Sie haben sich für unseren Vertragsmigrations-Service entschieden, was bedeutet, dass das Tomorro-Team dies für Sie übernimmt, damit Sie alle Ihre Dokumente an einem einzigen Ort finden.
So erhalten Sie Zugriff auf wichtige Vertragsinformationen und werden benachrichtigt, wenn Verträge zur Verlängerung oder zum Ablauf anstehen.
Im Folgenden finden Sie die verschiedenen Schritte des Vertragsübernahmeprozesses, einschließlich der Elemente, die wir von Ihrer Seite benötigen, sowie die Grenzen dieses Prozesses. So können wir die Integration Ihrer Verträge unter optimalen Bedingungen und in kürzestmöglicher Zeit durchführen.
Schritte des Vertragsübernahmeprozesses
1️⃣ NDA-Unterzeichnung
Bevor wir Zugang zu Ihren Verträgen anfordern, unterzeichnen wir eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA), um die Vertraulichkeit des Vertrags und Ihrer Daten zu gewährleisten.
Zu diesem Zweck wird das Tomorro-Team Ihnen die Vereinbarung zum Ausfüllen und Unterzeichnen über die Tomorro-Plattform zusenden.
2️⃣ Weitergabe Ihrer Dokumente
Teilen des Drive-Links
Nach der Unterzeichnung des NDAs wird das Tomorro-Team einen Drive-Ordner freigeben, in den Sie Ihre Verträge hochladen können.
Sollten Sie eine alternative Übertragungsmethode bevorzugen, informieren Sie bitte Ihren Customer Success Manager, um die geeignetste Freigabemethode zu vereinbaren.
Festlegen Ihrer Ordnerstruktur
In dieser Phase wird Ihr Account Manager vorschlagen, die Ordner- und Unterordnerstruktur zu definieren, die Sie zur Organisation Ihrer Verträge in Ihrer Tomorro-Vertragsbibliothek einrichten möchten.
Zwei Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Übernahme Ihrer bestehenden Ordnerstruktur: Wir replizieren die im Drive bereitgestellte Ordner-/Unterordnerstruktur.
Erstellung einer neuen Struktur über unsere dynamische Archivierungsfunktion: Sie können eine neue Struktur auf Basis der extrahierten Schlüsselinformationen erstellen. Zum Beispiel könnten Sie einen Ordner erster Ebene mit dem Vorlagennamen und eine zweite Ebene mit dem Namen Ihrer Gegenpartei haben.
Weitere Informationen zu unserer dynamischen Archivierungsfunktion finden Sie in der folgenden Dokumentation.
Bitte beachten Sie, dass bei Wahl der zweiten Option die für die Archivierung verwendeten Felder bestimmte Bedingungen erfüllen müssen:
Die Informationen müssen extrahierbar sein, d. h. sie müssen im Dokument identifizierbar sein.
Die Felder müssen abgerechnet worden sein. Falls dies noch nicht der Fall ist, können sie zu €0,50 pro Feld pro Vertrag abgerechnet werden.
Die Voraussetzungen
Während dieses Schritts müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein:
Wichtige Punkte | Anforderungen |
Anzahl der Dokumente | Die Anzahl der Verträge, die Tomorro in Ihr Konto importiert, wurde vorab vereinbart und ist im unterzeichneten Angebot angegeben. Beim Teilen der Dokumente informiert Sie Ihr Account Manager über die Anzahl der übermittelten Dokumente. Bitte beachten Sie: Übersteigt die Anzahl der zu analysierenden Dokumente die vereinbarte Menge, wird jede zusätzlich von Tomorro analysierte und importierte Datei mit €5 zzgl. MwSt. pro Dokument berechnet. |
Auswahl der zu analysierenden Dokumente | Die von Ihnen in Tomorro hochgeladenen Dokumente werden unabhängig voneinander analysiert, ohne automatische Verknüpfung mit anderen Dateien. Ziel ist es, die täglich auf der Plattform zu verfolgenden Schlüsselinformationen direkt zu extrahieren. Priorisieren Sie daher nur die relevantesten PDF-Dokumente. Dateien wie nicht unterzeichnete allgemeine Geschäftsbedingungen, Korrespondenz oder Werbebroschüren, die keinen eigenständigen Vertragswert haben, sollten nach Möglichkeit als Anhänge zu den entsprechenden Verträgen gespeichert werden. |
