Verträge auswählen
In der Vertragsbibliothek und Gefilterte Ansichten, ist jeder Vertrag mit einem Kontrollkästchen versehen.
Wählen Sie einen Vertrag einzeln aus
Oder wählen Sie alle Verträge über das Kontrollkästchen oben links aus
Sobald mindestens ein Vertrag ausgewählt ist, wird eine Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand angezeigt.
Massenaktionen verwenden
Direkt in der Leiste sichtbare Aktionen:
Einige erscheinen nur je nach Ihren Rechten und dem Inhalt Ihrer Auswahl.
Unter der Schaltfläche Mehr:
Tabellarische Prüfung
💡 Zwei weitere Aktionen auf der Seite Unvollständige Verträge. Sie erscheinen nur dort, und nur wenn Ihre Auswahl keinen Ordner enthält:
Daten extrahieren: startet die Oro-Extraktion für die ausgewählten Verträge. Nur Verträge, bei denen Oro noch nie ausgeführt wurde, sind betroffen, und die Verarbeitung kann einen Moment dauern.
Daten validieren: bestätigt die von Oro gefundenen Daten und fügt sie dem Übersichtsblatt hinzu. Vor dem Start prüft Tomorro, welche Verträge validiert werden können, und zeigt Ihnen die fehlenden Felder bei den anderen.
Verträge massenhaft bearbeiten
Die Option „Bearbeiten" ermöglicht es Ihnen, mehrere Informationen wie die folgenden zu aktualisieren:
Smart Felder
Zugehörige Vertragsart
Name des Vertragspartners
Teilnehmer
Wenn Sie ein Feld ändern, ersetzt der neue Wert den Wert aller ausgewählten Verträge.
Das Hinzufügen von Teilnehmern fügt neue Teilnehmer hinzu, ohne die vorhandenen zu entfernen.
Schlägt die Bearbeitung bei einigen Verträgen fehl, behalten die bereits bearbeiteten Verträge ihre neuen Werte: Nur die fehlgeschlagenen Verträge werden Ihnen gemeldet.
Automatisierungen synchronisieren
Über das Menü Mehr wendet diese Aktion die Automatisierungen des Vertragstyps erneut auf die ausgewählten Verträge an.
Die Verarbeitung läuft im Hintergrund: Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn sie abgeschlossen ist, und müssen nicht auf der Seite bleiben.
Die Aktion ist auf 100 Verträge pro Durchgang begrenzt.
Schlägt die Synchronisierung bei einem Teil der Verträge fehl, werden Ihnen nur die fehlgeschlagenen gemeldet.
Verträge zur Unterschrift senden
Der Massenversand funktioniert mit:
Tomorro-Signatur
DocuSign
Voraussetzungen prüfen
Die Bedingungen sind die gleichen wie beim Standard-Versand, Vertrag für Vertrag:
Mindestens ein Unterzeichner muss angegeben sein
Kein Unterzeichner sollte leer oder unvollständig sein
Jeder Unterzeichner muss mindestens einen Unterschriftsbereich haben
Das Hauptdokument muss mindestens einen Unterschriftsbereich enthalten
Für DocuSign:
Der Absender muss sein DocuSign-Konto verbunden haben
Ein eingeladener Benutzer kann keinen DocuSign-Versand starten
Verträge senden
Öffnen Sie das Menü Mehr und klicken Sie dann auf Zur Signatur senden
Verfassen Sie die Begleitnachricht
Aktivieren Sie ggf. Erinnerungen
Wenn eine Genehmigung konfiguriert ist, wird diese automatisch vor dem Versand ausgelöst.
Die Verträge erscheinen dann unter Laufende Verhandlungen mit dem Status Warten auf Unterschrift.
Massenversand verstehen
Wenn Sie mehrere Verträge zur Unterschrift senden:
Jeder Vertrag wird einzeln versandt
Eine Unterzeichnungsanfrage wird für jeden Vertrag erstellt
Beispiel:
Wenn Sie 800 Verträge an denselben Unterzeichner senden, erhalten dieser 800 separate Anfragen und muss 800 Mal unterschreiben.
Tomorro fasst Signaturen nicht zusammen: Dies ist keine einzelne Signatur für einen Vertragsstapel.
Verträge massenhaft herunterladen
Die Option Herunterladen ermöglicht es Ihnen, mehrere Verträge in einer einzigen Aktion abzurufen.
Falls die Verträge unterzeichnet sind, wird automatisch eine ZIP-Datei generiert.
👉 Für weitere Details siehe:
Unterzeichnete Verträge massenhaft herunterladen
Verträge massenhaft verschieben
Die Option Verschieben ermöglicht es Ihnen, den Speicherort mehrerer Verträge zu ändern:
Wählen Sie die Verträge aus
Klicken Sie auf Verschieben
Wählen Sie den Zielordner aus
Bestätigen Sie durch Klicken auf hier speichern.
Verschiebungsrechte verstehen
Ein Benutzer kann Verträge verschieben, wenn er Zugriff auf den Zielordner hat
Nur Administratoren können Ordner verschieben
Falls bestimmte Elemente nicht verschoben werden können, werden nur die autorisierten verschoben und eine Nachricht wird angezeigt.
Beispiel: Ein Benutzer kann Verträge verschieben, aber keine Ordner.
Verträge massenhaft löschen
Die Option Löschen ermöglicht es Ihnen, mehrere Verträge zu löschen:
Wählen Sie die Verträge aus
Klicken Sie auf Löschen
Bestätigen Sie
Nur Administratoren, interne Kontakte und Vertragsverantwortliche können diese Aktion durchführen.
Falls bestimmte Verträge nicht gelöscht werden können, wird eine Nachricht angezeigt.
👉 Um eine Spur gelöschter Verträge zu finden, siehe Audit-Protokolle.
Gut zu wissen
Die verfügbaren Aktionen hängen von Ihren Berechtigungen ab
Einige Aktionen können je nach Vertragsstatus eingeschränkt sein
Der Massendownload gilt nur für Dokumente
Wenn einige Verträge nicht validiert werden können, gibt die Meldung an, welche Verträge und welche Felder fehlen.
👉 Zum Exportieren von Vertragsdaten (Excel) siehe:
Vertragsdaten exportieren