Diese Aktionen werden von einem Vertrag aus durchgeführt, nicht von der Vertragsart. Sie stehen den Teilnehmern des Vertrags zur Verfügung, sofern der Vertrag mit einer Vertragsart verknüpft ist.
Automatisierungen einer Vertragsart (Name, Ablage, Teilnehmer, Erinnerungen, angehängte Dateien) wurden bisher nur bei der Erstellung des Vertrags angewendet. Sie können jetzt erneut auf einen bestehenden Vertrag angewendet werden, damit dieser den aktuellen Regeln seiner Vertragsart folgt.
In diesem Artikel:
Verstehen, wann Automatisierungen angewendet werden
Die Automatisierungen der Vertragsart werden in den folgenden Situationen angewendet oder erneut angewendet:
Bei der Erstellung eines Vertrags.
Bei der Veröffentlichung eines Imports unterzeichneter Verträge.
Bei der Bestätigung des Archivierungsformulars eines unterzeichneten Vertrags.
Beim Wechsel der Vertragsart, über die Zusammenfassung, über das Archivierungsformular oder über eine gefilterte Ansicht.
Auf Anfrage, über die Aktion Automatisierungen synchronisieren auf einem Vertrag.
Es werden nur die Automatisierungen angewendet, für die Tomorro die erforderlichen Informationen vorliegen. Die übrigen werden einfach übersprungen: Nichts wird blockiert, und keine Daten werden ohne Ihr Wissen geändert.
Automatisierungen eines Vertrags synchronisieren
Verwenden Sie diese Aktion, wenn Sie eine Vertragsart bearbeitet haben und möchten, dass ein bereits bestehender Vertrag der neuen Regel folgt.
Öffnen Sie den betreffenden Vertrag.
Klicken Sie oben rechts auf die ⋯.
Wählen Sie Automatisierungen synchronisieren.
Es erscheint ein Bestätigungsfenster: Automatisierungen synchronisieren?
Die Regeln der aktuellen Vertragsart werden dann erneut auf den Vertrag angewendet. Speicherort, Name, Teilnehmer und angehängte Dateien können sich ändern.
Die Aktion erscheint nur, wenn der Vertrag mit einer Vertragsart verknüpft ist. Für externe Gäste ist sie nicht verfügbar.
Eine andere Vertragsart anwenden
Wenn Sie die Vertragsart eines bestehenden Vertrags ändern, werden die Automatisierungen der neuen Vertragsart automatisch erneut angewendet.
Über die Zusammenfassung
Öffnen Sie den Vertrag und dann die Zusammenfassung.
Klicken Sie auf das Feld Vertragsart und wählen Sie die neue Vertragsart aus.
Es erscheint ein Bestätigungsfenster: Modell-Automatisierungen aktualisieren?
Über das Archivierungsformular
Bei einem unterzeichneten Vertrag, der gerade archiviert wird, bietet das Feld Vertragsart des Formulars dieselbe Bestätigung.
Beim Bestätigen des Archivierungsformulars kann ein zweites Fenster erscheinen: Vertragsstandort kann sich ändern. Es weist Sie darauf hin, dass der Vertrag gemäß der dynamischen Speicherregel der Vertragsart verschoben wird.
Die Vertragsart mehrerer Verträge auf einmal ändern
Über eine gefilterte Ansicht oder die Vertragsbibliothek können Sie mehreren Verträgen auf einmal eine neue Vertragsart zuweisen.
Wählen Sie die betreffenden Verträge über die Kontrollkästchen aus.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Bearbeiten.
Wählen Sie das Feld Vertragsart und anschließend die neue Vertragsart aus.
Es erscheint ein Bestätigungsfenster: Modell-Automatisierungen aktualisieren?.
Die Automatisierungen der neuen Vertragsart werden auf jeden ausgewählten Vertrag angewendet.
Automatisierungen mehrerer Verträge auf einmal synchronisieren
Sie können Verträge jetzt ohne Änderung ihrer Vertragsart neu synchronisieren, direkt aus der Vertragsbibliothek oder einer gefilterten Ansicht.
Wählen Sie die betreffenden Verträge über die Kontrollkästchen aus.
Öffnen Sie in der Aktionsleiste das Menü ⋯.
