Tomorro ermöglicht es Ihnen, Verträge per Excel-Datei in großen Mengen zu erstellen und sie dann zur Unterschrift zu senden direkt aus der Vertragsbibliothek.
Diese Funktion ist nur mit der nativen Tomorro-Signatur verfügbar.
Neue Verträge in großen Mengen erstellen
Bevor Sie Ihre Verträge in großen Mengen zur Unterschrift senden können, müssen Sie zunächst Neue Verträge in großen Mengen erstellen.
Überprüfen Sie vor dem Start folgende Punkte:
Sie haben eine einsatzbereite Vorlage (mit den richtigen Feldern).
Die Vorlage enthält mindestens einen Unterschriftsbereich.
Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Vertragspartner-Unterzeichners automatisch ausfüllen möchten, muss die Vorlage einen Unterschriftsbereich für den Vertragspartner enthalten (andernfalls erscheint die Spalte „Unterzeichner 1", gelb hervorgehoben, nicht in der Excel-Datei).
Gefilterte Ansicht erstellen
Sobald die Verträge per Excel-Import erfolgreich erstellt wurden, wird automatisch eine gefilterte Ansicht generiert, die den Zugriff und die Überprüfung der Verträge erleichtert — Sie können diese umbenennen.
Die gefilterte Ansicht wird automatisch unter folgendem Namen erstellt: Massenerstellung - TT Monat. Jahr Uhrzeit
Zur Unterschrift senden
Wechseln Sie zur erstellten gefilterten Ansicht
Wählen Sie alle Verträge aus, die in großen Mengen gesendet werden sollen
Klicken Sie in der Aktionsleiste unten auf Senden
Fügen Sie bei Bedarf eine Notiz hinzu
Klicken Sie auf Zur Unterschrift senden
Stellen Sie vor dem Senden zur Unterschrift sicher, dass:
Die Dokumentfelder ausgefüllt sind,
Das Dokument mindestens einen Unterschriftsbereich enthält,
Die Unterzeichner definiert sind.
Wichtige Hinweise
Die Massenerstellung erfolgt über eine Excel-Datei: 1 Zeile = 1 Vertrag.
Die Spalte „Unterzeichner 1" erscheint nur, wenn ein Unterschriftsbereich für den Vertragspartner in der Vorlage konfiguriert ist (in Gelb).
Sobald die Verträge erstellt sind, können Sie diese in großen Mengen zur Unterschrift senden direkt aus der Vertragsbibliothek.
Der Massenversand löst für jeden Vertrag einen individuellen Signaturprozess aus: Wenn derselbe interne Unterzeichner für 800 Verträge festgelegt ist, erhält er 800 Unterschriftsanfragen und muss jeden Vertrag einzeln unterzeichnen.