Seuls les administrateurs de l'organisation peuvent créer, modifier et gérer les dossiers ainsi que leurs droits d'accès dans la contrathèque Tomorro.
Créer une arborescence de dossiers
La contrathèque vous permet de structurer vos contrats à l'aide de dossiers et sous-dossiers afin d'organiser vos contrats et de maîtriser leur visibilité.
Créer un dossier
Accéder à la contrathèque depuis le menu principal
Cliquer sur Nouveau dossier en haut à droite
Sélectionner le dossier parent
Par défaut, Contrathèque est la racine publique
Nommez le dossier.
Cliquez sur "Créer ce dossier" pour valider.
Le créateur du dossier en est le propriétaire et dispose d'un accès complet à tous les contrats qu'il contient. La propriété peut ensuite être transférée à un autre administrateur (voir la section Changer le propriétaire d'un dossier).
Créer un sous-dossier
La procédure est identique à celle de la création d'un dossier :
Entrer dans le dossier parent.
Cliquez sur "Créer un dossier" en haut à droite.
Renseignez le nom du sous-dossier et sélectionnez son dossier parent.
Cliquez sur "Créer le dossier" pour finaliser.
Les sous-dossiers héritent automatiquement des droits d'accès du dossier parent.
Modifier, déplacer ou supprimer des dossiers
Modifier un dossier
Ouvrir le dossier concerné
Cliquer sur … en haut à droite
Sélectionner Éditer le dossier
Modifier le nom ou changer le dossier parent
Supprimer un dossier
Ouvrir le dossier
Cliquer sur … puis Supprimer le dossier
Saisir
supprimerpour confirmerCliquer sur "Supprimer le dossier".
Les contrats restent accessibles dans la contrathèque mais ne sont plus rattachés à un dossier.
Gérer les dossiers en masse
Depuis la contrathèque, sélectionner un ou plusieurs dossiers
Choisir une action :
Déplacer vers un autre dossier
Supprimer (confirmation requise)
Partager (à un groupe ou un membre)
Gérer les accès aux dossiers
La gestion des accès aux dossiers est essentielle pour contrôler la visibilité et les droits d'interaction sur les contrats.
Ajouter des membres ou des groupes à un dossier
Accéder au dossier concerné
Cliquer sur Partager en haut à droite
Ajouter :
un ou plusieurs groupes
ou des membres individuellement
Tous les membres ajoutés disposent d'un accès en lecture seule au dossier et à l'ensemble de ses sous-dossiers.
Partager un dossier à tous les membres
Pour rendre un dossier visible par l'ensemble de l'organisation sans ajouter chaque membre individuellement :
Accéder au dossier concerné
Cliquer sur Partager en haut à droite
Activer l'option Partager à tous
Le dossier est alors visible par tous les membres de l'organisation. Pour revenir à un partage restreint, désactiver l'option : le partage avec des membres ou groupes redevient disponible.
Les sous-dossiers d'un dossier partagé à tous sont automatiquement partagés à tous. Ce partage hérité se gère depuis le dossier parent.
Comme pour un partage classique, les membres disposent d'un accès en lecture seule : les possibilités d'interaction dépendent du rôle de chacun sur le contrat.
Comprendre les règles d'accès aux contrats
L'accès effectif à un contrat dépend de deux éléments :
l'accès au dossier et
le rôle sur le contrat.
Accès au dossier + non participant
→ Accès au contrat en lecture seule
Accès au dossier + participant au contrat
→ Possibilité d'interagir avec le contrat
Pas d'accès au dossier + participant au contrat
→ Possibilité d'interagir avec le contrat
→ Le contrat apparaît directement à la racine de la contrathèque de l'utilisateur
Spécificité du rôle Lecteur
Lecteur
→ Peut voir uniquement les contrats signés du dossier dans lequel il a été ajouté
Lecteur – Signataire
→ Peut voir :les contrats signés du dossier dans lequel il a été ajouté
les contrats en cours de signature pour lesquels il a été ajouté en tant que signataire
Supprimer l'accès à un dossier
Accéder au dossier
Cliquer sur Partager
Survoler le membre ou le groupe
Cliquer sur la croix pour retirer l'accès
Un membre retiré :
perd l'accès au dossier et à ses sous-dossiers
conserve l'accès aux contrats pour lesquels il est participant
Changer le propriétaire d'un dossier
Le propriétaire d'un dossier peut transférer cette propriété à un autre administrateur :
Ouvrir le dossier
Cliquer sur … en haut à droite puis sélectionner Changer de propriétaire
Sélectionner le nouveau propriétaire dans la liste
Cliquer sur Confirmer
Le propriétaire de chaque dossier est visible dans la colonne Propriétaire de la contrathèque.
Seul le propriétaire actuel du dossier peut effectuer ce transfert, et uniquement vers un administrateur de l'organisation.
Le nouveau propriétaire peut gérer le partage et les paramètres du dossier. L'ancien propriétaire reste participant.
Chaque transfert est enregistré dans le journal d'audit de l'organisation.