Sélectionner des contrats en masse
Dans la contrathèque et les vues filtrées, chaque contrat est accompagné d'une case à cocher, vous permettant de le sélectionner ou de le désélectionner individuellement.
Pour sélectionner tous les contrats affichés, utilisez la case à cocher située en haut à gauche, dans l'en-tête de la première colonne.
Dès qu'un contrat est sélectionné, une barre d'outils s'affiche en bas de l'écran, offrant plusieurs actions de masse :
Éditer des contrats en masse
L'option "Éditer" vous permet de mettre à jour plusieurs informations telles que :
Champs personnalisés
Type de contrat associé
Nom du cocontractant
Participants
Si vous modifiez un champ, la nouvelle valeur remplacera celle de tous les contrats sélectionnés.
En revanche, l'ajout de participants ne supprimera pas les participants déjà présents, mais les ajoutera à chaque contrat sélectionné.
Envoyer plusieurs contrats en signature
Avant d'envoyer des contrats en signature, assurez-vous qu'ils soient prêts :
Tous les champs personnalisés du document sont remplis.
Le document comporte au moins une zone de signature.
Tous les signataires sont définis.
L'envoi en signature multiple est disponible uniquement avec la signature Tomorro.
Cliquez sur "Envoyer" dans la barre d'outils en bas de l'écran.
Rédigez une note accompagnant l'e-mail de signature.
Activez si besoin des rappels automatiques de signature (tous les 5 jours).
Si une approbation est nécessaire, le workflow d'approbation se déclenchera avant l'envoi aux signataires.
Une fois envoyés, les contrats apparaissent dans "Négociations en cours" sous "En signature".
Déplacer des contrats en masse
L'option "Déplacer" permet de changer l'emplacement de plusieurs contrats en même temps.
Sélectionnez les contrats à déplacer.
Cliquez sur "Déplacer" dans la barre d'outils.
Choisissez le nouvel emplacement.
Confirmez l'action.
Seuls les administrateurs et participants ont le droit de déplacer des contrats.
Si un utilisateur tente de déplacer des contrats sans les autorisations nécessaires, un message d'alerte l'en informera.
Supprimer des contrats en masse
L'option "Supprimer" permet d'effacer rapidement plusieurs contrats.
Sélectionnez les contrats à supprimer.
Cliquez sur "Supprimer" dans la barre d'outils.
Confirmez l'action.
Seuls les administrateurs, contacts internes et responsables de contrats peuvent effectuer cette action.
Si un utilisateur non autorisé tente de supprimer certains contrats, une notification lui indiquera que la suppression n'a pas été effectuée pour ces contrats.