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Massenimport von Verträgen mit einer Excel-Datei

Wie können Sie Ihre bestehenden Verträge und deren Daten in Tomorro importieren?

Bei Tomorro wissen wir, dass der Wechsel zu einem neuen Vertragsverwaltungstool mehrere Fragen aufwerfen kann:

  • Was soll ich mit meinen bestehenden Verträgen machen?

  • Werde ich Informationen verlieren?

  • Muss ich alles manuell neu eingeben?

Gute Nachricht: Sie müssen nicht von vorne anfangen.

Tomorro ermöglicht es Ihnen, Ihre Vertragshistorie (PDF und zugehörige Daten) strukturiert zu importieren, um Ihre Informationen zu zentralisieren und einfach zu nutzen.

Der Massenimport ist je nach Tarif Ihrer Organisation verfügbar (bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Account Manager).

Möchten Sie die Übernahme Ihres Vertragsbestands lieber dem Tomorro-Team anvertrauen? Kontaktieren Sie Ihren Account Manager und entdecken Sie unseren Servicekatalog.

Vor dem Start

Wenn das Erstellungsformular der Vertragsart unvollständig ist, wird der Import nicht mehr blockiert: Die Verträge werden angelegt, und Sie ergänzen die fehlenden Felder anschließend.

Stellen Sie vor dem Import sicher, dass Ihr Arbeitsbereich bereit ist:

Dies stellt sicher, dass Ihre Daten beim Import korrekt zugeordnet werden.

Denken Sie auch daran, Ihre Ordnerstruktur und deren Zugriffsrechte festzulegen (Ordner und deren Zugriff verwalten). Anhangdateien (Word, PPT, Bilder) können Verträgen als Anhänge hinzugefügt werden.

Sie wechseln von einem anderen Tool?

Beschaffen Sie Ihre Verträge im PDF-Format und eine Excel-Datei mit den zugehörigen Daten. Stellen Sie sicher, dass die Excel-Datei eine Spalte mit dem PDF-Dateinamen jedes Vertrags enthält: Das ist die zuverlässigste Methode, um jede Datenzeile dem richtigen Dokument zuzuordnen. Zentralisieren Sie Ihre Dateien bei Bedarf zuerst (Drive, SharePoint) und konvertieren Sie Dateien in anderen Formaten in PDF.

Mit welchen Vertragsarten importieren?

Ihre echten Vertragsarten (empfohlen): Jeder Vertrag profitiert vom Übersichtsblatt, den Erinnerungen, den Standard-Teilnehmern und der automatischen Ablage seiner Vertragsart.

Eine generische Import-Vertragsart: ermöglicht den Start, ohne auf die Einrichtung aller Vertragsarten zu warten, aber ohne Ablage nach Vertragsart. Sie können die richtige Vertragsart später neu zuweisen: Dadurch werden Name, Ablage, Teilnehmer, Erinnerungen und angehängte Dateien der neuen Vertragsart automatisch erneut angewendet (nach Bestätigung). Nur die Zusammenfassung (Standardwerte) muss weiterhin manuell vervollständigt werden. Siehe Automatisierungen eines bestehenden Vertrags synchronisieren.

Importierte unterzeichnete Verträge werden nicht von Ihrem Vertragskontingent abgezogen.

Importart auswählen

  • Klicken Sie im linken Menü auf Vertragsdatenbank und dann auf Alle Verträge, oder öffnen Sie eine gefilterte Ansicht

  • Klicken Sie oben rechts auf ⋯

  • Klicken Sie auf Verträge importieren


Sie haben dann die Wahl zwischen zwei Optionen:

Sie können unterzeichnete Verträge auch per E-Mail speichern:

Unterzeichnete Verträge mit ihren Daten importieren


Sie importieren:

  • PDF-Dateien

  • zugehörige Informationen (Termine, Status, Verlängerung, Kündigungsfrist usw.)

Anwendungsfall: vollständige Migration von einem früheren Tool

Schritte

  • Wählen Sie Massenhochladen von unterzeichneten Dokumenten per CSV

  • Ziehen Sie den Ordner mit Ihren PDFs in den Importbereich (oder klicken Sie und wählen Sie diesen Ordner aus). Einzelne Dateien werden nicht akzeptiert: Legen Sie sie zuerst in einem Ordner ab. Es werden nur PDFs berücksichtigt, bis zu 250 MB pro Datei.

  • Laden Sie die automatisch generierte Excel-Vorlage herunter (Schritt 1)

Die Excel-Datei ausfüllen

  • 1 Zeile = 1 Vertrag

  • Struktur nicht verändern

Wenn Ihre Daten aus einem anderen Tool stammen, geht es vor allem darum, Ihre Spalten an die Tomorro-Datei anzugleichen: Kopieren und Einfügen sowie einfache Excel-Formeln, ohne Neueingabe.