Format der Dokumente | Dokumente müssen im PDF-Format eingereicht werden. Falls einige Ihrer Dokumente in einem anderen Format vorliegen, konvertieren Sie diese bitte vor der Weitergabe in PDF. Andernfalls können sie nicht analysiert und daher nicht von Tomorro verarbeitet werden. |
Übertragung der Dokumente | Die Übertragung der Dokumente muss folgende Bedingungen erfüllen: • Bei weniger als 1.000 zu migrierenden Verträgen werden diese in einem Durchgang verarbeitet und importiert. • Bei mehr als 1.000 zu migrierenden Verträgen kann Tomorro diese in Chargen von 1.000 Dokumenten verarbeiten und importieren, um Ihnen Zeit zu geben, diese zu gruppieren, falls dies noch nicht geschehen ist. |
Sprache der Dokumente | Die Daten Ihrer Verträge werden durch KI extrahiert und von unseren Rechtsexperten validiert, die Französisch und Englisch sprechen. Um eine zuverlässige Überprüfung gemäß unseren Qualitätsstandards zu gewährleisten, werden nur in diesen Sprachen verfasste Verträge verarbeitet. |
Verwaltung von Anhängen und beigefügten Dateien | Senden Sie Ihre Anhänge und beigefügten Dateien nicht in den Drive. Andernfalls werden diese Dokumente als Verträge behandelt und analysiert und in die Anzahl der zu analysierenden Verträge einbezogen. Sie können Ihre Anhänge und beigefügten Dateien später hinzufügen und verknüpfen, sobald Ihre Verträge in Ihr Tomorro-Konto migriert wurden. |
3️⃣ Analyse Ihrer Verträge durch Tomorro
Vorlagen festlegen
Bevor wir mit der Analyse Ihrer Dokumente beginnen können, ist es wichtig zu definieren, wie Tomorro einem analysierten Vertrag eine Dokumentvorlage zuweisen soll. Zwei Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Verwendung einer einzigen dem Import gewidmeten Vorlage: Wenn noch nicht alle Vorlagen in Ihrem Tomorro-Konto eingerichtet wurden, erstellen wir eine generische Vorlage speziell für den Import.
In diesem Fall kann die dynamische Archivierung nicht auf Basis des Vorlagenfelds angewendet werden.
Übernahme konfigurierter Vorlagen in Ihrem Tomorro-Konto: Wenn die von Tomorro übernommenen Verträge den bereits definierten Vorlagen entsprechen, können wir diese während der Dokumentenanalyse damit verknüpfen. Ihr Customer Onboarding Manager wird Sie dann nach Anweisungen zur Zuweisung jedes Vertrags zur richtigen Vorlage fragen.
Standardteilnehmer und Erinnerungen festlegen
Vor dem Import müssen folgende Punkte mit Ihrem Account Manager geklärt werden:
Standardteilnehmer für die Vorlage(n): Welche Teilnehmer möchten Sie standardmäßig auf der generischen Importvorlage oder Ihren Vorlagen festlegen, damit sie automatisch zu den importierten Verträgen hinzugefügt werden?
Eine Person kann nur als Teilnehmer hinzugefügt werden, wenn sie zuvor Ihrer Tomorro-Organisation hinzugefügt wurde.
Erinnerungen pro Vorlage(n) einrichten: Welche Erinnerungen möchten Sie auf der generischen Importvorlage oder Ihren Vorlagen konfigurieren, damit sie automatisch auf die importierten Verträge angewendet werden?
Schlüsselinformationen extrahieren
Sobald die Dokumente empfangen und die Ordnerstruktur sowie die Vorlagen definiert sind, kann Tomorro mit der Extraktion der Schlüsselinformationen aus Ihren Verträgen beginnen. Standardmäßig werden folgende Daten extrahiert:
Der Vertragsname
Die Vertragsvorlage (gemäß den obigen Vereinbarungen)
Der Name der Gegenpartei
Das Unterzeichnungs-, Start- und Enddatum des Vertrags
Die Laufzeitart (befristet, unbefristet oder sofortige Ausführung)
Das Vorhandensein oder Nichtvorhandensein einer Kündigungsfrist und ggf. deren Dauer (in Tagen, Monaten oder Jahren)
Die Verlängerungsart (stillschweigend oder nicht)
Die Verlängerungsdauer (in Tagen, Monaten oder Jahren)
Bitte beachten Sie, dass weitere Felder extrahiert werden können, sofern die entsprechenden Informationen im Vertrag vorhanden sind. Jedes zusätzlich angeforderte Feld wird mit €0,50 pro Feld pro Vertrag berechnet.
