Option Benutzerdefinierte Rollen. Einige Regeln in diesem Artikel ändern sich, wenn Ihre Organisation über die Option Benutzerdefinierte Rollen verfügt. Um das herauszufinden, öffnen Sie in den Einstellungen den Tab Rollen: Die Schaltfläche Rolle erstellen ist dort nur mit der Option aktiv. Ohne sie ist sie ausgegraut.
Der Tab Nutzer in den Einstellungen Ihrer Organisation bündelt die Kontoverwaltung: die Liste einsehen, filtern, Rollen übertragen, die Benachrichtigungen eines Nutzers konfigurieren oder ihn löschen.
Der Tab Nutzer ist Admins vorbehalten. Mit der Option Benutzerdefinierte Rollen ist er für Rollen mit der Berechtigung Mitglieder zugänglich, standardmäßig Admins und Super-Admins.
Die Seite Nutzer verstehen
Oben auf der Seite fassen Lizenzkarten die Verteilung Ihrer Organisation nach Lizenztyp zusammen, mit der in Ihrem Plan enthaltenen Anzahl. Je nach Angebot Ihrer Organisation zeigen die Karten entweder Admins, Creators und Viewers oder Admins, Managers und Mitwirkende (gefolgt von Viewers, falls vorhanden).
Die Anzahl der Nutzer, die Sie einladen können, hängt von den in Ihrem Plan enthaltenen Lizenzen ab. Darüber hinaus wird das Hinzufügen einer zusätzlichen Lizenz vor der Bestätigung angezeigt.
Die Tabelle listet alle Nutzer auf, jeweils mit:
Name und E-Mail
Lizenztyp: die abgerechnete Lizenz (Admin, Ersteller oder Leseberechtigter)
Gruppen: die Gruppen, denen der Nutzer angehört
Rolle: die zugewiesene Rolle, Standard oder benutzerdefiniert
2FA und Status (Aktiv, Ausstehend oder Deaktiviert)
Einen Nutzer einladen
Klicken Sie im Tab Nutzer oben rechts auf Neue Nutzer hinzufügen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein, oder mehrere Adressen durch Semikolon getrennt
Legen Sie ihre Rolle fest: Admin, Manager, Mitwirkender oder Leseberechtigter. Mit der Option Benutzerdefinierte Rollen erscheinen auch Ihre benutzerdefinierten Rollen in der Liste
Fügen Sie sie bei Bedarf einer oder mehreren Gruppen hinzu
Klicken Sie auf Einladung senden
Die Person erhält eine E-Mail mit der Aufforderung, ihr Konto zu erstellen. Der Aktivierungslink ist 30 Tage gültig.
Um die Plattform vorzubereiten, bevor Ihre Nutzer sich anmelden, deaktivieren Sie Eine Einladung per E-Mail senden: Das Konto wird ohne Benachrichtigung erstellt, und die Einladung kann später gesendet werden.
Solange eine Person ihr Konto nicht aktiviert hat, bleibt ihr Status Ausstehend. Klicken Sie im Aktionsmenü der Zeile auf Einladung erneut senden, um sie erneut zu senden.
Die Aktion Einladung erneut senden erscheint nur bei einem Nutzer mit dem Status Ausstehend. Wenn Sie sie nicht sehen, ist das Konto bereits aktiv: Die Person muss sich dann über das SSO ihrer Organisation anmelden.
✅ Bewährte Vorgehensweisen
Ein Nutzer mit dem Status Ausstehend kann bereits als Genehmiger in einem Genehmigungsworkflow oder als Unterzeichner ausgewählt werden, auch in den Unterschriftsbereichen einer Vertragsart. Nur Nutzer mit dem Status Deaktiviert werden nicht vorgeschlagen. Die Überprüfungs- oder Unterschrifts-E-Mails erhält er jedoch erst, wenn sein Konto aktiviert ist: Tomorro weist Sie mit einem Hinweis darauf hin.
Sobald ihr Konto aktiviert ist, können Nutzer ihr Profil unter Konto vervollständigen (Mein Konto, dann Kontoeinstellungen): Profilbild und Berufsbezeichnung. Die Berufsbezeichnung wird standardmäßig übernommen, wenn der Nutzer einen Vertrag unterzeichnet.
Nutzer filtern und suchen
Das Suchfeld filtert nach Name oder E-Mail. Die Schaltfläche Filter ermöglicht es, die Liste einzugrenzen nach:
Lizenztyp
Rolle
Status (Aktiv, Ausstehend, Deaktiviert)
Abwesenheitsstatus (Abwesend, Geplante Abwesenheit)
Die Rolle eines oder mehrerer Nutzer übertragen
Um die Rolle eines Nutzers zu ändern: Öffnen Sie sein Profil und wählen Sie die neue Rolle aus.