Tipps zum Ausfüllen der Datei

  • Zellen leer lassen, wenn die Information unbekannt ist (keine „0" eintragen)

  • Formate prüfen:

    • Text für Namen

    • Datum für Daten

    • Zahl für numerische Werte

PDF-Zuordnung

  • Spalte A enthält die Namen der importierten PDF-Dateien

  • Diese Namen nicht ändern

  • Die Spalte nicht löschen

Andernfalls können die PDFs nicht korrekt mit den Daten verknüpft werden.
​

⚠️ Dateien nach dem Import nicht auf dem Computer/Drive verschieben oder umbenennen.

Auszufüllende Informationen

  • Vertragsname

Der in der Vorlage automatisch generierte Vertragsname wird nicht verwendet.

Der Vertrag übernimmt nur den in Spalte C der Excel-Datei eingetragenen Namen.

Mit einem Sternchen markierte Spalten sind Pflichtfelder: Vertragsname, Vertragspartner und Dateiname, wenn Sie PDFs importieren. Die Spalte Modell muss ebenfalls ausgefüllt werden, auch ohne Sternchen.

  • Dateiname: bereits mit dem Pfad jeder Ihrer PDFs ausgefüllt. Ändern Sie diese Spalte nicht, sie verknüpft jede Zeile mit dem richtigen Dokument.

  • Ordner (Spalte B)

Zwei Optionen:

  • leer → automatische Ablage gemäß den in der Vertragsart definierten dynamischen Speicherregeln

  • benutzerdefinierter Pfad, zum Beispiel: (z. B.: Ordner/Unterordner)

  • Vertragspartner (Name des Vertragspartners)

  • Vertragsstatus: optional

    • Wenn Sie die Zelle bei einem Import unterzeichneter Dokumente leer lassen, wird der Vertrag mit dem Status Unterzeichnet angelegt.

    • Andernfalls wählen Sie einen Wert aus der Dropdown-Liste (DRAFT, NEGOTIATING, SIGNING, SIGNED, CANCELED).

  • Modell (zuvor definierte Vertragsart)

    • aus der Dropdown-Liste

    • Bei einem Import unterzeichneter Dokumente muss diese Spalte ausgefüllt werden, auch wenn ihre Überschrift kein Sternchen trägt.

  • Termine (Beginn, Ende, Unterzeichnung)

    • im Format TT/MM/JJJJ

    • verwenden Sie Zellen im Datumsformat (kein Text): ein falsch formatiertes Datum blockiert den Import und wird pro Zeile gemeldet, auch das Signaturdatum

  • Kündigungsfrist (Wert und Einheit: Tage/Monate)

    • Wenn keine Kündigungsfrist besteht, die Zelle leer lassen.

  • Verlängerung (TACIT oder NO) und Verlängerungsdauer

    • aus der Dropdown-Liste

    • Optional: leer lassen, wenn es keine Verlängerung gibt.

  • Intelligente Felder

    • Feldtyp beachten (Datum, Auswahl, Zahl usw.)

    • Bei einem Listenfeld mit Mehrfachauswahl: Trennen Sie die Werte mit einem Semikolon (;) und verwenden Sie exakt die Bezeichnungen der Optionen

Den Import abschließen

  • Datei im Format .xlsx herunterladen

  • Auf Das ausgefüllte Dokument importieren (Schritt 2) klicken

  • Daten prüfen

  • Auf Fortfahren und importieren klicken

Die Verträge und ihre Informationen werden automatisch erstellt und in der Vertragsdatenbank abgelegt.

Wenn nach dem Import der Name oder der Speicherort eines Vertrags nicht den Regeln seiner Vertragsart entspricht, können Sie diese erneut anwenden, ohne den Vertrag neu zu erstellen. Siehe Automatisierungen eines bestehenden Vertrags synchronisieren.

Nur Vertragsdaten importieren


Sie importieren:

  • nur die Vertragsdaten

Anwendungsfall: Sie haben die PDFs noch nicht oder möchten sie später hinzufügen

Schritte

  • Wählen Sie Massenerstellung neuer Verträge

  • Laden Sie die automatisch generierte Excel-Vorlage herunter (Schritt 1)

Alle Verträge werden in Tomorro erstellt und abgelegt.
​

Unterzeichnete PDFs können später hinzugefügt werden

Dokumente per E-Mail übertragen

Um einen unterzeichneten Vertrag per PDF per E-Mail ohne Excel-Datei zu speichern, lesen Sie Unterzeichnetes Dokument per E-Mail speichern.

Haben Sie PDFs ohne ihre Daten importiert? Oro kann die wesentlichen Informationen aus der Ansicht Unvollständige Verträge extrahieren: siehe Oro - Datenanalyse und Extraktion.

Häufige Fragen

Ich importiere die Excel-Datei und nichts passiert: Warum?

Tomorro prüft jede Zeile der Datei vor dem Import und meldet Fehler Zeile für Zeile (zum Beispiel Fehlender Vertragsname. oder Unbekannte Vertragsvorlage.). Korrigieren Sie die gemeldeten Zeilen in der Datei und importieren Sie sie dann erneut.

Bei einem Import unterzeichneter Dokumente müssen diese Spalten ausgefüllt sein: Dateiname, Vertragsname, Vertragspartner und Modell.

Stichwörter: mehrere verträge gleichzeitig importieren, verträge importieren

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