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Rufen Sie diese Seite auf über Vertragsarten (Seitenmenü, Abschnitt Bibliotheken) > wählen Sie eine Vertragsart > Reiter Automatisierungen > Archivierung.
Der Reiter Archivierung sorgt für eine strukturierte Vertragsbibliothek und verwertbare Schlüsseldaten.
In diesem Reiter finden Sie:
Einen dynamischen Vertragsnamen mit intelligenten Feldern generieren
Der Vertragsname kann sich automatisch an die bei der Generierung eingegebenen Informationen anpassen.
Verwenden Sie die intelligenten Felder Ihres Kontos, um den Vertragsnamen aufzubauen
Tippen Sie @, um verfügbare Felder anzuzeigen und einzufügen
Das Feld Name Ihrer Organisation steht ebenfalls zur Verfügung, um den Vertragsnamen aufzubauen
Beispiel: Der Vertragsname verwendet den Namen der Vertragsart und passt sich automatisch an den Vertragspartnernamen an: NDA – Leroy Merlin
Alle im dynamischen Vertragsnamen verwendeten Felder müssen bei der Vertragsgenerierung ausgefüllt werden, damit der Name automatisch generiert werden kann.
✅ Bewährte Vorgehensweisen
Verwenden Sie das Unterschriftsdatum nicht im Abschnitt Vertragsname (Empfehlung).
Der Name wird bei der Erstellung des Vertrags berechnet. Zu diesem Zeitpunkt ist der Vertrag noch nicht unterzeichnet, aber das Feld Unterschriftsdatum wird im Erstellungsformular zum Pflichtfeld.
Der Name wird nur neu berechnet, wenn Sie die Vertragsart ändern, das Archivierungsformular absenden (Bestätigen) oder auf Automatisierungen synchronisieren klicken.
Bevorzugen Sie Felder, die bereits bei der Erstellung bekannt sind, wie die Vertragsart und den Vertragspartner (Empfehlung).
Den Vertragsnamen nach der Generierung bearbeiten
Sie können ihn jederzeit bearbeiten, indem Sie direkt auf den Vertragsnamen oben links klicken, sobald der Vertrag erstellt wurde.
Den automatischen Vertragsnamen deaktivieren
Wenn Sie keinen dynamischen Namen verwenden möchten, lassen Sie das Feld Vertragsname in der Automatisierung leer: Der Vertragsname muss dann für jeden neuen Vertrag manuell eingegeben werden.
Achtung: Diese Option gibt den Benutzern mehr Flexibilität und kann zu inkonsistenter Benennung in Ihrer Vertragsbibliothek führen.
Den dynamischen Ordner festlegen
Sie können die Archivierung von Verträgen automatisieren, um eine klare und konsistente Organisation in der Vertragsbibliothek sicherzustellen.
Den Hauptordner auswählen
Standardmäßig werden alle Verträge in der Vertragsbibliothek gespeichert.
Klicken Sie auf Vertragsbibliothek, um einen Ordner oder Unterordner auszuwählen oder zu suchen, auf den Sie Zugriff haben
Klicken Sie auf Hier speichern, um zu bestätigen
Alle zukünftigen Verträge, die aus dieser Vertragsart erstellt werden, werden automatisch in diesem Ordner gespeichert.
Änderungen an dieser Einstellung wirken sich nicht von selbst auf bestehende Verträge aus: Diese werden nicht automatisch verschoben. Sie können die Regeln der Vertragsart aber weiterhin einzeln oder durch einen Vertragsartenwechsel erneut anwenden. Siehe Automatisierungen eines bestehenden Vertrags synchronisieren.
Einen dynamischen Unterordner hinzufügen (optional)
Dynamische Unterordner ermöglichen die automatische Erstellung von Unterordnern basierend auf Vertragsdaten.
Klicken Sie auf Dynamischen Unterordner hinzufügen
Tippen Sie @, um ein intelligentes Feld einzufügen
Wählen Sie das gewünschte Feld (z. B. @Vertragspartner)
Dynamische Unterordner werden:
Wiederverwendet, wenn sie bereits existieren
Automatisch erstellt, wenn sie nicht existieren
✅ Bewährte Vorgehensweisen
Ein bestehender Unterordner wird wiederverwendet, wenn sein Name dem Feldwert entspricht, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung und Akzenten: Air France, AIR FRANCE und air france landen im selben Ordner, der den Namen behält, unter dem er erstellt wurde.
Leerzeichen am Anfang und am Ende des Werts werden ignoriert, Leerzeichen, Bindestriche oder andere Zeichen innerhalb des Werts jedoch nicht: Air France und Air-France ergeben zwei verschiedene Ordner.
Ein Schrägstrich „/“ im Wert eines Feldes wird durch einen Bindestrich ersetzt: Ein Datum 01/02/2026 ergibt den Ordner 01-02-2026.