Um die Rolle mehrerer Nutzer auf einmal zu ändern:
Wählen Sie die betreffenden Nutzer in der Tabelle aus
Klicken Sie auf Rolle übertragen
Wählen Sie die Zielrolle aus
Wenn die neue Rolle einem Nutzer seine Genehmigungs- oder Unterschriftsrechte entzieht, kann ein Ersatz angefordert werden: dieser Nutzer übernimmt für die übertragenen Nutzer die Rolle als Workflow-Genehmiger und Vertragsunterzeichner. Der Wechsel von Admin zu Manager erfordert keinen Ersatz: Der Manager behält das Recht, zu genehmigen und zu unterzeichnen.
Wenn Ihre Organisation einen Super-Admin hat, kann nur dieser die Rolle eines Admins ändern oder einen Admin löschen, über sein Profil wie auch in der Massenaktion Rolle übertragen; andernfalls können Admins dies tun. Sie können außerdem Ihre eigene Rolle nicht über eine Massenaktion ändern.
Die Benachrichtigungen eines Nutzers konfigurieren
Das Profil eines Nutzers hat einen Tab Benachrichtigungen, getrennt vom Tab Einstellungen, der die E-Mail-Benachrichtigungen aufführt, die dieser Nutzer erhält.
Ein Admin oder ein Super-Admin kann die Benachrichtigungen eines anderen Nutzers konfigurieren, zum Beispiel um anzupassen, was eine Führungskraft des Unternehmens erhält.
Die Benachrichtigungen sind nach Kategorie gruppiert: Vertragsaktivitäten (Erwähnung, Kommentar, Nachricht eines Vertragspartners, unterzeichnetes Dokument, Hinzufügen als Teilnehmer), Fristerinnerungen und Aufgabenplanung, sowie Genehmigungsworkflows (ausstehende Genehmigung, genehmigtes oder abgelehntes Dokument) und Erwähnungen in Kommentaren. Für ein Mitglied mit der Rolle Admin oder Super-Admin kommt die Kategorie Mitgliederverwaltung hinzu (ein Mitglied beantragt eine Rollenänderung).
Vor- oder Nachnamen eines Nutzers korrigieren
Ein Admin kann den Vor- oder Nachnamen eines Nutzers nicht ändern. Das Profil eines Nutzers enthält diese Felder nicht.
Die Korrektur nimmt der Nutzer selbst in seinem eigenen Konto vor:
Klicken Sie unten links im Hauptmenü auf Mein Konto
Wählen Sie Kontoeinstellungen
Korrigieren Sie unter Konto die Felder Vorname und Nachname
Klicken Sie auf Meine Informationen speichern
Die E-Mail-Adresse eines Nutzers lässt sich in Tomorro nicht ändern, weder vom Nutzer selbst noch von einem Admin: Das Feld ist unter Konto ausgegraut, und der Tab Nutzer erlaubt die Eingabe einer Adresse nur beim Einladen einer neuen Person. Um eine Adresse zu korrigieren, kontaktieren Sie uns über den Chat: Wir nehmen die Änderung für Sie vor.
Einen Nutzer löschen
Klicken Sie im Profil des Nutzers auf Nutzer löschen. Das Löschen eines Nutzers ist endgültig und führt zur Löschung seiner Daten. Sie können Ihr eigenes Konto nicht löschen: In Ihrem eigenen Profil ist die Schaltfläche ausgegraut.
Verlangt das Fenster einen Ersatz, muss ein Ersatz bestimmt werden, außer Sie aktivieren „Ich möchte keinen Ersatz festlegen. Die Zuweisungen dieses Nutzers gehen verloren.“ Der Ersatz übernimmt das, was der gelöschte Nutzer zurücklässt, abhängig von seiner Rolle. Bei einem Admin übernimmt der Ersatz beispielsweise das Eigentum an Ordnern und Vertragsarten, die Genehmigungsrollen sowie den Zugriff auf Verträge.
Häufig gestellte Fragen
Wird bei einer Löschung oder Rollenübertragung immer ein Ersatz benötigt?
Bei einer Löschung ist die Auswahl eines Ersatzes zwingend erforderlich, sobald das Löschfenster einen Ersatz anfordert, unabhängig von der Rolle des Nutzers, auch bei einem Leseberechtigten, außer Sie aktivieren „Ich möchte keinen Ersatz festlegen. Die Zuweisungen dieses Nutzers gehen verloren.“ Eine weitere Ausnahme ist ein Nutzer mit dem Status Ausstehend: Seine Einladung wird über Einladung abbrechen ohne Ersatz zurückgezogen. Bei einer Rollenübertragung wird ein Ersatz nur angefordert, wenn der Nutzer seine Genehmigungs- oder Unterschriftsrechte verliert: Ein Leseberechtigter hat keine, daher ist kein Ersatz erforderlich.
Wer kann als Ersatz ausgewählt werden?
Die vorgeschlagenen Nutzer hängen von der Rolle des zu ersetzenden Nutzers ab: Zum Beispiel können nur Admins oder Super-Admins einen Admin ersetzen, während beim Ersetzen eines Leseberechtigten alle Rollen akzeptiert werden.
Kann ich die Abwesenheitsbenachrichtigungen eines anderen Nutzers über sein Profil sehen?
Nein, dieser Abschnitt erscheint nur in den persönlichen Benachrichtigungen des Nutzers selbst, nicht in der Admin-Ansicht.