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Vertragsarten ermöglichen es Ihnen, die Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung Ihrer Verträge zu standardisieren.
Im Tab Vertragsarten finden Sie alle Ihre Vertragsarten (veröffentlicht oder Entwürfe) und können schnell auf die wichtigsten Aktionen zugreifen:
Umbenennen
Duplizieren
Löschen
Sobald Sie eine Vertragsart öffnen, stehen weitere Aktionen zur Verfügung: Veröffentlichen, Depublizieren, Herunterladen oder den Aktivitätsverlauf einsehen.
Eine Vertragsart umbenennen
Vom Titel aus umbenennen
Öffnen Sie die betreffende Vertragsart
Klicken Sie auf den oben links angezeigten Namen
Ändern Sie den Namen
Bestätigen Sie
Über die Einstellungen umbenennen
Öffnen Sie die betreffende Vertragsart
Klicken Sie auf die … oben rechts
Klicken Sie auf Einstellungen
Ändern Sie das Feld Name der Vertragsart
Bestätigen Sie
Beschreibung und Kategorie einer Vertragsart konfigurieren
In den Einstellungen der Vertragsart können Sie:
Eine Beschreibung hinzufügen
Sie wird bei der Erstellung eines Vertrags angezeigt.
Sie hilft den Benutzern, die passende Vertragsart auszuwählen.
Eine Kategorie definieren
Sie ermöglicht die Organisation der Vertragsarten.
Sie erleichtert die Suche über gefilterte Ansichten.
⚠️ Die Kategorien sind nativ. Es ist nicht möglich, neue Kategorien zu erstellen.
Eine Vertragsart veröffentlichen
Das Veröffentlichen einer Vertragsart macht sie für die Erstellung neuer Verträge verfügbar.
Öffnen Sie eine Vertragsart im Bereich Entwürfe.
Klicken Sie auf Vertragsart veröffentlichen.
Die Vertragsart wird dann in den Bereich Veröffentlicht verschoben und ist für Benutzer gemäß den konfigurierten Zugriffsrechten verfügbar.
Eine Vertragsart depublizieren
Das Depublizieren einer Vertragsart macht sie vorübergehend nicht verfügbar, zum Beispiel um sie zu aktualisieren oder zu ändern.
Öffnen Sie eine Vertragsart im Bereich Veröffentlicht.
Klicken Sie auf die ⋯ oben rechts.
Wählen Sie Vertragsart depublizieren.
Die Vertragsart wird zurück in Entwürfe verschoben und kann nicht mehr für die Erstellung neuer Verträge verwendet werden. Bestehende Verträge sind davon nicht betroffen.
Eine Vertragsart duplizieren
Wenn Sie eine Kopie einer Vorlage erstellen möchten und dabei alle Einstellungen beibehalten wollen, verwenden Sie die Duplizierungsfunktion.
Öffnen Sie die zu duplizierende Vertragsart (veröffentlicht oder Entwurf).
Klicken Sie auf „..." oben rechts.
Wählen Sie „Vertragsart duplizieren".
Bestätigen oder ändern Sie den Namen der neuen Vorlage.
Klicken Sie auf „Diese Vertragsart duplizieren".
Die duplizierte Vorlage wird als Entwurf gespeichert.
Duplizierte Elemente
Das Dokument und seine Smart Felder
Bedingte Anzeige, Klauseln und bearbeitbare Bereiche
Genehmigungsworkflows
Konfiguration der Zusammenfassung
Erweiterte Einstellungen (Speichern, Erinnerungen, Teilnehmer...)
Nutzungsrechte
Nach der Duplizierung kann die Vertragsart nach Ihren Bedürfnissen angepasst werden.
Eine Vertragsart im .docx-Format herunterladen
Sie können eine Vertragsart im Word-Format (.docx) exportieren, um sie zu teilen oder auszudrucken.
Öffnen Sie die Vertragsart.
Wählen Sie die gewünschte Sprache, wenn mehrere Versionen verfügbar sind.
Klicken Sie auf Herunterladen (.docx) im Sprachmenü.
Inhalt des exportierten Dokuments
Im Word-Dokument:
Klauseln erscheinen als Standardtext
Bedingungen werden mit allen zugehörigen Texten exportiert
Smart Felder erscheinen als
{Feldname}
Wenn der Download nicht verfügbar ist, kontaktieren Sie bitte den Support oder Ihren Kundenbetreuer, um die Funktion aktivieren zu lassen. Diese Funktion ist ohne zusätzliche Kosten enthalten.
Aktivitäten einer Vertragsart einsehen
Änderungen an den Automatisierungen einer Vertragsart werden in den Aktivitäten aufgezeichnet.
Öffnen Sie die Vertragsart.
Klicken Sie auf die ⋯ oben rechts.
Wählen Sie Aktivitäten anzeigen
So können Sie die an der Vertragsart vorgenommenen Änderungen nachverfolgen.
Zugriffsrechte auf Vorlagen verstehen
Der Zugriff auf Vertragsvorlagen hängt von der Rolle des Benutzers ab:
Administrator und Manager: vollständiger Zugriff auf Vorlagen
Benutzer und Leseberechtigter: kein direkter Zugriff auf Vorlagen
Wenn ein Benutzer oder ein Leseberechtigter versucht, den Link einer Vorlage zu öffnen, wird eine Seite mit Zugriffsverweigerung angezeigt. Um eine Vorlage mit diesen Profilen zu teilen, können Sie die Vorlage im .docx-Format herunterladen (siehe Abschnitt oben) und ihnen die Datei senden.
Eine Vertragsart löschen
Das Löschen einer Vertragsart ist endgültig und unwiderruflich.
Öffnen Sie die Vertragsart.
Klicken Sie auf die ⋯ oben rechts.
Wählen Sie Vertragsart löschen.
Bestätigen Sie, indem Sie das Wort Löschen eingeben.
Verträge, die bereits aus dieser Vertragsart erstellt wurden, behalten ihre Daten, jedoch:
es ist nicht mehr möglich, neue Verträge aus dieser Vertragsart zu erstellen;
die mit bestehenden Verträgen verknüpften Genehmigungsworkflows gehen verloren.