4️⃣ Import Ihrer Verträge in Ihr Tomorro-Konto
Sobald diese Elemente definiert sind, können wir mit dem Import der Dokumente in Ihr Konto fortfahren. Dafür muss Ihr Account Manager Zugang dazu haben.
Mit diesem Schritt ist die Übernahme der bestehenden Verträge abgeschlossen. Sie finden dann auf Ihrer Tomorro-Plattform:
Die übermittelten PDF-Dokumente
Die definierte Ordner-/Unterordnerstruktur
Die extrahierten und im Dokumentübersichtsblatt eingetragenen Schlüsselinformationen
Die den Verträgen hinzugefügten Teilnehmer
Die für jeden Vertrag eingerichteten Erinnerungen
Wir werden Ihnen außerdem eine gefilterte Ansicht freigeben, die alle importierten Dokumente zusammenfasst.
Fragen & Antworten
Wie werden die Schlüsselinformationen aus Ihren Verträgen extrahiert?
Wie werden die Schlüsselinformationen aus Ihren Verträgen extrahiert?
Die Dokumente werden zunächst analysiert und die Schlüsselinformationen von Oro, der künstlichen Intelligenz von Tomorro, extrahiert. Diese Informationen werden anschließend von einem Dienstleister mit rechtlicher Expertise überprüft, um ihre Richtigkeit sicherzustellen.
Was ist Oro?
Tomorro hat Oro entwickelt, den in Ihr Konto integrierten KI-Assistenten (je nach Abonnement in der Freemium- oder Unlimited-Version verfügbar). Um mehr über Oro zu erfahren, besuchen Sie bitte diese Seite.
Wie lange dauert dieser Prozess?
Wie lange dauert dieser Prozess?
Die Dauer des Prozesses hängt von der Anzahl der zu übernehmenden Verträge ab: Je mehr Dokumente vorhanden sind, desto länger wird der Zeitrahmen sein. Ihr Customer Success Manager wird Ihnen eine geschätzte Bearbeitungszeit mitteilen und Sie über den Fortschritt des Vertrags auf dem Laufenden halten. Bitte beachten Sie außerdem, dass sich die Bearbeitung verzögert, wenn Sie uns Ihre Dokumente verspätet zur Verfügung stellen. Wir können mit der Vertragsübernahme erst beginnen, wenn uns alle notwendigen Informationen vorliegen.
Wie werden die Daten verwaltet?
Wie werden die Daten verwaltet?
Hier sind Informationen zur Verwaltung und Sicherheit Ihrer Daten:
Datenextraktion Wir verwenden Oro, um Informationen aus Ihren Verträgen zu extrahieren. Oro basiert auf der KI-Technologie von OpenAI.
Verschlüsselung und Sicherheitsmaßnahmen
Weder Tomorro noch OpenAI verwenden Ihre Daten zum Training ihrer Modelle. Diese Daten werden ausschließlich zur Extraktion der für die Vertragsübernahme notwendigen Informationen verwendet.
Ihre Daten sind durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt: Sie werden sowohl bei der Übertragung (in Transit) als auch bei der Speicherung auf unseren Servern (at Rest) verschlüsselt.
Tomorro wendet eine Zero-Day-Retention-Policy an: Die Daten werden vom KI-Modellanbieter nicht gespeichert.
Compliance
OpenAI, unser Unterauftragnehmer, erfüllt die DSGVO-Vorschriften und hat eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) unterzeichnet.
Oro ist in die Niedrigrisiko-Kategorie des AI Acts eingestuft, da es für spezifische geschäftliche Aufgaben konzipiert ist und keine Hochrisikoanwendungen umfasst.
Dank der verschiedenen implementierten Maßnahmen (Transparenzverpflichtungen, Einhaltung der Artikel 3 und 25) entspricht Tomorro vollständig den Anforderungen des AI Acts und gewährleistet so eine zuverlässige und sichere KI-Lösung für seine Kunden.
Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Fragen zum Prozess haben oder Hilfe bei der Organisation der Vertragsübernahme auf Ihrer Seite benötigen.
Sie können Ihren Customer Success Manager kontaktieren, wenn Sie Tomorro-Kunde sind, den Account Executive, mit dem Sie in Kontakt stehen, wenn Sie noch kein Kunde sind, oder das Support-Team über den Chat in Tomorro erreichen.