Es gibt zwei Versionen der Seite Nutzer. Wenn oben auf der Seite Nutzer ein Abschnitt Lizenzen und eine Suchleiste angezeigt werden, verfügt Ihre Organisation über die Option Benutzerdefinierte Rollen: Folgen Sie stattdessen „Die Nutzer meiner Organisation verwalten (Option Benutzerdefinierte Rollen)".
Nur Administratoren können Nutzer der Organisation verwalten: sie einladen, ihre Rolle ändern oder sie aus dem Tomorro-Konto entfernen.
Die Anzahl der Nutzer, die Sie einladen können, hängt von den in Ihrem Plan enthaltenen Lizenzen ab. Darüber hinaus wird das Hinzufügen einer zusätzlichen Lizenz vor der Bestätigung angezeigt. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Preise-Seite.
Zugriff auf die Nutzerverwaltung
Klicken Sie im Hauptmenü oben links auf den Namen Ihres Unternehmens
Öffnen Sie die Arbeitsbereichseinstellungen
Wechseln Sie zum Tab Nutzer
Dort finden Sie die Liste aller Organisationsmitglieder sowie deren aktuelle Rolle.
Einen Nutzer einladen
Als Administrator können Sie neue Mitglieder ganz einfach über Ihre Unternehmenseinstellungen zu Ihrem Team einladen.
Klicken Sie auf Neue Nutzer hinzufügen
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten
Definieren Sie ihre Rolle: Admin, Ersteller - Manager, Ersteller - Mitarbeiter oder Leseberechtigter.
Sie können Mitglieder auch zu Gruppen hinzufügen.
Weitere Informationen zu Gruppen finden Sie in diesem Artikel: Benutzergruppen erstellen.
Klicken Sie auf „Einladung senden" und die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einer Aufforderung, ihr Konto zu erstellen und ein Passwort festzulegen.
Einladen ohne E-Mail-Versand
Sie können jetzt auch wählen, dass das neue Mitglied nicht per E-Mail benachrichtigt wird, indem Sie das Kontrollkästchen „Eine Einladung per E-Mail senden" deaktivieren.
Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie Ihre Plattform konfigurieren möchten, bevor Ihre Benutzer sich zum ersten Mal anmelden.
In diesem Fall wird die Adresse grau angezeigt, und eine Meldung, die angibt, dass das Konto noch nicht aktiviert worden ist, wird angezeigt.
Eine Einladung erneut senden
Kontoaktivierungslinks sind 30 Tage lang gültig.
Personen, denen Sie bereits eine Einladung gesendet haben, deren Konto aber noch nicht aktiviert haben, sind mit einem Tag „Ausstehend" gekennzeichnet.
Wählen Sie die Person aus, der Sie bereits eine Einladung gesendet haben, und klicken Sie auf sie.
Klicken Sie auf „Einladung erneut senden."
Mehrere Mitglieder einladen
Wenn Sie Zeit sparen und mehrere Mitglieder auf einmal einladen möchten:
Geben Sie mehrere E-Mail-Adressen ein, die durch Semikolons getrennt sind.
Wählen Sie die Rolle dieser Mitglieder sowie die Gruppen aus, denen Sie sie hinzufügen möchten.
Wenn Sie zusätzliche Administrator- oder Manager-Lizenzen benötigen, die in Ihrem Plan enthalten sind, wenden Sie sich bitte an Ihren dedizierten Kontomanager.
Rolle eines Nutzers ändern
Durch das Ändern der Rolle können die Berechtigungen eines Nutzers angepasst werden, ohne ihn aus dem Konto zu entfernen.
Wählen Sie im Tab Nutzer das betreffende Mitglied aus
Klicken Sie auf die aktuelle Rolle
Wählen Sie die neue Rolle aus
Speichern Sie die Änderung
Die Rollenänderung wird sofort auf der gesamten Plattform wirksam.
Einen Nutzer auf eine eingeschränktere Rolle herabstufen
Wenn die neue Rolle dem Nutzer das Recht zu genehmigen oder die Möglichkeit zu unterzeichnen entzieht, öffnet sich das Fenster Diesen Nutzer herabstufen: Sie müssen im Feld Ersetzen durch einen Nutzer einen Ersatz bestimmen.
Der Ersatz übernimmt, was dem Nutzer zugeordnet war:
den Zugang zu seinen Verträgen über die Ordner, auf die er Zugriff hatte
das Eigentum an den Ordnern und Vertragsarten, die ihm gehörten
seine Genehmigungsrollen, außer er bleibt Admin oder Manager
die ihm zugewiesenen Signaturen, sowohl bei Verträgen als auch bei Vorlagen, sobald er die Möglichkeit zu unterzeichnen verliert
Das Fenster fasst diese Übertragungen je nach ursprünglicher und neuer Rolle zusammen.
Nicht jede Rollenänderung erfordert einen Ersatz. Der Wechsel von Admin zu Manager erfordert keinen: Der Manager behält das Recht zu genehmigen und zu unterzeichnen.
Der Ersatz ist verpflichtend: Ohne ihn wird die Herabstufung nicht gespeichert.
Vor- oder Nachnamen eines Nutzers korrigieren
Ein Admin kann den Vor- oder Nachnamen eines Nutzers nicht ändern. Bei einem Nutzer, der bereits in der Organisation ist, erlaubt der Tab Nutzer nur, seine Rolle und seine Gruppen zu ändern.
Die Korrektur nimmt der Nutzer selbst in seinem eigenen Konto vor:
Klicken Sie unten links im Hauptmenü auf Mein Konto
Wählen Sie Kontoeinstellungen
Korrigieren Sie unter Konto die Felder Vorname und Nachname
Klicken Sie auf Meine Informationen speichern
Die E-Mail-Adresse eines Nutzers lässt sich in Tomorro nicht ändern, weder vom Nutzer selbst noch von einem Admin: Das Feld ist unter Konto ausgegraut, und der Tab Nutzer erlaubt die Eingabe einer Adresse nur beim Einladen einer neuen Person. Um eine Adresse zu korrigieren, kontaktieren Sie uns über den Chat: Wir nehmen die Änderung für Sie vor.
Nutzer entfernen
Das Entfernen eines Nutzers führt zu dessen endgültigem Ausschluss aus der Organisation.
Wählen Sie im Tab Nutzer das betreffende Mitglied aus
Klicken Sie auf Nutzer löschen
Ersatzmitglied auswählen
Bevor Sie die Entfernung bestätigen, müssen Sie verpflichtend einen Ersatzmitglied bestimmen.
Dieses Ersatzmitglied stellt die Kontinuität der vom entfernten Nutzer verwalteten Daten und Verträge sicher.
Das Ersatzmitglied muss mindestens eine gleichwertige Rolle haben
Beispiel:
Wenn Sie einen Manager entfernen, müssen Sie ihn durch einen Manager oder einen Administrator ersetzen (ein Leseberechtigter ist nicht ausreichend).
Entfernung bestätigen
Wählen Sie unter Ersetzen durch einen Nutzer den Ersatz aus
Klicken Sie auf Diesen Nutzer löschen
⚠️ Jede Entfernung ist endgültig.
Auswirkungen der Entfernung verstehen
Beim Entfernen eines Nutzers:
Das Eigentum an seinen Elementen wird auf das Ersatzmitglied übertragen:
Vorlagen
Ordner und Unterordner
Verträge
Der Aktivitätsverlauf bleibt in den Aktivitäten des Vertrags einsehbar
Vergangene Aktionen des entfernten Nutzers werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit aufbewahrt