Manche Verträge werden mit mehr als einem Vertragspartner unterzeichnet: eine dreiseitige Vereinbarung, ein Rahmenvertrag, den mehrere Unternehmen derselben Gruppe unterzeichnen, oder ein Konsortialvertrag. Mit der Speicherung mit mehreren Vertragspartnern können Sie alle in Tomorro mit einem einzigen Vertrag verknüpfen.multi-party storage, you can link all of them to a single contract in Tomorro.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie:
einen neuen unterzeichneten Vertrag mit mehreren Vertragspartnern speichern
Vertragspartner zu einem bereits unterzeichneten Vertrag hinzufügen
verstehen, wie Dateinamen und Ordner funktionieren, wenn ein Vertrag mehrere Vertragspartner hat
Bevor Sie beginnen
Nur unterzeichnete Verträge: Entwürfe sowie Verträge in Verhandlung oder in Unterzeichnung haben nur einen Vertragspartner, da der Unterzeichnungsprozess mit einem einzigen Vertragspartner funktioniert.
Berechtigungen: Um einen Vertragspartner hinzuzufügen, müssen Sie den Vertrag bearbeiten können.
Einen neuen unterzeichneten Vertrag mit mehreren Vertragspartnern speichern
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Neuer Vertrag und dann auf Unterzeichnete Dokumente speichern. Sie können auch in der Vertragsbibliothek auf die Schaltfläche Dokumente importieren klicken.
Legen Sie im Tab Neuer Vertrag Ihr unterzeichnetes PDF per Drag-and-drop ab oder klicken Sie, um es auszuwählen.
Wählen Sie auf der Vertragsseite im Abschnitt Definieren Sie den Vertragstyp die Vertragsart aus.
Klicken Sie im Abschnitt Füllen Sie die Vertragsfelder aus auf das Feld Vertragspartner und wählen Sie alle Vertragspartner aus, die den Vertrag unterzeichnet haben. Die Liste bleibt geöffnet, sodass Sie mehrere Vertragspartner nacheinander auswählen können.
Wenn ein Vertragspartner noch nicht existiert, geben Sie seinen Namen ein und klicken Sie auf "Name" erstellen.
Füllen Sie die übrigen Pflichtfelder aus und klicken Sie dann auf Bestätigen. Wenn Tomorro Sie darauf hinweist, dass sich der Speicherort des Vertrags ändern kann, klicken Sie auf Weiter.
Tomorro benennt den Vertrag und legt ihn gemäß den Archivierungsregeln Ihrer Vertragsart ab. Siehe den Abschnitt Dateinamen und Ordner bei mehreren Vertragspartnern verstehen weiter unten.
Gut zu wissen
Der erste ausgewählte Vertragspartner ist der Hauptvertragspartner. Wählen Sie ihn zuerst aus.
Wenn Oro, die KI von Tomorro, Ihr Dokument analysiert, kann sie das Feld Vertragspartner mit den erkannten Parteien vorausfüllen (bis zu 10).
Vertragspartner zu einem bereits unterzeichneten Vertrag hinzufügen
Öffnen Sie einen unterzeichneten Vertrag.
Gehen Sie in der Zusammenfassung zum Abschnitt Vertragspartner.
Klicken Sie neben Vertragspartner auf Hinzufügen.
Wählen Sie die hinzuzufügenden Vertragspartner aus. Um einen neuen zu erstellen, geben Sie seinen Namen ein und klicken Sie auf "Name" erstellen. Die aktuellen Vertragspartner bleiben mit dem Vertrag verknüpft.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Die neuen Vertragspartner erscheinen im Abschnitt Vertragspartner. Der Hauptvertragspartner ändert sich nicht.
Die Schaltfläche Hinzufügen wird nur bei unterzeichneten Verträgen angezeigt. Sie ist ausgegraut, wenn Sie den Vertrag nicht bearbeiten können.
