Option Benutzerdefinierte Rollen. Einige Regeln in diesem Artikel ändern sich, wenn Ihre Organisation über die Option Benutzerdefinierte Rollen verfügt. Um das herauszufinden, öffnen Sie in den Einstellungen den Tab Rollen: Die Schaltfläche Rolle erstellen erscheint dort nur mit der Option.
Eine Gruppe ermöglicht es Ihnen, Mitglieder Ihrer Organisation zusammenzufassen, um ihnen Ordner und Vertragstypen auf einmal freizugeben. Gruppen werden über den Tab Gruppen in den Einstellungen Ihrer Organisation verwaltet.
Der Tab Gruppen ist Admins vorbehalten. Mit der Option Benutzerdefinierte Rollen ist er für Rollen mit der Berechtigung Gruppen zugänglich, standardmäßig Admins und Super-Admins.
Die Seite Gruppen verstehen
Der Tab Gruppen listet alle Gruppen Ihrer Organisation auf, jeweils mit:
Mitglieder: die Anzahl der Mitglieder der Gruppe
Vertragszugriff, Ordnerzugriff und Zugriff auf Vertragstypen: die Anzahl der Verträge, Ordner und Vertragstypen, die mit dieser Gruppe geteilt werden
Eine Gruppe erstellen
So erstellen Sie eine Gruppe:
Öffnen Sie die Einstellungen Ihrer Organisation und gehen Sie zum Tab Gruppen
Klicken Sie auf Gruppe erstellen
Wählen Sie ein Symbol, geben Sie der Gruppe einen Namen und fügen Sie ihre Mitglieder hinzu
Sie können auch von einer bestehenden Gruppe ausgehen: Klicken Sie im Aktionsmenü der Zeile auf Duplizieren.
Die Mitglieder einer Gruppe verwalten
Auf der Seite einer Gruppe können Sie im Tab Mitglieder Mitglieder hinzufügen oder entfernen.
Um ein Mitglied hinzuzufügen: suchen Sie es und wählen Sie es aus
Um ein oder mehrere Mitglieder zu entfernen: wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Aus Gruppe entfernen
Um einen Nutzer schnell mehreren Gruppen hinzuzufügen, öffnen Sie sein Profil im Tab Nutzer und klicken Sie auf Zur Gruppe hinzufügen.
Ohne die Option Benutzerdefinierte Rollen verwaltet jeder Admin alle Gruppen. Mit der Option können Sie nur die Gruppen verwalten, die Sie erstellt haben oder denen Sie selbst angehören, auch wenn Sie Admin sind. Der Super-Admin kann alle Gruppen ohne Einschränkung verwalten.
Wenn Ihre Organisation SCIM verwendet, kann die Gruppenverwaltung über Ihr Verzeichnis gesteuert werden. In diesem Fall wird das Gruppenfenster schreibgeschützt geöffnet: Der Name lässt sich nicht mehr ändern, es können keine Mitglieder hinzugefügt werden, und die Schaltflächen Änderungen speichern und Gruppe löschen werden nicht angezeigt. Gruppen werden dann über Ihren Identitätsanbieter verwaltet: Azure, Okta, OneLogin.
Geteilte Zugriffe einsehen und entfernen
Der Tab Zugriff auf der Seite einer Gruppe listet die Ordner und Vertragstypen auf, die mit dieser Gruppe geteilt werden.
So entfernen Sie einen Zugriff:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der betreffenden Ordner oder Vertragstypen
Klicken Sie auf Zugriff entfernen
Eine Schaltfläche Exportieren ermöglicht das Herunterladen der Liste der mit der Gruppe geteilten Zugriffe.
Eine Gruppe löschen
Das Löschen erfolgt über die Seite der Gruppe, nicht über das Menü der Zeile. Öffnen Sie die Gruppe und klicken Sie unten auf der Seite auf Gruppe löschen, und bestätigen Sie, indem Sie ihren Namen eingeben. Wie bei der Verwaltung der Mitglieder kann mit der Option Benutzerdefinierte Rollen nur der Ersteller der Gruppe, eines ihrer Mitglieder oder ein Super-Admin sie löschen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Admin alle Gruppen der Organisation verwalten?
Ja, ohne die Option Benutzerdefinierte Rollen. Mit der Option nein: Ein Admin kann alle Gruppen sehen, aber nur bei Gruppen, die er erstellt hat oder denen er angehört, Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Diese Einschränkung schützt sensible Gruppen, etwa eine Gruppe, die einem Führungsgremium vorbehalten ist.
Wer kann die Liste aller Gruppen sehen?
Admins, und mit der Option Benutzerdefinierte Rollen jedes Mitglied mit der Berechtigung Gruppen, unabhängig von seiner Rolle. Mit der Option gilt jedoch: Eine Gruppe in der Liste zu sehen berechtigt nicht dazu, sie zu verwalten: wie oben erläutert, können nur ihr Ersteller, ihre Mitglieder oder ein Super-Admin Mitglieder hinzufügen oder sie löschen.
Kann ich einen Zugriff direkt über die Seite der Gruppe entfernen?
Ja, im Tab Zugriff können Sie einen oder mehrere Ordner oder Vertragstypen auswählen und deren Freigabe in einer einzigen Aktion entfernen.
Siehe auch