Wählen Sie Automatisierungen synchronisieren.
Die Synchronisierung läuft im Hintergrund. Eine Meldung bestätigt den Start, Sie können den Bildschirm verlassen, und das Ergebnis erhalten Sie in der Benachrichtigungsglocke: Anzahl der verarbeiteten Verträge und Liste der fehlgeschlagenen Verträge, falls es welche gibt.
Drei Punkte, die Sie vorher kennen sollten:
Maximal 100 Verträge pro Vorgang. Darüber hinaus ist die Aktion deaktiviert.
Alle fünf Automatisierungen laufen gemeinsam: der Name, die Ablage, die Teilnehmer, die Erinnerungen und die angehängten Dateien. In der Massenaktion wählen Sie nicht aus, welche erneut angewendet werden: Es ist eine vollständige Neuanwendung, keine selektive Korrektur.
Verträge ohne Vertragsart werden übersprungen und erscheinen in der Fehlerliste. Wenn sich einige Verträge nicht bewegt haben, prüfen Sie zuerst, ob sie eine Vertragsart haben. Das Gleiche gilt für einen Vertrag, auf den Sie keinen Zugriff haben.
Wenn die Synchronisierung einen Vertrag in einen anderen Ordner verschiebt, wird der ursprüngliche Ordner nicht gelöscht, auch wenn er leer zurückbleibt. Eine Massensynchronisierung kann daher leere Ordner in der Vertragsbibliothek hinterlassen, die von Hand aufgeräumt werden müssen.
Einen Import veröffentlichen, bevor alle Informationen vorliegen
Sie müssen nicht alle Felder ausfüllen, bevor Sie einen Import unterzeichneter Verträge veröffentlichen.
Bei der Veröffentlichung werden die Automatisierungen, für die die Informationen bereits vorliegen, sofort angewendet.
Verträge, bei denen Informationen fehlen, werden trotzdem veröffentlicht und bleiben unter Unvollständige Verträge sichtbar.
Sobald Sie die fehlenden Felder ausfüllen und das Archivierungsformular bestätigen, werden die übrigen Automatisierungen ebenfalls angewendet.
Ein Vertrag, der ohne Vertragspartner oder ohne Enddatum veröffentlicht wurde, kann also später korrekt umbenannt und abgelegt werden, ohne dass Sie jeden Vertrag manuell bearbeiten müssen.
Wissen, was ersetzt und was beibehalten wird
Das Verhalten hängt von der jeweiligen Automatisierung ab:
Vertragsname: wird anhand der Regel für den dynamischen Namen der Vertragsart neu berechnet und ersetzt.
Ablageordner: wird neu berechnet, der Vertrag wird in den entsprechenden Ordner verschoben.
Teilnehmer: Teilnehmer aus der vorherigen Vertragsart werden entfernt, die der neuen Vertragsart hinzugefügt.
Erinnerungen: Erinnerungen aus der vorherigen Vertragsart werden gelöscht, die der neuen Vertragsart erstellt.
Angehängte Dateien: Dateien aus der vorherigen Vertragsart werden entfernt, die der neuen Vertragsart hinzugefügt.
Alles, was Sie manuell zum Vertrag hinzugefügt haben, bleibt erhalten: manuell eingeladene Teilnehmer, eigene Erinnerungen und Dateien, die Sie direkt auf den Vertrag hochgeladen haben.
Die Grenzen kennen
Das Bearbeiten einer Vertragsart aktualisiert bestehende Verträge nicht automatisch. Sie müssen eine der in diesem Artikel beschriebenen Aktionen verwenden.
Eine Automatisierung, deren erforderliche Felder nicht ausgefüllt sind, wird nicht angewendet. Füllen Sie die Felder aus und starten Sie die Synchronisierung erneut.
Der Vertragsname wird nur dann neu berechnet, wenn die Vertragsart eine Regel für den dynamischen Namen enthält. Ohne diese Regel bleibt der bestehende Name erhalten.
Möchten Sie nicht, dass eine bestimmte Automatisierung angewendet wird? Entfernen Sie sie aus der Vertragsart, wenden Sie die Vertragsart auf den Vertrag an und fügen Sie sie anschließend wieder zur Vertragsart hinzu.