Mit Gefilterten Ansichten können Sie Ihre Vertragsbibliothek organisieren und analysieren, indem Sie nur die Verträge anzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen.
Standardmäßig sind zwei Ansichten verfügbar:
Expiring soon
Signed contracts
Sie können so viele Gefilterte Ansichten wie nötig erstellen, um die Anzeige Ihren Bedürfnissen anzupassen.
Eine Gefilterte Ansicht erstellen
Eine neue Ansicht hinzufügen
Klicken Sie auf + im Bereich Gefilterte Ansichten.
Die neue Ansicht benennen
Geben Sie Ihrer Ansicht einen Namen.
Filter hinzufügen
Filter ermöglichen es, nur Verträge anzuzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Sie können mehrere Filter kombinieren.
Beispiel:
Vertragspartner = Leroy Merlin
Verhandlungsphase = Unterzeichnet
Es ist auch möglich, nach Unterzeichnern zu filtern.
Mit dem Filter Inhalt suchen Sie im Text Ihrer Dokumente: Die Ansicht zeigt Verträge, deren Dokument die eingegebenen Wörter enthält (alle Wörter müssen vorhanden sein). Der Filter verwendet den Operator enthält und lässt sich mit anderen Filtern und Filtergruppen kombinieren.
Mit dem Filter Ordner filtern Sie Verträge nach ihrem Ablageort in der Vertragsbibliothek. Wählen Sie einen oder mehrere Ordner aus: Die Ansicht zeigt Verträge in diesen Ordnern sowie in allen ihren Unterordnern. Jeder Ordner wird mit seinem vollständigen Pfad angezeigt (Übergeordneter Ordner / Unterordner), und nur Ordner, auf die Sie Zugriff haben, erscheinen in der Liste. Mit den Operatoren ist leer und ist nicht leer können Sie auch Verträge ohne Ordner gezielt anzeigen.
Der Filter Fehlende Klausel zeigt unterzeichnete Verträge, die aus einer Vorlage erstellt wurden und bei denen eine Klausel aus dem finalen Dokument entfernt wurde: Wählen Sie die betreffende Klausel aus, und die Ansicht zeigt die unterzeichneten Verträge, in denen sie nicht mehr vorkommt. Er ergänzt die Filter Klausel geändert und Klausel nicht geändert, die auf derselben Klauselauswahl basieren.
⚠️ Filter können nicht auf Smart Felder mit Rich-Text oder Felder aus dynamischen Tabellen angewendet werden.
Mehrere Filter kombinieren: Und / Oder
Sobald Ihre Ansicht mindestens zwei Filter enthält, erscheint ab der zweiten Zeile am Zeilenanfang ein Und- / Oder-Selektor. Er bestimmt, wie Ihre Filter kombiniert werden:
Und: Die angezeigten Verträge erfüllen alle Kriterien. Jeder hinzugefügte Filter schränkt die Ergebnisse ein. Dies ist der standardmäßig angewendete Operator.
Oder: Die angezeigten Verträge erfüllen mindestens ein Kriterium. Jeder hinzugefügte Filter erweitert die Ergebnisse.
Beispiel mit den beiden Filtern Verhandlungsphase = Unterzeichnet und Vertragspartner = Leroy Merlin:
verbunden mit Und → nur die Verträge von Leroy Merlin, die unterzeichnet sind.
verbunden mit Oder → alle unterzeichneten Verträge (unabhängig vom Vertragspartner), plus alle Verträge von Leroy Merlin (unabhängig von ihrer Phase).
⚠️ Zeigt Ihre Ansicht mehr Ergebnisse als erwartet (andere Vertragspartner, andere Abteilungen, andere Werte)? Prüfen Sie den Selektor zwischen Ihren Filtern: ein Oder erweitert die Ergebnisse. Klicken Sie darauf und wählen Sie Und, um nur die Verträge zu behalten, die alle Ihre Kriterien erfüllen.
Der gewählte Operator gilt für alle Filter derselben Ebene. Um beide Logiken zu kombinieren (zum Beispiel unterzeichnete Verträge des einen oder anderen Vertragspartners), verwenden Sie eine Filtergruppe (siehe unten).
Eine Filtergruppe erstellen
Eine Filtergruppe ermöglicht es, mehrere Bedingungen mit einer Und- / Oder-Logik zu kombinieren, wie Klammern in einer Formel.
Klicken Sie auf Hinzufügen
Wählen Sie Filtergruppe hinzufügen, ein erster Filter wird automatisch in der neuen Gruppe hinzugefügt.
Fügen Sie bei Bedarf weitere Filter innerhalb der Gruppe hinzu.
Innerhalb jeder Gruppe wählen Sie den Operator, der zwischen den Filtern angewendet wird:
Und: alle Filter der Gruppe müssen erfüllt sein.
