Les vues filtrées vous permettent d'organiser et d'analyser votre contrathèque en affichant uniquement les contrats correspondant à certains critères.
Par défaut, deux vues sont disponibles :
Expiring soon
Signed contracts
Vous pouvez créer autant de vues filtrées que nécessaire pour adapter l'affichage à vos besoins.
Créer une vue filtrée
Ajouter une nouvelle vue
Cliquez sur + dans la section Vues filtrées
Nommer la nouvelle vue
Donnez un nom à votre vue
Ajouter des filtres
Les filtres permettent d'afficher uniquement les contrats correspondant à certains critères. Vous pouvez combiner plusieurs filtres.
Exemple :
Cocontractant = Leroy Merlin
Étape de négociation = Signé
Il est également possible de filtrer par signataires.
⚠️ Les filtres ne peuvent pas être appliqués aux champs personnalisés de type texte mis en forme ni aux champs issus des tableaux dynamiques.
Créer un groupe de filtres
Un groupe de filtres permet de combiner plusieurs conditions avec une logique Et / Ou, comme des parenthèses dans une formule.
Cliquez sur Ajouter
Sélectionnez Ajouter un groupe de filtres, un premier filtre est automatiquement ajouté dans le nouveau groupe.
Ajoutez d'autres filtres à l'intérieur du groupe si besoin.
Au sein de chaque groupe, vous choisissez l'opérateur appliqué entre les filtres :
Et : tous les filtres du groupe doivent être satisfaits.
Ou : au moins un filtre du groupe doit être satisfait.
Exemple : afficher les contrats Signés dont le cocontractant est Leroy Merlin ou Castorama.
→ Créez un filtre Étape de négociation = Signé, puis un groupe de filtres contenant Cocontractant = Leroy Merlin et Cocontractant = Castorama reliés par Ou.
Vous pouvez imbriquer des groupes jusqu'à 3 niveaux pour construire des combinaisons complexes. Au dernier niveau, vous pouvez encore ajouter des filtres, mais plus de sous-groupe.
Cette logique de groupes de filtres est aussi disponible sur les vues Cocontractants et Contrats incomplets.
Choisir les colonnes à afficher
Vous pouvez personnaliser les colonnes visibles dans la vue.
Cliquez sur Champs
Recherchez le champ souhaité
Cliquez sur l'icône œil pour afficher ou masquer la colonne
Utilisez les six points pour réorganiser l'ordre des colonnes
Enregistrer
Cliquer sur "Enregistrer la vue" en haut à droite.
Partager une vue
Les vues n'impactent jamais les droits d'accès aux contrats.
Si un utilisateur n'a pas accès à certains contrats, ils n'apparaîtront pas dans la vue, même si elle est partagée.
Trois types de vues existent et vous pouvez à tout moment rendre la vue privée ou la partager avec des groupes/membres spécifiques.
Vues privées
Visibles uniquement par vous.
Par défaut, toute nouvelle vue est privée.
Vues publiques
Visibles par tous les membres de l'organisation.
Cliquez sur "Partager" en haut de la vue.
Cochez "Rendre publique".
Vues partagées
Accessibles uniquement à certains membres ou groupes.
Cliquez sur "Partager" en haut de la vue.
Sélectionnez les membres/groupes dans le champ prévu.
Ils verront alors la vue dans leur section Vues filtrées.
Retirer l'accès à une vue
Passez la souris sur le nom d'un membre/groupe
Cliquez sur la croix à droite.
Modifier une vue
Seul le créateur de la vue peut modifier :
son nom
ses filtres
ses paramètres de partage
Ouvrez la vue concernée
Modifiez les filtres ou les colonnes
Cliquez sur Enregistrer la vue
Si un autre utilisateur modifie la vue et l'enregistre, une copie privée est automatiquement créée pour lui.
Supprimer une vue
Seul le créateur de la vue peut la supprimer.
Cliquer sur les "..." en haut à droite de la vue
Cliquer sur "Supprimer la vue".
⚠️ La suppression d'une vue est définitive.
Actions de masse
Depuis une vue filtrée, vous pouvez sélectionner plusieurs contrats pour effectuer des actions de masse, par exemple :
Éditer
Envoyer
Télécharger
Déplacer
Supprimer
Pour en savoir plus, consultez l'article Manipuler vos contrats en masse
Trier les contrats dans une vue
Vous pouvez désormais trier les contrats affichés dans une vue filtrée en cliquant sur l'en-tête d'une colonne.
Cliquez sur le nom d'une colonne pour trier par ordre croissant ou décroissant.
Le tri appliqué est automatiquement mémorisé : lorsque vous revenez sur la vue, l'ordre de tri est conservé.
Cette fonctionnalité est disponible sur toutes les vues filtrées, qu'elles soient privées, publiques ou partagées.
Exporter les contrats d'une vue
Vous pouvez également exporter les contrats affichés dans une vue.
Cliquez sur ... en haut à droite
Cliquez sur Exporter les contrats
Pour plus de détails, consultez l'article Exporter les données de contrats sous excel.