Name und Ordner aktualisieren
Das Hinzufügen von Vertragspartnern in der Zusammenfassung benennt den Vertrag nicht um und verschiebt ihn nicht. Um Ihre Archivierungsregeln erneut anzuwenden, klicken Sie oben im Vertrag auf ⋮ und dann auf Automatisierungen synchronisieren und bestätigen Sie. Dadurch werden alle Automatisierungen der Vertragsart erneut angewendet: Name, Speicherort, Teilnehmer und angehängte Dateien können sich ändern.
Das Entfernen eines Vertragspartners nimmt den Vertrag nicht aus den Ordnern der Vertragspartner. Entfernen Sie den Vertrag bei Bedarf aus dem Ordner des Vertragspartners, der ihn nicht mehr benötigt.
Dateinamen und Ordner bei mehreren Vertragspartnern verstehen
Wenn die Archivierungsregeln Ihrer Vertragsart das intelligente Feld Vertragspartner verwenden, berücksichtigt Tomorro jeden Vertragspartner.
Archivierungsregeln einrichten
Gehen Sie zu Vertragsarten und öffnen Sie eine Vertragsart.
Gehen Sie zu Automatisierungen → Archivierung.
Geben Sie im Feld Vertragsname oder Ordner das Zeichen @ ein und fügen Sie Vertragspartner ein.
Beispiel
Ein Vertriebsvertrag, unterzeichnet mit Adidas AG (Hauptvertragspartner), Nike Inc. und Decathlon SAS:
Regel | Konfiguration | Ergebnis |
Vertragsname | @Vertragspartner - Vertriebsvertrag | Adidas AG/Nike Inc./Decathlon SAS - Vertriebsvertrag |
Ordner | Kunden › @Vertragspartner | Der Vertrag erscheint in Kunden › Adidas AG, Kunden › Nike Inc. und Kunden › Decathlon SAS |
Dateiname: Alle Vertragspartner stehen im Namen, getrennt durch „/“. Der Hauptvertragspartner steht an erster Stelle.
Ordner: Der Vertrag erscheint im Ordner jedes Vertragspartners.
Vertrag verschieben: Wenn Sie ihn in der Vertragsbibliothek aus dem Ordner eines Vertragspartners verschieben, bleibt er in den anderen Ordnern.
Der Vertrag ist keine Kopie: Er existiert nur einmal in Ihrem Arbeitsbereich, daher erscheint jede Änderung in jedem Ordner.
Wenn Ihre Regeln Vertragspartner nicht verwenden, ändert sich nichts: Der Vertrag behält einen Namen und einen Ordner.
FAQ
Welcher Vertragspartner ist der Hauptvertragspartner?
Welcher Vertragspartner ist der Hauptvertragspartner?
Der erste, den Sie auswählen. Er steht im Dateinamen an erster Stelle und wird in Excel-Exporten, in der Stichwortsuche und in der API verwendet.
Kann ich einen Vertragspartner entfernen?
Kann ich einen Vertragspartner entfernen?
Um einen von Ihnen hinzugefügten Vertragspartner zu entfernen, öffnen Sie den Vertrag und klicken Sie in der Zusammenfassung im Abschnitt Vertragspartner neben dem betreffenden Vertragspartner auf das Papierkorb-Symbol (Entfernen). Bestätigen Sie anschließend. Den Hauptvertragspartner können Sie nicht entfernen, da ein Vertrag immer mindestens einen Vertragspartner haben muss. Um den Hauptvertragspartner zu ändern, entfernen Sie zuerst alle weiteren Vertragspartner und ändern Sie dann das Feld Vertragspartner des Hauptvertragspartners.
Wo finde ich alle Verträge eines Vertragspartners?
Wo finde ich alle Verträge eines Vertragspartners?
Auf der Seite des Vertragspartners oder mit dem Filter Vertragspartner in Ihren Vertragsansichten. Ein Vertrag mit mehreren Vertragspartnern erscheint bei jedem seiner Vertragspartner, und die Spalte Vertragspartner listet alle auf.
Kann ich mehrere Vertragspartner zu einem Entwurf oder einem Vertrag in Unterzeichnung hinzufügen?
Kann ich mehrere Vertragspartner zu einem Entwurf oder einem Vertrag in Unterzeichnung hinzufügen?
Nein. Sie können Vertragspartner hinzufügen, sobald der Vertrag unterzeichnet ist.