Tomorro vous permet de configurer, déclencher et suivre une procédure d’approbation directement depuis le contrat, avant son envoi au cocontractant ou avant sa signature.
Une procédure d’approbation peut intervenir :
Avant l’envoi au cocontractant
Avant l’envoi en signature
Cette fonctionnalité est réservée aux managers et administrateurs.
Un manager peut approuver un contrat, mais seulement s’il est désigné comme approbateur dans le workflow.
Déclencher une procédure d’approbation
L’envoi en approbation et l’envoi du contrat sont regroupés dans un même panneau.
Depuis ce panneau, vous pouvez :
Visualiser le workflow d’approbation
Identifier les étapes avant envoi ou signature
Ajouter des approbateurs si aucun circuit n’est défini
Une fois le contrat envoyé en approbation, les approbateurs reçoivent une notification.
Un rappel automatique est envoyé tous les 2 jours tant qu’aucune décision n’a été prise.
La personne qui déclenche la procédure ne figure pas parmi les validateurs, même si elle est configurée comme approbatrice dans le type de contrat : son envoi en approbation vaut accord et sa demande est automatiquement passée.
Dans un bloc « Premier à approuver », si l'initiateur fait partie des approbateurs, le bloc entier est considéré comme validé.
Envoyer automatiquement le contrat après approbation
Lorsque toutes les approbations sont validées :
Le contrat est automatiquement envoyé au cocontractant, ou
Envoyé en signature,
selon l’étape prévue.
Aucune action supplémentaire n’est nécessaire.
Ajouter ou modifier des approbateurs
Si aucun circuit d’approbation n’a été défini, vous pouvez :
Ajouter un ou plusieurs approbateurs (administrateurs ou managers)
Le faire même en cours de négociation
Cette possibilité s’applique :
Avant l’envoi au cocontractant
Avant l’envoi en signature
Un approbateur est toujours un membre interne de votre organisation (Administrateur ou Manager). Une personne externe (avocat, conseil, cocontractant) ne peut pas approuver un contrat : vous pouvez en revanche l’ajouter comme participant pour lui donner accès au document en lecture.
Suivre l’avancement des approbations
Le suivi est accessible directement depuis le contrat.
Le tracker permet de visualiser :
Les étapes du workflow
Le statut de chaque approbateur (en attente, approuvé, rejeté)
L’avancement du processus en temps réel
L’affichage s’actualise automatiquement après chaque action.
Réassigner une approbation en cas d’absence
En cas d’absence, un administrateur ou un manager peut :
Réassigner l’approbation à un autre administrateur ou manager
La modification se fait directement depuis le contrat.
Annuler une procédure d’approbation
Vous pouvez annuler une procédure d’approbation en cours.
L’annulation permet de :
Modifier librement le contrat
Relancer une nouvelle procédure d’approbation
Ajouter des approbateurs si nécessaire
Vous devez être participant au contrat pour pouvoir annuler une procédure d’approbation.