearbeitet noch gelöscht werden:
Super-Admin: hat vollständigen Zugriff auf alle Verträge und Ordner der Organisation
Admin: konfiguriert die Plattform und die Vertragsarten, verwaltet Rechte und Zugriffe
Manager: kann Dokumente erstellen, gemeinsam bearbeiten, verhandeln, genehmigen und unterzeichnen
Mitwirkender: kann Dokumente erstellen, gemeinsam bearbeiten und verhandeln
Leseberechtigter: kann unterzeichnete Dokumente einsehen sowie auf gefilterte Ansichten, Oro und Aktivitäten zugreifen
Benutzerdefinierte Rollen
Eine benutzerdefinierte Rolle kann von Grund auf neu oder durch Duplizieren einer bestehenden Rolle erstellt werden.
Im Gegensatz zu Standardrollen ist sie vollständig anpassbar: Sie wählen die Berechtigungen einzeln aus. Sie kann jederzeit umbenannt oder gelöscht werden.
Eine benutzerdefinierte Rolle erstellen
So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Rolle:
Öffnen Sie die Einstellungen Ihrer Organisation und gehen Sie zum Tab Rollen
Klicken Sie auf Rolle erstellen, oder duplizieren Sie eine bestehende Rolle als Vorlage (Aktionsmenü der Rolle, dann Duplizieren)
Geben Sie einen Namen für die Rolle ein
Aktivieren Sie die gewünschten Berechtigungen, Kategorie für Kategorie
Klicken Sie auf Rolle erstellen
Die Berechtigungen sind in Kategorien gruppiert:
Administratorfunktionen (Organisation, Mitglieder, Rollen, Gruppen, Audit-Logs), Verträge und Anhänge, KI, Vertragsarten, Dynamische Komponenten, Vertragspartner, Berichte & Gefilterte Ansichten, Ordner und Integrationen.
Je nach Ressource aktivieren Sie entweder einen einfachen Schalter oder detaillierte Aktionen: Lesen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Verwalten, Genehmigen, Exportieren usw.
Sie können so viele benutzerdefinierte Rollen erstellen, wie Sie benötigen: Es gibt keine Begrenzung.
Eine benutzerdefinierte Rolle bearbeiten oder löschen
Zum Bearbeiten einer Rolle: Öffnen Sie sie im Tab Rollen (Details anzeigen), passen Sie Namen oder Berechtigungen an und klicken Sie auf Speichern
Zum Löschen einer Rolle: Öffnen Sie sie, klicken Sie auf Rolle löschen und bestätigen Sie durch Eingabe des Rollennamens
Wenn Sie einer Rolle die Berechtigung entziehen, Workflows zu genehmigen oder Unterzeichner zu sein, werden die Mitglieder mit dieser Rolle automatisch aus Genehmigungsworkflows und ausstehenden Unterschriften entfernt. Ihre bereits laufenden Genehmigungen bleiben bei ihnen: Sie tragen das Badge „Genehmigungsrecht entzogen“ und werden im Vertrag mit Neu zuweisen neu zugewiesen.
Eine Rolle, die mindestens einem Mitglied zugewiesen ist, kann nicht gelöscht werden. Weisen Sie den betroffenen Mitgliedern zuerst eine andere Rolle zu.
Die Lizenz einer benutzerdefinierten Rolle
Jede Rolle entspricht einem Lizenztyp: Admin, Ersteller oder Leseberechtigter. Je nach Angebot Ihrer Organisation können die angezeigten Lizenztypen Admin, Manager und Mitwirkender sein.
Sie wählen die Lizenz einer benutzerdefinierten Rolle nicht selbst: Tomorro weist sie automatisch anhand der höchsten Berechtigung der Rolle zu. Eine auf das Lesen beschränkte Rolle erhält beispielsweise eine Lizenz Leseberechtigter; fügen Sie ihr eine Administratorberechtigung hinzu, wechselt sie zur Lizenz Admin.
Die Abrechnung basiert weiterhin auf Lizenzen: Eine benutzerdefinierte Rolle wird nicht zusätzlich berechnet.