Oder: mindestens ein Filter der Gruppe muss erfüllt sein.
Beispiel: Unterzeichnete Verträge anzeigen, deren Vertragspartner Leroy Merlin oder Castorama ist.
→ Erstellen Sie einen Filter Verhandlungsphase = Unterzeichnet, dann eine Filtergruppe mit Vertragspartner = Leroy Merlin und Vertragspartner = Castorama, verbunden mit Oder.
Sie können Gruppen bis zu 3 Ebenen tief verschachteln, um komplexe Kombinationen zu erstellen. Auf der untersten Ebene können Sie weiterhin Filter hinzufügen, aber keine Untergruppen mehr.
Diese Filtergruppen-Logik ist auch in den Ansichten Vertragspartner und Unvollständige Verträge verfügbar.
Anzuzeigende Spalten auswählen
Sie können die in der Ansicht sichtbaren Spalten anpassen.
Klicken Sie auf Smart Felder
Suchen Sie nach dem gewünschten Feld
Klicken Sie auf das Augensymbol, um die Spalte ein- oder auszublenden
Verwenden Sie die sechs Punkte, um die Reihenfolge der Spalten zu ändern
Speichern
Klicken Sie oben rechts auf Diese Ansicht speichern.
Eine Ansicht teilen
Ansichten wirken sich nicht auf die Zugriffsrechte für Verträge aus.
Wenn ein Benutzer keinen Zugriff auf bestimmte Verträge hat, erscheinen diese nicht in der Ansicht, auch wenn die Ansicht geteilt wird.
Es gibt drei Arten von Ansichten, und Sie können die Freigabeeinstellungen jederzeit ändern.
Sie können eine Ansicht auch über einen direkten Link teilen: Der Link öffnet die Ansicht mit vorab angewendeten Filtern (einschließlich Ordnerfiltern). Vorausgefüllte Filter werden klar angezeigt und können nicht versehentlich geändert werden.
Private Ansichten
Nur für Sie sichtbar.
Standardmäßig ist jede neue Ansicht privat.
Öffentliche Ansichten
Für alle Mitglieder der Organisation sichtbar.
Klicken Sie oben in der Ansicht auf Teilen
Aktivieren Sie Öffentlich machen
Geteilte Ansichten
Nur für bestimmte Mitglieder oder Gruppen zugänglich.
Klicken Sie oben in der Ansicht auf Teilen
Wählen Sie die Mitglieder oder Gruppen im entsprechenden Feld aus
Sie sehen die Ansicht dann in ihrem Bereich Gefilterte Ansichten.
Zugriff auf eine Ansicht entfernen
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines Mitglieds oder einer Gruppe
Klicken Sie auf das Kreuzsymbol rechts.
Eine Ansicht bearbeiten
Nur der Ersteller der Ansicht kann Folgendes ändern:
den Namen
die Filter
die Freigabeeinstellungen
Öffnen Sie die Ansicht, die Sie bearbeiten möchten
Ändern Sie die Filter oder Spalten
Klicken Sie auf Ansicht speichern
Wenn ein anderer Benutzer die Ansicht bearbeitet und speichert, wird automatisch eine private Kopie für ihn erstellt.
Eine Ansicht löschen
Nur der Ersteller der Ansicht kann diese löschen.
Klicken Sie oben rechts in der Ansicht auf ...
Klicken Sie auf Ansicht löschen
⚠️ Das Löschen einer Ansicht ist dauerhaft.
Massenaktionen
Aus einer Gefilterten Ansicht können Sie mehrere Verträge auswählen, um Massenaktionen durchzuführen, wie zum Beispiel:
Bearbeiten
Senden
Herunterladen
Verschieben
Löschen
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Verträge massenhaft verwalten.
Verträge in einer Ansicht sortieren
Sie können jetzt die in einer gefilterten Ansicht angezeigten Verträge sortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken.
Klicken Sie auf den Spaltennamen, um in auf- oder absteigender Reihenfolge zu sortieren.
Die angewendete Sortierung wird automatisch gespeichert: Wenn Sie zur Ansicht zurückkehren, bleibt die Sortierreihenfolge erhalten.
Diese Funktion ist für alle gefilterten Ansichten verfügbar, ob privat, öffentlich oder geteilt.
Verträge aus einer Ansicht exportieren
Sie können auch die in einer Ansicht angezeigten Verträge exportieren.
Klicken Sie oben rechts auf ...
Klicken Sie auf Verträge exportieren
Weitere Details finden Sie im Artikel Vertragsdaten nach Excel exportieren.
Für weitergehende Analysen Ihrer Vertragsbibliothek (Volumen, Fristen, Leistung) nutzen Sie den Tab Berichte, der Administratoren vorbehalten ist: Den Tab Berichte verwenden, um Verträge und Leistung zu analysieren