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Importer des contrats en masse avec un fichier Excel

Comment importer vos contrats existants et leurs données dans Tomorro ?

Chez Tomorro, nous savons que changer d'outil de gestion de contrats peut soulever plusieurs questions :

  • Que faire de mes contrats existants ?

  • Vais-je perdre de l'information ?

  • Dois-je tout ressaisir à la main ?

Bonne nouvelle : vous n'avez pas à repartir de zéro.

Tomorro vous permet d'importer votre historique de contrats (PDF et données associées) de façon structurée, pour centraliser et exploiter facilement vos informations.

L'import en masse est disponible selon le plan de votre organisation (pour toute question, contactez votre chargé de compte).

Vous préférez confier la reprise de votre historique à l'équipe Tomorro ? Contactez votre chargé(e) de compte et découvrez notre catalogue de services.

Avant de commencer

Si le formulaire de création du type de contrat est incomplet, l'import n'est plus bloqué : les contrats sont bien créés, et vous complétez les champs manquants ensuite.

Avant l'import, assurez-vous que votre espace est prêt :

Cela permet d'associer correctement vos données lors de l'import.

Pensez aussi à définir votre arborescence de dossiers et ses accès (Gérer les dossiers). Les fichiers annexes (Word, PPT, images) s'ajoutent aux contrats en pièces jointes.

Vous migrez depuis un autre outil ?


Récupérez vos contrats au format PDF et un fichier Excel des données associées. Vérifiez que l'Excel contient une colonne avec le nom du fichier PDF de chaque contrat : c'est la méthode la plus fiable pour associer chaque ligne de données au bon document. Centralisez d'abord vos fichiers si besoin (Drive, SharePoint) et convertissez en PDF ceux qui sont dans un autre format.

Avec quels types de contrat importer ?


​Vos types de contrat réels (recommandé) : chaque contrat bénéficie de la fiche de synthèse, des rappels, des participants par défaut et du rangement automatique de sa typologie.


​Un type générique dédié à l'import : permet de démarrer sans attendre que tous vos types soient paramétrés, mais sans rangement par typologie. Vous pourrez réattribuer le bon type ensuite : cette action réapplique automatiquement le nom, le rangement, les participants, les rappels et les pièces jointes du nouveau type (après confirmation). Seule la fiche de synthèse (valeurs par défaut) reste à compléter manuellement. Voir Synchroniser les automatisations d'un contrat existant.

Les contrats signés importés ne sont pas décomptés de votre quota de contrats.

Choisir votre type d'import

  • Dans le menu de gauche, cliquer sur Contrathèque puis sur Tous les contrats, ou ouvrir une vue filtrée

  • Cliquer sur ⋯ en haut à droite

  • Cliquer sur Importer des contrats


Vous avez alors le choix entre deux options :

Vous pouvez aussi ranger des contrats signés par e-mail :

Importer des contrats signés avec leurs données


Vous importez :

  • les fichiers PDF

  • les informations associées (dates, statut, renouvellement, préavis, etc.)

Cas d'usage : migration complète depuis un ancien outil

Etapes

  • Sélectionner Import en masse de documents signés par csv

  • Glisser le dossier qui contient vos PDF dans la zone d'import (ou cliquer et sélectionner ce dossier). Les fichiers seuls ne sont pas acceptés : regroupez-les d'abord dans un dossier. Seuls les PDF sont pris en compte, jusqu'à 250 Mo chacun.

  • Télécharger le modèle Excel généré automatiquement (Etape 1)

Compléter le fichier Excel

  • 1 ligne = 1 contrat

  • ne pas modifier la structure

Si vos données viennent d'un autre outil, il s'agit surtout d'aligner vos colonnes sur celles du fichier Tomorro : copier-coller et formules Excel simples, sans ressaisie.

Conseils pour remplir le fichier

  • laisser vide les cellules si l'information est inconnue (ne pas mettre "0")

  • vérifier les formats :

    • texte pour les noms

    • date pour les dates

    • nombre pour les valeurs numériques

Association des PDF

  • la colonne A contient les noms des fichiers PDF importés

  • ne pas modifier ces noms

  • ne pas supprimer la colonne

sinon, les PDF ne pourront pas être correctement rattachés aux données
​

⚠️ Ne pas déplacer ou renommer les fichiers côté ordinateur / drive après les avoir importés.

