Tomorro ermöglicht es Ihnen, Ihre unterzeichneten Dokumente einfach zu importieren, um einen Vertrag zu erstellen, die wichtigsten Informationen zu vervollständigen und den Vertrag in der Vertragsbibliothek zu speichern.
1️⃣ Unterzeichnetes Dokument hinzufügen
Unterzeichnete Dokumente müssen im PDF-Format vorliegen.
Sie können sie auf drei Arten hinzufügen:
Über die Tomorro-Startseite
Klicken Sie auf + Neuer Vertrag und wählen Sie Unterzeichnetes Dokument speichern.
Wählen Sie, ob das unterzeichnete Dokument:
einen neuen Vertrag erstellt, oder
einen bestehenden Vertrag aktualisiert, der automatisch per E-Mail oder aus der Vertragsbibliothek erstellt wurde
Fügen Sie Ihre unterzeichnete PDF hinzu oder ziehen Sie sie per Drag-and-Drop.
Der Vertrag wird mit dem Status Unterzeichneter Vertrag (zu vervollständigen) erstellt.
Aus der Vertragsbibliothek
Ziehen Sie Ihre unterzeichneten Dokumente direkt per Drag-and-Drop in die Vertragsbibliothek.
Tomorro erstellt automatisch einen unterzeichneten Vertrag (zu vervollständigen).
Per E-Mail
Sie können eine E-Mail mit einem unterzeichneten Dokument an die von Ihrer Organisation bereitgestellte dedizierte Adresse weiterleiten.
Jedes empfangene Dokument:
erstellt automatisch einen unterzeichneten Vertrag (zu vervollständigen)
erscheint in der Vertragsbibliothek
Alle neu importierten Verträge werden automatisch mit dem Standardstatus „Unterzeichneter Vertrag (zu vervollständigen)" erstellt.
2️⃣ Vertragsinformationen vervollständigen
❇️ Wenn Ihre Organisation Oro AI verwendet, analysiert und extrahiert Oro automatisch den Inhalt des Dokuments, um folgende Felder vorauszufüllen:
die Vertragsart
die Pflichtfelder
die Smart Felder
den Namen des Vertragspartners
Sie können die Daten vor der Validierung überprüfen und korrigieren.
Vertragsart
Die ausgewählte Vertragsart kann zusätzliche Felder erfordern.
Die Auswahl einer Vertragsart ist Pflicht.
Integriertes Formular und Pflichtfelder
Aus dem Zusammenfassungsblatt:
Überprüfen Sie die extrahierten Daten (das Lupensymbol zeigt die Quelle jedes Datenpunkts an)
Vervollständigen Sie die Pflichtfelder
Validieren Sie
Sobald die Daten validiert sind, wechselt der Vertrag in den Status Unterzeichnet.
3️⃣ Unterzeichneten Vertrag speichern
Je nach Konfiguration Ihrer Organisation kann das Speichern wie folgt erfolgen:
Speichern in einem bestimmten Ordner
Wenn das Dokument in einen bestimmten Ordner importiert wird, erscheint der Vertrag automatisch dort.
Dynamisches Speichern
Wenn die Vertragsart eine Speicherregel enthält, speichert Tomorro den Vertrag automatisch.
Wenn die Vertragsart eine automatische Namenregel enthält, aktualisiert Tomorro den Vertragsnamen automatisch entsprechend.
Manuelles Speichern
Wenn keine Speicherregel vorhanden ist, können Sie den Vertrag manuell in den gewünschten Ordner verschieben.
4️⃣ Weitere Elemente hinzufügen
Sie können Ihren unterzeichneten Vertrag durch Hinzufügen folgender Elemente ergänzen:
angehängte Dateien
Teilnehmer
Erinnerungen
Sie können dann zum nächsten Vertrag übergehen oder zur Vertragsbibliothek zurückkehren.
5️⃣ Unterzeichnete Verträge verfolgen
Sobald Ihr Dokument importiert ist, erleichtert Tomorro die Nachverfolgung von Verträgen, die noch Maßnahmen erfordern.
Unvollständige unterzeichnete Verträge
Alle unterzeichneten Verträge, auch unvollständige, sind in der Vertragsbibliothek sichtbar.
Ein unterzeichneter Vertrag kann als unvollständig markiert werden, wenn:
Pflichtfelder fehlen
keine Vertragsart ausgewählt wurde
ein von Oro AI extrahierter Datenpunkt auf Validierung wartet
Ein roter Punkt erscheint im Tab Zusammenfassung und in den zugehörigen Aktionen, um anzuzeigen, dass ein Vertrag vervollständigt werden muss. Bei jedem betroffenen Vertrag gibt der Indikator Felder die fehlenden Daten an.
Sie können Verträge nach Vertragspartner, Ersteller, Status oder Datum filtern, um Ihre Arbeit besser zu organisieren.
Verträge ohne Speicherort
Ein Vertrag wird im Ordner Verträge ohne Speicherort abgelegt, wenn:
keine Speicherregel definiert ist
keine Vertragsart ausgewählt wurde
er per Drag-and-Drop in das Stammverzeichnis der Vertragsbibliothek gezogen wurde
Diese Verträge sind nur sichtbar für:
Teilnehmer
Administratoren
Der Ordner wird automatisch aktualisiert, sobald eine Speicherregel angewendet wird.