Tomorro vous permet de centraliser la configuration des approbations, l’envoi du contrat et le suivi du processus, tout au long du cycle de vie du contrat.
Configurer l’envoi et les approbations
La configuration des approbations et de l’envoi du contrat est regroupée dans un même panneau.
Depuis ce panneau, vous pouvez :
visualiser le workflow d’approbation avant l'envoi ou la signature,
ajouter une approbation en cours de négociation.
Un rappel automatique est envoyé tous les 2 jours aux approbateurs tant qu’ils n’ont pas pris de décision.
Envoyer le contrat après approbation
Une fois toutes les approbations validées :
le contrat est automatiquement envoyé au cocontractant pour révision ou signature,
aucune action manuelle n’est nécessaire après l’approbation.
L’approbation et l’envoi étant liés, le processus reste fluide et sécurisé.
Ajouter ou modifier des approbateurs en cours de contrat
Lorsque aucun circuit d’approbation n’a été défini, il est possible :
d’ajouter des approbateurs (administrateurs ou managers),
même en cours de négociation.
Cette configuration fonctionne aussi bien pour :
l’envoi au cocontractant,
que pour l’envoi en signature.
Suivre l’avancement des approbations
Le suivi des approbations est accessible directement depuis le contrat.
Le tracker affiche :
les différentes étapes du workflow,
le statut de chaque approbateur (en attente, approuvé, rejeté),
l’évolution du processus en temps réel.
L’affichage s’actualise automatiquement à chaque action.
Absence et ré-assignation
En cas d’absence d’un approbateur, les administrateurs et managers peuvent réassigner l’approbation à un autre administrateur ou manager directement depuis le contrat.
Approuver ou rejeter une approbation
Un approbateur peut approuver ou rejeter le document s’il estime que des modifications sont nécessaires.
Lors d’un rejet :
le processus d’approbation est interrompu,
le contrat revient à l’étape précédente,
une note de rejet peut être ajoutée pour expliquer la décision.
Cette note est visible :
dans le tracker,
dans le fil d’activité,
et dans l’email de notification envoyé au demandeur.
Annuler une procédure d’approbation
Il est possible d’annuler une procédure d’approbation en cours, indépendamment d’une décision d’approbateur.
L’annulation permet de :
modifier librement le contrat,
relancer une nouvelle procédure d’approbation,
ou ajouter des approbateurs si aucun circuit n’était initialement prévu.
Bon à savoir : vous devez être participant au contrat pour pouvoir annuler une procédure d’approbation.