Tomorro permet d’utiliser DocuSign pour envoyer un contrat en signature électronique, tout en centralisant le suivi et l’archivage dans la plateforme.
Avantages :
Utiliser votre outil existant
Envoyer vos contrats via DocuSign si votre organisation l’utilise déjà.Centraliser le suivi
Suivre le statut de signature directement depuis le contrat dans Tomorro.Archiver automatiquement
Le PDF signé et la date de signature sont automatiquement ajoutés à la fiche de synthèse du contrat.
Connecter son compte DocuSign
Avant d’envoyer un contrat en signature, connecter votre compte DocuSign depuis les paramètres d’intégration.
La connexion est requise pour chaque utilisateur souhaitant envoyer des contrats via DocuSign.
Préparer le contrat
Créer le contrat dans Tomorro ou
Importer un document externe (PDF ou Word).
S’assurer que :
Le contenu est finalisé
Les approbations éventuelles sont complétées
Les champs obligatoires sont renseignés
Lancer la signature
Cliquer sur Envoyer en haut à droite.
Sélectionner Préparer la signature.
Si l’option est grisée, vérifier que toutes les modifications, approbations et champs requis ont été complétés.
Vérifier que l'outil sélectionné est bien E-signature DocuSign.
Ajouter les signataires
Ajouter les signataires internes
Sélectionner les membres de votre organisation.
Ajouter les signataires du cocontractant
Renseigner l’adresse email ou sélectionner un contact existant.
Il est possible d’ajouter plusieurs signataires par partie.
Configurer les zones de signature
Positionner les champs nécessaires dans le document :
Zone de signature
Bon à savoir
Selon votre configuration DocuSign, il est possible d’ajuster les champs directement dans DocuSign lors de la création de l’enveloppe, avant l’envoi définitif.
Ajouter des pièces jointes ou annexes à l'enveloppe de signature DocuSign
Ajouter, si nécessaire, des pièces jointes à l’enveloppe de signature DocuSign.
Ces documents seront inclus dans le processus de signature.
Si vous souhaitez qu’une annexe soit également signée, ajouter des zones de signature directement sur celle-ci.
Envoyer le contrat pour signature
Valider la préparation.
Le bouton est grisé ?
Cela signifie généralement qu’au moins une zone de signature n’a pas encore été ajoutée au contrat. Ajoutez la ou les zones de signature manquantes pour pouvoir valider la préparation.
Ajouter un message aux signataires (optionnel ou pré-defini par vos administrateurs).
Ajouter un approbateur (optionnel ou pré-défini par vos administrateurs dans les procédures d'approbation).
Cliquer sur Envoyer pour signature ou créer l'enveloppe sur DocuSign selon le paramétrage de votre intégration.
Annuler le processus de signature
Si vous devez annuler une signature :
Cliquez sur "..." en haut à droite de la page projet.
Sélectionnez "Annuler le processus de signature"
Vous pourrez relancer la signature ultérieurement en suivant les étapes décrites ci-dessus.
Important : Si l’enveloppe a été envoyée via DocuSign, seule la personne qui a créé et envoyé l’enveloppe peut l’annuler, que ce soit depuis DocuSign ou depuis Tomorro.
Suivi de la signature
Le statut est automatiquement mis à jour dans Tomorro :
En attente
Signé
Si vous souhaitez relancer les signataires, cela se fait directement depuis DocuSign.
Une fois signé :
Le PDF final est ajouté au contrat
La date de signature est automatiquement renseignée
Le contrat est archivé dans votre contrathèque
