Les vues filtrées vous permettent d’organiser et d’analyser votre contrathèque en affichant uniquement les contrats correspondant à certains critères.
Par défaut, deux vues sont disponibles :
Expiring soon
Signed contracts
Vous pouvez créer autant de vues filtrées que nécessaire pour adapter l’affichage à vos besoins.
Créer une vue filtrée
Ajouter une nouvelle vue
Cliquez sur + dans la section Vues filtrées
Nommer la nouvelle vue
Donnez un nom à votre vue
Ajouter des filtres
Les filtres permettent d’afficher uniquement les contrats correspondant à certains critères. Vous pouvez combiner plusieurs filtres.
Exemple :
Cocontractant = Leroy Merlin
Étape de négociation = Signé
Il est également possible de filtrer par signataires.
⚠️ Les filtres ne peuvent pas être appliqués aux champs personnalisés de type texte mis en forme ni aux champs issus des tableaux dynamiques.
Choisir les colonnes à afficher
Vous pouvez personnaliser les colonnes visibles dans la vue.
Cliquez sur Champs
Recherchez le champ souhaité
Cliquez sur l’icône œil pour afficher ou masquer la colonne
Utilisez les six points pour réorganiser l’ordre des colonnes
Enregistrer
Cliquer sur "Enregistrer la vue" en haut à droite.
Partager une vue
Les vues n’impactent jamais les droits d’accès aux contrats.
Si un utilisateur n’a pas accès à certains contrats, ils n’apparaîtront pas dans la vue, même si elle est partagée.
Trois types de vues existent et vous pouvez à tout moment rendre la vue privée ou la partager avec des groupes/membres spécifiques.
Vues privées
Visibles uniquement par vous.
Par défaut, toute nouvelle vue est privée.
Vues publiques
Visibles par tous les membres de l’organisation.
Cliquez sur "Partager" en haut de la vue.
Cochez "Rendre publique".
Vues partagées
Accessibles uniquement à certains membres ou groupes.
Cliquez sur "Partager" en haut de la vue.
Sélectionnez les membres/groupes dans le champ prévu.
Ils verront alors la vue dans leur section Vues filtrées.
Retirer l'accès à une vue
Passez la souris sur le nom d’un membre/groupe
Cliquez sur la croix à droite.
Modifier une vue
Seul le créateur de la vue peut modifier :
son nom
ses filtres
ses paramètres de partage
Ouvrez la vue concernée
Modifiez les filtres ou les colonnes
Cliquez sur Enregistrer la vue
Si un autre utilisateur modifie la vue et l’enregistre, une copie privée est automatiquement créée pour lui.
Supprimer une vue
Seul le créateur de la vue peut la supprimer.
Cliquer sur les "..." en haut à droite de la vue
Cliquer sur "Supprimer la vue".
⚠️ La suppression d’une vue est définitive.
Actions de masse
Depuis une vue filtrée, vous pouvez sélectionner plusieurs contrats pour effectuer des actions de masse, par exemple :
Éditer
Envoyer
Télécharger
Déplacer
Supprimer
Pour en savoir plus, consultez l’article Manipuler vos contrats en masse
Exporter les contrats d’une vue
Vous pouvez également exporter les contrats affichés dans une vue.
Cliquez sur ... en haut à droite
Cliquez sur Exporter les contrats
Pour plus de détails, consultez l’article Exporter les données de contrats sous excel.