Jedes Mitglied verbraucht einfach die Lizenz der Rolle, die es trägt: Die Zuweisung einer Rolle mit Admin-Lizenz verwendet eine Admin-Lizenz. Wenn Sie eine Rolle so ändern, dass sie eine höhere Lizenz erfordert, verbrauchen die Mitglieder mit dieser Rolle diese Lizenz, und die Anzahl der Lizenzen Ihrer Organisation wird bei Bedarf angepasst.
Die Rolle Super-Admin
Der Super-Admin ist eine Standardrolle, die mit den benutzerdefinierten Rollen bereitgestellt wird, für technische Administratoren oder die für die Einführung von Tomorro verantwortlichen Personen, nach dem Vorbild der globalen Administratoren in Enterprise-Tools.
Zusätzlich zu den Berechtigungen eines Admins kann der Super-Admin:
auf alle Ordner und Verträge der Organisation zugreifen und dort Zugriffe hinzufügen oder entfernen
die Rolle von Admins ändern, sie herabstufen oder löschen
alle Gruppen verwalten und ihnen Mitglieder hinzufügen
Der erste Super-Admin Ihrer Organisation wird vom Tomorro-Team zugewiesen: Wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner oder den Support. Ein Super-Admin kann anschließend weitere ernennen.
Zwei Schutzmechanismen sichern die Administration Ihrer Organisation:
sobald die Organisation mindestens einen Super-Admin hat (ausstehende Einladung eingeschlossen), kann nur ein Super-Admin die Rolle eines anderen Admins ändern
der letzte Super-Admin der Organisation kann nicht gelöscht werden
Einem Mitglied eine Rolle zuweisen
Die Zuweisung erfolgt über den Tab Nutzer in den Einstellungen Ihrer Organisation:
für ein Mitglied: Öffnen Sie sein Profil und wählen Sie die neue Rolle aus
für mehrere Mitglieder: Wählen Sie sie in der Liste aus, klicken Sie auf Rolle übertragen und wählen Sie die Zielrolle
Wenn ein Rollenwechsel einem Mitglied seine Genehmigungs- oder Signaturrechte entzieht, werden Sie gebeten, einen Ersatz zu bestimmen: Dieses Mitglied übernimmt als Workflow-Genehmiger und Vertragsunterzeichner. Dieser Ersatz wird nur verlangt, wenn das Mitglied Elemente zu übergeben hat: ausstehende Genehmigungen oder Signaturen entsprechend den entzogenen Rechten, Ordner als Eigentümer, Vertragsarten als Autor. Um den Rollenwechsel ohne Ersatz zu bestätigen, aktivieren Sie „Ich möchte keinen Ersatz festlegen. Die Zuweisungen dieses Nutzers gehen verloren.“
Häufig gestellte Fragen
Wer kann benutzerdefinierte Rollen erstellen?
Alle Mitglieder mit der Berechtigung Rollen: standardmäßig Admins und Super-Admins. Sie können diese Berechtigung auch einer benutzerdefinierten Rolle zuweisen.
Kann ich eine Standardrolle bearbeiten?
Nein, Standardrollen können nicht bearbeitet werden. Sie können sie jedoch duplizieren und als Ausgangspunkt für eine benutzerdefinierte Rolle verwenden.
Muss zwingend ein Super-Admin bestimmt werden?
Nein, es ist nicht verpflichtend, aber empfohlen: Üblich ist, diese Rolle einigen wenigen Personen (IT oder Projektsponsor) für die Administration des Tools anzuvertrauen.
Was passiert, wenn ich einem Mitglied eine benutzerdefinierte Rolle zuweise?
Das Mitglied erhält die Berechtigungen der Rolle sowie den zugehörigen Lizenztyp.
Kann ein Super-Admin die gesamte Vertragsdatenbank mit einem Klick exportieren?
Es gibt keine Funktion für einen globalen Export mit einem Klick. Der Super-Admin hat Zugriff auf die gesamte Vertragsdatenbank und kann die vorhandenen Massenexport-Funktionen oder die API verwenden, um Verträge zu exportieren.