Fonctionnalité réservée aux administrateurs.
L’onglet Archivage garantit une contrathèque structurée et des données clés exploitables.
Configurer le formulaire d’archivage
Le formulaire d’archivage vous permet, en tant qu’administrateur Tomorro, de définir les champs obligatoires pour qu’un contrat soit considéré comme complet lors de son archivage.
Cette configuration garantit que tous les contrats d’une même typologie contiennent les données clés, quel que soit leur mode d’entrée dans Tomorro (création, signature ou import).
En complément, Oro peut vous aider à retrouver et compléter ces informations automatiquement :
après la génération, la négociation et la signature du contrat dans Tomorro,
ou après l’import de contrats signés en dehors de Tomorro.
Définir le formulaire d'archivage
Cliquez sur ajouter un champ et sélectionnez le champ de votre choix.
Cliquez sur ... et retirer du formulaire si vous souhaitez le retirer du formulaire,
ou éditer si vous souhaitez mettre à jour votre champ.
Les champs s'afficheront ensuite par ordre alphabétique.
Définir le dossier de rangement par défaut
Vous pouvez automatiser le classement des contrats dans la contrathèque afin de garantir une organisation cohérente et durable.
Choisir le dossier principal
Par défaut, tous les contrats sont rangés dans Contrathèque.
Cliquez sur Contrathèque pour sélectionner ou rechercher un dossier ou sous-dossier auquel vous avez accès
Cliquez sur Enregistrer ici pour valider
Tous les futurs contrats créés depuis ce type de contrat seront automatiquement rangés dans ce dossier.
Les modifications de ce paramétrages ne sont pas réétroactives : les contrats déjà créés ne seront pas déplacés et devront être modifiés manuellement depuis la contrathèque si nécessaire.
Ajouter un sous-dossier dynamique (optionnel)
Les sous-dossiers dynamiques permettent de créer automatiquement des sous-dossiers en fonction des données du contrat.
Cliquez sur Ajouter un sous-dossier dynamique
Tapez @ pour insérer un champ personnalisé
Sélectionnez le champ souhaité (ex. : @Cocontractant)
Les sous-dossiers sont :
Réutilisés s’ils existent déjà
Créés automatiquement s’ils n’existent pas
Les champs texte mis en forme ne sont pas éligibles, pour éviter des doublons (ex. Air France ≠ AIR FRANCE).
Gérer les accès aux dossiers
Les droits dépendent du dossier parent sélectionné :
Si un dossier parent existant est utilisé, ses droits sont hérités par les sous-dossiers
Si le premier niveau est Contrathèque, seuls les propriétaires du type de contrat auront accès aux contrats créés.
Bonne pratique
Pour maîtriser les accès :
Créez un dossier parent dédié (ex. : Sales)
Attribuez-lui les bons droits d’accès
Utilisez ce dossier comme point de départ pour vos dossiers (dynamiques ou non)
Ainsi, tous les contrats créés depuis ce type de contrat auront automatiquement les bons accès.
Générer un nom par défaut avec des champs personnalisés
Le nom du contrat peut s’adapter automatiquement en fonction des informations renseignées lors de la génération.
Utilisez les champs personnalisés de votre compte pour composer le nom du contrat
Tapez @ pour afficher la liste des champs disponibles et les insérer dans le nom
Exemple : Le contrat reprendra le nom du type de contrat et s’adaptera automatiquement avec le nom du cocontractant : NDA - Leroy Merlin
Tous les champs intégrés au nom dynamique du contrat devront être obligatoirement renseignés lors de la génération du contrat pour permettre la création automatique du nom.
Modifier le nom après la génération
Lors de la génération du contrat, le nom du contrat est affiché en grisé car il est généré automatiquement.
Vous pouvez néanmoins le modifier à tout moment en cliquant directement sur le nom du contrat en haut à gauche une fois généré.
Désactiver le nom automatique
Si vous ne souhaitez pas utiliser de nom dynamique, laissez le champ Nom du contrat vide dans les automatisations : le nom du contrat devra alors être renseigné manuellement lors de chaque création.
Attention : cette option laisse plus de liberté aux utilisateurs et peut nuire à une nomenclature uniforme dans votre contrathèque.
Définir les instructions pour l’IA
Fournir des instructions pour la reconnaissance automatique du type de contrat
Utilisé notamment lors de l’import de contrats signés
Possbilité de générer l'instruction par IA (icone stylo).
