Tomorro ermöglicht es Ihnen, Ihre unterzeichneten Dokumente zu speichern, um einen Vertrag zu erstellen, die wichtigsten Informationen zu vervollständigen und den Vertrag in der Vertragsdatenbank zu speichern. Mit Oro, der KI von Tomorro, können Sie außerdem die Daten Ihrer unterzeichneten Dokumente extrahieren, um den Vertrag zu vervollständigen.
1️⃣ Unterzeichnetes Dokument hinzufügen
Unterzeichnete Dokumente müssen im PDF-Format vorliegen.
Sie können sie auf drei Arten hinzufügen:
Über die Tomorro-Startseite
Klicken Sie auf + Neuer Vertrag und wählen Sie Unterzeichnete Dokumente speichern.
Wählen Sie, ob das unterzeichnete Dokument:
einen neuen Vertrag erstellt, oder
einen bestehenden Vertrag aktualisiert, der automatisch per E-Mail oder aus der Vertragsdatenbank erstellt wurde
Fügen Sie Ihre unterzeichnete PDF hinzu oder ziehen Sie sie per Drag-and-Drop.
Der Vertrag wird als unterzeichnet erstellt. Solange die Vertragsart oder Felder fehlen, zeigt die Vertragsverfolgung Zu vervollständigender unterzeichneter Vertrag an.
Aus der Vertragsdatenbank
Ziehen Sie Ihre unterzeichneten Dokumente direkt per Drag-and-Drop in die Vertragsdatenbank.
Tomorro erstellt automatisch einen zu vervollständigenden unterzeichneten Vertrag.
Per E-Mail
Sie können auch eine E-Mail mit einem unterzeichneten PDF an die dedizierte Import-Adresse Ihres Arbeitsbereichs weiterleiten. Alle Schritte finden Sie in Unterzeichnetes Dokument per E-Mail speichern.
Alle neu gespeicherten Verträge werden automatisch als unterzeichnet erstellt; die Vertragsverfolgung zeigt „Zu vervollständigender unterzeichneter Vertrag" an, solange die Vertragsart oder Felder fehlen.
2️⃣ Vertragsinformationen vervollständigen
❇️ Wenn Ihre Organisation Oro verwendet, analysiert und extrahiert es automatisch den Inhalt des Dokuments, um folgende Felder vorauszufüllen:
die Vertragsart
die Pflichtfelder
die intelligenten Felder
den Namen des Vertragspartners
Sie können die Daten vor der Validierung überprüfen und korrigieren.
Vertragsart
Die ausgewählte Vertragsart kann zusätzliche Felder erfordern.
Die Auswahl einer Vertragsart ist Pflicht.
Integriertes Formular und Pflichtfelder
Aus der Zusammenfassung:
Überprüfen Sie die extrahierten Daten (das Lupensymbol zeigt die Quelle jedes Datenpunkts an)
Vervollständigen Sie die Pflichtfelder
Validieren Sie
Sobald die Daten validiert sind, zeigt die Vertragsverfolgung Unterzeichnetes Dokument an.
3️⃣ Unterzeichneten Vertrag speichern
Je nach Konfiguration Ihrer Organisation kann das Speichern wie folgt erfolgen:
Das Speicherformular
Beim Ablegen des Dokuments zeigt Tomorro ein Formular, das nur das enthält, was geprüft werden muss:
die Pflichtfelder, die noch leer sind;
bei der ersten Archivierung des Vertrags die bereits ausgefüllten Felder, die den Zielordner oder den Vertragsnamen bestimmen, damit Sie sie prüfen können, bevor sie angewendet werden.
Optionale Felder werden nie angezeigt, und bei späteren Archivierungen erscheinen die bereits ausgefüllten Ordner- und Namensfelder nicht erneut. Die Schaltfläche zum Bestätigen heißt Dieses Dokument speichern.
Das Bestätigen dieses Formulars kann den Vertrag verschieben. Wenn die Vertragsart eine dynamische Speicherregel enthält, warnt Tomorro Sie mit der Meldung Vertragsstandort kann sich ändern, bevor die Verschiebung angewendet wird.
