Nur Organisationsadministratoren können Ordner und deren Zugriffsrechte in der Tomorro-Vertragsbibliothek erstellen, ändern und verwalten.
Ordnerstruktur in der Vertragsbibliothek aufbauen
Die Vertragsbibliothek ermöglicht es Ihnen, Ihre Verträge mithilfe von Ordnern und Unterordnern zu strukturieren und deren Sichtbarkeit zu steuern.
Einen Ordner erstellen
Öffnen Sie die Vertragsbibliothek über das Hauptmenü
Klicken Sie oben rechts auf Neuer Ordner
Wählen Sie den übergeordneten Ordner aus
Standardmäßig ist die Vertragsbibliothek das öffentliche Stammverzeichnis
Benennen Sie den Ordner
Klicken Sie auf Diesen Ordner erstellen
Der Ersteller des Ordners wird zum Eigentümer und hat vollen Zugriff auf alle darin gespeicherten Verträge.
Einen Unterordner erstellen
Das Vorgehen ist dasselbe wie beim Erstellen eines Ordners.
Öffnen Sie den übergeordneten Ordner
Klicken Sie oben rechts auf „Ordner erstellen".
Geben Sie den Namen des Unterordners ein und wählen Sie den übergeordneten Ordner aus.
Klicken Sie auf „Ordner erstellen", um den Vorgang abzuschließen.
Unterordner übernehmen automatisch die Zugriffsrechte des übergeordneten Ordners.
Ordner bearbeiten, verschieben oder löschen
Einen Ordner bearbeiten
Öffnen Sie den betreffenden Ordner
Klicken Sie oben rechts auf …
Wählen Sie Ordner bearbeiten
Namen aktualisieren oder übergeordneten Ordner ändern
Einen Ordner löschen
Öffnen Sie den betreffenden Ordner.
Klicken Sie oben rechts auf „...".
Wählen Sie „Ordner löschen".
Geben Sie
löschenzur Bestätigung ein.
Klicken Sie auf „Ordner löschen".
Die Verträge bleiben in der Vertragsbibliothek zugänglich, sind jedoch keinem bestimmten Ordner mehr zugeordnet.
Ordner massenhaft verwalten
Wählen Sie in der Vertragsbibliothek einen oder mehrere Ordner aus
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben in der Ordnerliste, um alle Ordner auf einmal auszuwählen.
Wählen Sie eine Aktion:
Verschieben (neuen Speicherort auswählen und auf Hier speichern klicken).
Löschen („löschen" eingeben, um den Löschvorgang zu bestätigen).
Zugriff auf Ordner verwalten
Die Zugriffsverwaltung für Ordner ermöglicht eine präzise Steuerung der Vertragssichtbarkeit und der Interaktionsrechte.
Mitglieder oder Gruppen zu einem Ordner hinzufügen
Öffnen Sie den betreffenden Ordner
Klicken Sie oben rechts auf Teilen
Fügen Sie hinzu:
Gruppen
oder einzelne Mitglieder
Alle hinzugefügten Mitglieder erhalten Lesezugriff auf den Ordner und alle seine Unterordner.
Zugriffsregeln für Verträge verstehen
Der tatsächliche Zugriff auf einen Vertrag hängt ab von:
dem Ordnerzugriff UND
der Rolle des Benutzers im Vertrag
Ordnerzugriff + kein Teilnehmer
→ Lesezugriff auf den Vertrag
Ordnerzugriff + Vertragsteilnehmer
→ Möglichkeit zur Interaktion mit dem Vertrag
Kein Ordnerzugriff + Vertragsteilnehmer
→ Möglichkeit zur Interaktion mit dem Vertrag
→ Der Vertrag erscheint direkt im Stammverzeichnis der Vertragsbibliothek des Benutzers
Besonderheiten der Leseberechtigter-Rolle
Leseberechtigter
→ Kann nur unterzeichnete Verträge aus dem Ordner einsehen, zu dem er hinzugefügt wurde
Leseberechtigter – Unterzeichner
→ Kann einsehen:unterzeichnete Verträge aus dem Ordner, zu dem er hinzugefügt wurde
Verträge zur Unterschrift, bei denen er als Unterzeichner hinzugefügt wurde
Zugriff auf einen Ordner entfernen
Öffnen Sie den betreffenden Ordner
Klicken Sie auf Teilen
Fahren Sie mit der Maus über das Mitglied oder die Gruppe
Klicken Sie auf das Kreuz-Symbol, um den Zugriff zu entfernen
Ein entferntes Mitglied:
verliert den Zugriff auf den Ordner und seine Unterordner
behält den Zugriff auf Verträge, bei denen es Teilnehmer ist