Informations à renseigner

  • Nom du contrat

Le nom de contrat généré automatiquement dans le modèle ne sera pas utilisé.

Le contrat reprendra uniquement le nom renseigné dans la colonne C du fichier Excel.

Les colonnes marquées d'une astérisque sont obligatoires : Nom du contrat, Cocontractant, et Nom du fichier si vous importez des PDF. La colonne Type de contrat doit aussi être remplie, même sans astérisque.

  • Nom du fichier : déjà rempli avec le chemin de chacun de vos PDF. Ne modifiez pas cette colonne, c'est elle qui relie chaque ligne au bon document.

  • Arborescence (colonne B)

Deux options :

  • vide → rangement automatique selon l'archivage dynamique défini dans le type de contrat

  • chemin personnalisé, par exemple : (ex : Dossier/Sous-dossier)

  • Cocontractant (nom du cocontractant)

  • Statut du contrat : optionnel

    • Si vous laissez la cellule vide dans un import de documents signés, le contrat est créé avec le statut Signé.

    • Sinon, choisissez une valeur dans la liste déroulante (DRAFT, NEGOTIATING, SIGNING, SIGNED, CANCELED).

  • Type de contrat (type de contrat préalablement défini)

    • parmi la liste déroulante

    • Pour un import de documents signés, cette colonne doit être remplie, même si son en-tête ne porte pas d'astérisque.

  • Dates (début, fin, signature)

    • au format JJ/MM/AAAA

    • utilisez des cellules au format date (pas du texte) : une date mal formatée bloque l'import et est signalée par ligne, y compris la date de signature

  • Préavis (valeur et unité : jours/mois)

    • s'il n'y a pas de préavis, laissez la cellule vide.

  • Reconduction (TACIT ou NO) et durée de reconduction

    • parmi la liste déroulante

    • Optionnelles : laissez vide s'il n'y a pas de reconduction.

  • Champs personnalisés

    • Respecter le type de champ (date, sélecteur, nombre etc)

    • Pour un champ liste à choix multiples : séparez les valeurs par un point-virgule (;), en reprenant exactement les libellés des options

Finaliser l'import

  • Télécharger le fichier au format .xlsx

  • Cliquer sur Importer le fichier complété ( Etape 2)

  • Vérifier les données

  • Cliquer sur Confirmer et importer

Les contrats et leurs informations sont automatiquement créés et classés dans la contrathèque..

Après l'import, si le nom ou le rangement d'un contrat ne suit pas les règles de son type, vous pouvez les lui réappliquer sans le recréer. Voir Synchroniser les automatisations d'un contrat existant.

Importer uniquement les données des contrats


Vous importez :

  • uniquement les données des contrats

Cas d'usage : vous n'avez pas encore les PDF ou souhaitez les ajouter plus tard

Etapes

  • Sélectionner Créer des nouveaux contrats

  • Télécharger le modèle Excel généré automatiquement (Etape 1)

Tous les contrats sont créés et classés dans Tomorro.
​

Les PDF signés peuvent être ajoutés ultérieurement

Transférer des documents par mail

Pour ranger un contrat signé en envoyant un PDF par e-mail, sans fichier Excel, consultez Ranger un document signé par e-mail.

Vous avez importé des PDF sans leurs données ? Oro peut extraire les informations essentielles depuis la vue Contrats incomplets : consultez Oro - Analyse et extraction de données.

Questions fréquentes

J'importe le fichier Excel et rien ne se passe : pourquoi ?

Tomorro vérifie chaque ligne du fichier avant l'import et signale les erreurs ligne par ligne (par exemple Nom du contrat manquant. ou Type de contrat inconnu.). Corrigez les lignes signalées dans le fichier, puis importez-le à nouveau.

Pour un import de documents signés, ces colonnes doivent être remplies : Nom du fichier, Nom du contrat, Cocontractant et Type de contrat.

Mots-clés : import en masse, masse, template

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