Speichern in einem bestimmten Ordner
Wenn das Dokument in einem bestimmten Ordner gespeichert wird, erscheint der Vertrag automatisch dort.
Dynamisches Speichern
Wenn die Vertragsart eine Speicherregel enthält, speichert Tomorro den Vertrag automatisch.
Wenn die Vertragsart eine automatische Namenregel enthält, aktualisiert Tomorro den Vertragsnamen automatisch entsprechend.
Manuelles Speichern
Wenn keine Speicherregel vorhanden ist, können Sie den Vertrag manuell in den gewünschten Ordner verschieben.
4️⃣ Weitere Elemente hinzufügen
Sie können Ihren unterzeichneten Vertrag durch Hinzufügen folgender Elemente ergänzen:
angehängte Dateien
Teilnehmer
Erinnerungen
Sie können dann zum nächsten Vertrag übergehen oder zur Vertragsdatenbank zurückkehren.
5️⃣ Verträge verfolgen
Unterzeichnete Verträge, die noch Maßnahmen erfordern, finden Sie in der Ansicht Unvollständige Verträge und im Ordner Verträge ohne Ablageort. Siehe Unvollständige Verträge verfolgen und vervollständigen.
Ablageprobleme beheben
Wird der Vertrag nicht am richtigen Ort abgelegt oder folgt der Name nicht der Regel der Vertragsart? Sie können die Automatisierungen der Vertragsart erneut auf den betreffenden Vertrag anwenden. Siehe Automatisierungen eines bestehenden Vertrags synchronisieren.
Der Vertrag wird nicht automatisch abgelegt: In seiner Vertragsart ist keine Archivierungsregel definiert, er bleibt daher im Stammverzeichnis der Vertragsdatenbank. Ein Administrator kann den Zielordner festlegen: Archivierung der Verträge konfigurieren.
Der generierte Name passt nicht: Der Name wird durch die Benennungsregel der Vertragsart erstellt (zum Beispiel die Vertragsart und der Vertragspartner). Sie lässt sich an derselben Stelle ändern.
Zugriff auf einen dynamisch erstellten Ordner gewähren: Ordnerzugriffe werden von einem Administrator verwaltet, wie bei jedem Ordner: Ordner und Zugriffsrechte in der Vertragsdatenbank verwalten.
Häufige Fragen
Welche Dateien kann ich speichern?
Um einen neuen Vertrag zu erstellen, werden nur PDF-Dateien bis 250 MB pro Datei akzeptiert. Es gibt keine Seitenbegrenzung. Andernfalls zeigt Tomorro Ungültiger Dateityp (PDF nur) oder Datei zu groß, die maximale zulässige Größe beträgt 250 MB an.
Kann ich eine Word-Datei speichern?
Nicht, um einen neuen Vertrag zu erstellen: Der Tab Neuer Vertrag akzeptiert nur PDF. Der Tab Bestehende Verträge akzeptiert .docx- und .pdf-Dateien, um das unterzeichnete Dokument einem bereits in Tomorro vorhandenen Vertrag hinzuzufügen.
Wenn Sie mehrere PDFs im Tab Neuer Vertrag ablegen, erstellt Tomorro einen Vertrag pro Datei.
Brauche ich eine Vertragsart, um ein unterzeichnetes Dokument zu speichern?
Der Vertrag wird auch ohne Vertragsart erstellt, bleibt aber zu vervollständigen. Um seine Informationen zu validieren, fordert Tomorro Sie auf, eine Vertragsart zu wählen (Definieren Sie die Vertragsart).
Wer kann ein unterzeichnetes Dokument speichern?
Mitglieder, deren Rolle das Erstellen oder Importieren von Verträgen erlaubt.
Wo kann ich ein unterzeichnetes PDF per Drag-and-Drop ablegen?
Auf der Startseite, in der Vertragsdatenbank, in Verträge ohne Ablageort, in Unvollständige Verträge und in Ihren gefilterten Ansichten.