Mit Tomorro können Sie einen Vertrag unabhängig von seinem Status (Entwurf, In Verhandlung, Warten auf Unterschrift oder Unterzeichnet) ganz einfach duplizieren, um einen neuen Vertrag auf Basis eines bestehenden Vertrags zu erstellen, ohne bei Null anfangen zu müssen.
Diese Funktion ist nützlich, um schnell einen ähnlichen Vertrag zu erstellen (z. B. ein NDA oder einen wiederkehrenden Vertrag), wobei die wichtigen Informationen des ursprünglichen Vertrags erhalten bleiben.
Bei der Duplizierung werden die meisten Informationen automatisch kopiert. Einige Elemente, insbesondere solche im Zusammenhang mit der Unterschrift, werden jedoch nicht übernommen.
Einen Vertrag duplizieren
Öffnen Sie den Vertrag, den Sie duplizieren möchten.
Klicken Sie auf „..." (oben rechts)
Wählen Sie „Diesen Vertrag duplizieren".
Ändern Sie bei Bedarf:
Den Vertragsnamen
Den Vertragspartner
Ordner
(Optional): Aktivieren Sie „Der neu erstellte Vertrag wird als Nachtrag zum aktuellen Vertrag betrachtet", um einen Nachtrag zu erstellen. Wenn der duplizierte Vertrag selbst ein Nachtrag ist, wird der neue Nachtrag mit dem übergeordneten Vertrag verknüpft, nicht mit dem ursprünglichen Nachtrag.
Klicken Sie auf „Duplizieren" ✅
Die Duplizierung als Nachtrag setzt den Zugriff auf den übergeordneten Vertrag voraus. Wenn Sie versuchen, einen Nachtrag zu duplizieren, dessen übergeordneter Vertrag für Ihr Konto nicht zugänglich ist, kann sich die Option nicht wie erwartet verhalten.
Der neue Vertrag wird automatisch mit dem Status Entwurf erstellt und kann jederzeit bearbeitet werden.
Inhalt des duplizierten Vertrags
Der duplizierte Vertrag übernimmt automatisch mehrere Elemente des ursprünglichen Vertrags.
Kopierte Elemente
Die folgenden Elemente werden aus dem ursprünglichen Vertrag übernommen:
das Vertragsdokument (zuletzt gespeicherte Version des internen Teams, unabhängig vom Status des ursprünglichen Vertrags)
die Vertragsart und die zugehörige Vorlage
die Sprache des Vertrags
der Ablage-Ordner
der Vertragspartner
die Smart Felder und ihre Werte (mit einigen Ausnahmen)
die Bearbeitungsregeln und der Supervisor
die Signaturkonfiguration
die Einstellungen der dynamischen Tabellen und ihre Einträge
die in den Smart Feldern des Vertrags gespeicherten Dateien (die Dateien werden separat kopiert und an den neuen Vertrag angehängt)
die internen Teilnehmer des Vertrags (Tomorro-Benutzer werden auf dem neuen Vertrag neu erstellt)
Alle diese Elemente bleiben im neuen Vertrag bearbeitbar.
💡 Die Übernahme der Smart Felder kann abweichen in bestimmten Kontexten (geteiltes Dokument, Bedingungen, Vertragspartner-Ansicht). Überprüfen Sie immer den neuen Vertrag, bevor Sie ihn versenden.
Nicht kopierte Elemente
Einige Elemente werden bewusst nicht dupliziert:
der Aktivitätsverlauf des ursprünglichen Vertrags und die Aktivitätskommentare
die Anmerkungen und Kommentare im Dokument sowie die Diskussion zum Dokument
die Erinnerungen des ursprünglichen Vertrags
die eindeutige Kennung (für den neuen Vertrag wird eine neue Kennung generiert)
die Statuse des ursprünglichen Vertrags
die Signaturzertifikate (jede Unterschrift ist einzigartig)
die Statuse und Unterzeichner der laufenden Signatur
Der neue Vertrag beginnt daher immer mit dem Status Entwurf.
Unterzeichner nach der Duplizierung überprüfen
Wenn Sie einen Vertrag duplizieren, werden die Unterzeichner des ursprünglichen Vertrags ebenfalls in den neuen Vertrag kopiert.
Bevor Sie den Vertrag zur Unterschrift versenden, denken Sie daran, die Informationen bei Bedarf zu überprüfen und anzupassen:
die Unterzeichner ändern
die E-Mail-Adressen aktualisieren
die Smart Felder anpassen, die sich vom ursprünglichen Vertrag unterscheiden müssen
⚠️ Wenn Sie die Unterzeichner nicht ändern, erhalten dieselben Vertragspartner die Unterschriftsanfrage für diesen neuen Vertrag.
Dynamische Ablage: wann wird sie angewendet
Die dynamische Ablage wird in den Automatisierungen der Vertragsart konfiguriert. Sie definiert, in welchem Ordner ein Vertrag basierend auf dem Wert bestimmter Felder (Vertragspartner, Kategorie, Smart Feld …) abgelegt wird. Sie wird nicht systematisch bei jeder Aktion auf dem Vertrag ausgelöst.
Bei Erstellung, Import oder Erstellung eines Nachtrags
Der dynamische Ordner wird automatisch berechnet, wenn vom Benutzer kein Ordner manuell ausgewählt wurde.
Dies umfasst: die klassische Vertragserstellung, die Erstellung eines Nachtrags und den Import eines unterzeichneten Vertrags (nicht den klassischen Word-Import).
Bei der Duplizierung
⚠️ Keine automatische Neuberechnung. Der duplizierte Vertrag übernimmt zunächst den Ordner des ursprünglichen Vertrags, dann wendet Tomorro den im Duplizierungsformular ausgewählten Ordner an, falls dieser abweicht.
Die Regeln der dynamischen Ablage der Vertragsart werden bei einer Duplizierung nicht ausgewertet, auch wenn der Wert eines Kriteriumsfelds vom ursprünglichen Vertrag abweicht.
Nach Änderung eines Felds
⚠️ Wenn Sie den Wert eines Felds ändern, das als Kriterium für die dynamische Ablage dient (Vertragspartner, Kategorie, Smart Feld usw.), wird der Vertrag nicht automatisch in einen anderen Ordner verschoben.
Bei einer Änderung der Vertragsart
Die dynamische Ablage kann erneut ausgelöst werden, jedoch nur, wenn Sie die Aktion über die Schaltfläche „Aktualisieren" im Dialog zur Änderung der Vertragsart bestätigen. Ohne diese Bestätigung bleibt der Vertrag in seinem aktuellen Ordner.
Bei der Wiederherstellung eines gelöschten Vertrags
Die Wiederherstellung eines gelöschten Vertrags löst die dynamische Ablage nicht erneut aus. Der Vertrag kehrt in seinen ursprünglichen Ordner zurück.
💡 Um einen bestehenden Vertrag manuell in einen anderen Ordner zu verschieben, folgen Sie den Schritten im Artikel Den Speicherort eines Vertrags ändern.
Gut zu wissen: Wenn Sie eine Kopie eines unterzeichneten Vertrags mit seinem Zertifikat aufbewahren möchten, denken Sie daran, das Signaturzertifikat herunterzuladen, bevor Sie den Vertrag duplizieren.