Nur Organisationsadministratoren können Ordner und deren Zugriffsrechte in der Tomorro-Vertragsbibliothek erstellen, ändern und verwalten.
Ordnerstruktur in der Vertragsbibliothek aufbauen
Die Vertragsbibliothek ermöglicht es Ihnen, Ihre Verträge mithilfe von Ordnern und Unterordnern zu strukturieren und deren Sichtbarkeit zu steuern.
Einen Ordner erstellen
Öffnen Sie die Vertragsbibliothek über das Hauptmenü
Klicken Sie oben rechts auf Neuer Ordner
Wählen Sie den übergeordneten Ordner aus
Standardmäßig ist die Vertragsbibliothek das öffentliche Stammverzeichnis
Benennen Sie den Ordner
Klicken Sie auf Diesen Ordner erstellen
Der Ersteller des Ordners wird zum Eigentümer und hat vollen Zugriff auf alle darin gespeicherten Verträge. Das Eigentum kann anschließend an einen anderen Administrator übertragen werden (siehe Abschnitt Den Eigentümer eines Ordners ändern).
Einen Unterordner erstellen
Das Vorgehen ist dasselbe wie beim Erstellen eines Ordners:
Öffnen Sie den übergeordneten Ordner
Klicken Sie oben rechts auf „Ordner erstellen".
Geben Sie den Namen des Unterordners ein und wählen Sie den übergeordneten Ordner aus.
Klicken Sie auf „Ordner erstellen", um den Vorgang abzuschließen.
Unterordner übernehmen automatisch die Zugriffsrechte des übergeordneten Ordners.
Ordner bearbeiten, verschieben oder löschen
Einen Ordner bearbeiten
Öffnen Sie den betreffenden Ordner
Klicken Sie oben rechts auf …
Wählen Sie Ordner bearbeiten
Namen aktualisieren oder übergeordneten Ordner ändern
Einen Ordner löschen
Ein Ordner kann nur gelöscht werden, wenn er keine Verträge enthält, weder direkt noch in seinen Unterordnern. Leere Unterordner blockieren die Löschung nicht: Sie werden zusammen mit dem übergeordneten Ordner gelöscht.
Öffnen Sie den betreffenden Ordner
Klicken Sie oben rechts auf … und wählen Sie Ordner löschen
Geben Sie
Löschenzur Bestätigung einKlicken Sie auf „Diesen Ordner löschen".
Das Löschen eines Ordners ist endgültig und unwiderruflich. Enthält der Ordner oder einer seiner Unterordner Verträge, ist die Löschung blockiert: Löschen oder verschieben Sie diese Verträge zuerst.
Ordner massenhaft verwalten
Wählen Sie in der Vertragsbibliothek einen oder mehrere Ordner aus
Wählen Sie eine Aktion:
Verschieben in einen anderen Ordner
Löschen (Bestätigung erforderlich; nur Ordner ohne Verträge)
Teilen (mit einer Gruppe oder einem Mitglied)
Zugriff auf Ordner verwalten
Die Zugriffsverwaltung für Ordner ermöglicht eine präzise Steuerung der Vertragssichtbarkeit und der Interaktionsrechte.
Mitglieder oder Gruppen zu einem Ordner hinzufügen
Öffnen Sie den betreffenden Ordner
Klicken Sie oben rechts auf Teilen
Fügen Sie hinzu:
eine oder mehrere Gruppen
oder einzelne Mitglieder
Alle hinzugefügten Mitglieder erhalten Lesezugriff auf den Ordner und alle seine Unterordner.
Einen Ordner mit allen Mitgliedern teilen
Um einen Ordner für die gesamte Organisation sichtbar zu machen, ohne jedes Mitglied einzeln hinzuzufügen:
Öffnen Sie den betreffenden Ordner
Klicken Sie oben rechts auf Teilen
Aktivieren Sie die Option Mit allen teilen
Der Ordner ist dann für alle Mitglieder der Organisation sichtbar. Um zu einer eingeschränkten Freigabe zurückzukehren, deaktivieren Sie die Option: Das Teilen mit spezifischen Nutzern oder Gruppen ist wieder verfügbar.
Unterordner eines mit allen geteilten Ordners werden automatisch mit allen geteilt. Diese vererbte Freigabe wird über den übergeordneten Ordner verwaltet.
Wie bei einer klassischen Freigabe erhalten die Mitglieder Lesezugriff: Die Interaktionsmöglichkeiten hängen von der jeweiligen Rolle im Vertrag ab.
Zugriffsregeln für Verträge verstehen
Der tatsächliche Zugriff auf einen Vertrag hängt von zwei Elementen ab:
dem Ordnerzugriff UND
der Rolle des Benutzers im Vertrag
Ordnerzugriff + kein Teilnehmer
→ Lesezugriff auf den Vertrag
Ordnerzugriff + Vertragsteilnehmer
→ Möglichkeit zur Interaktion mit dem Vertrag
Kein Ordnerzugriff + Vertragsteilnehmer
→ Möglichkeit zur Interaktion mit dem Vertrag
→ Der Vertrag erscheint direkt im Stammverzeichnis der Vertragsbibliothek des Benutzers
Besonderheiten der Leseberechtigter-Rolle
Leseberechtigter
→ Kann nur unterzeichnete Verträge aus dem Ordner einsehen, zu dem er hinzugefügt wurde
Leseberechtigter – Unterzeichner
→ Kann einsehen:unterzeichnete Verträge aus dem Ordner, zu dem er hinzugefügt wurde
Verträge zur Unterschrift, bei denen er als Unterzeichner hinzugefügt wurde
Zugriff auf einen Ordner entfernen
Öffnen Sie den betreffenden Ordner
Klicken Sie auf Teilen
Fahren Sie mit der Maus über das Mitglied oder die Gruppe
Klicken Sie auf das Kreuz-Symbol, um den Zugriff zu entfernen
Ein entferntes Mitglied:
verliert den Zugriff auf den Ordner und seine Unterordner
behält den Zugriff auf Verträge, bei denen es Teilnehmer ist
Den Eigentümer eines Ordners ändern
Der Eigentümer eines Ordners kann das Eigentum an einen anderen Administrator übertragen:
Öffnen Sie den Ordner
Klicken Sie oben rechts auf … und wählen Sie Eigentum übertragen
Wählen Sie den neuen Eigentümer aus der Liste aus
Klicken Sie auf Bestätigen
Der Eigentümer jedes Ordners ist in der Spalte Besitzer der Vertragsbibliothek sichtbar.
Nur der aktuelle Eigentümer des Ordners kann diese Übertragung durchführen, und nur an einen Administrator der Organisation.
Der neue Eigentümer kann die Freigabe und Einstellungen des Ordners verwalten. Der bisherige Eigentümer bleibt Teilnehmer.
Jede Übertragung wird in den Audit-Logs der Organisation erfasst.