Enthält eine Unterordnerebene nur ein leeres Feld, wird diese Ebene übersprungen und der Vertrag in der übergeordneten Ebene abgelegt.
Bevorzugen Sie Felder mit festen Werten, etwa eine Einfachauswahl oder den Vertragspartner, statt eines manuell eingegebenen Freitexts (Empfehlung).
Einige Felder können nicht in einem dynamischen Unterordner verwendet werden, zum Beispiel Felder vom Typ Formatierter Text oder Dokument oder das Unterschriftsdatum.
Ordnerzugriff verwalten
Die Zugriffsrechte hängen vom ausgewählten übergeordneten Ordner ab:
Wenn ein vorhandener übergeordneter Ordner verwendet wird, werden seine Berechtigungen von den Unterordnern übernommen
Wenn die erste Ebene die Vertragsbibliothek ist, kann der Zugriff auf die erstellten Verträge auf die Eigentümer der Vertragsart beschränkt sein
Best Practice
Für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Zugriffsrechte:
Erstellen Sie einen dedizierten übergeordneten Ordner (z. B. Vertrieb)
Weisen Sie die entsprechenden Zugriffsrechte zu
Verwenden Sie diesen Ordner als Ausgangspunkt für Ihre Ordner (dynamisch oder nicht)
Alle aus dieser Vertragsart erstellten Verträge erhalten dann automatisch die richtigen Zugriffsrechte.
Verträge nach Bedingungen archivieren
Mit Bedingungen legen Sie Ablagestrukturen fest, die zu Ihrer Geschäftslogik passen. Jede Bedingung legt die passenden Verträge im Ordner Ihrer Wahl ab.
Klicken Sie im Reiter Archivierung auf Archivierungsbedingung hinzufügen.
Klicken Sie im Block Archivieren, wenn auf Bedingung hinzufügen und wählen Sie dann eine bestehende Bedingung aus oder klicken Sie auf Bedingung erstellen.
Wählen Sie den Ablageordner und klicken Sie bei Bedarf auf Dynamischen Unterordner hinzufügen.
Ziehen Sie die Bedingungen, um ihre Reihenfolge zu ändern.
Felder, die in einer Bedingung verwendet werden, werden beim Erstellen und Archivieren von Verträgen zu Pflichtfeldern.
Bedingungen verschieben bestehende Verträge nicht: Um sie anzuwenden, synchronisieren Sie die Automatisierungen des Vertrags. Siehe Automatisierungen eines bestehenden Vertrags synchronisieren.
Nur die erste zutreffende Bedingung wird angewendet: Prüfen Sie die Reihenfolge Ihrer Bedingungen.
Standardarchivierung: Die Standardarchivierung gilt, wenn keine Bedingung zutrifft. Es ist der oben beschriebene Ordner.
Wenn die Bedingung einer Regel gelöscht wurde, wählen Sie eine andere Bedingung, sonst wird diese Regel ignoriert.
Das Speicherformular konfigurieren
Das Speicherformular ermöglicht es Ihnen als Tomorro-Administrator, die Informationen festzulegen, die erforderlich sind, damit ein Vertrag beim Archivieren als vollständig gilt.
Diese Konfiguration stellt sicher, dass alle Verträge desselben Typs die Schlüsseldaten enthalten, unabhängig davon, wie sie in Tomorro hinzugefügt wurden (Erstellung, Unterzeichnung oder Import).
Darüber hinaus kann Oro dabei helfen, diese Informationen automatisch abzurufen und zu vervollständigen:
nach der Vertragsgenerierung, -verhandlung und -unterzeichnung in Tomorro,
oder nach dem Import von außerhalb von Tomorro unterzeichneten Verträgen.
Pflichtinformationen für die Archivierung festlegen
Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie das gewünschte intelligente Feld
Klicken Sie auf … und Aus dem Formular entfernen, wenn Sie es entfernen möchten
oder Bearbeiten, wenn Sie das Feld ändern möchten.
Die hinzugefügten Felder werden standardmäßig in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
Sie können sie per Drag-and-drop neu anordnen. Hinweis: Einige native Felder können eine feste Position im Formular behalten.
Automatisch berechnete Felder (zum Beispiel das nächste Verlängerungsdatum) können dem Speicherformular nicht hinzugefügt werden: Ihr Wert wird von Tomorro bestimmt.
Anweisungen für die KI festlegen
Geben Sie Anweisungen ein, um Oro bei der Identifikation der richtigen Vertragsart zu unterstützen.
Wird insbesondere beim Import unterzeichneter Verträge verwendet.
Möglichkeit, die Anweisung per KI zu generieren (Schaltfläche Anweisungen mit KI generieren)
