Fonctionnalité réservée aux administrateurs.
Définition d'un champ personnalisé
Un champ personnalisé est une variable insérée dans un modèle ou utilisée dans un contrat.
Il permet de :
Structurer les informations d'un contrat
Alimenter la fiche de synthèse
Déclencher des automatisations
👉 Pour comprendre les différents formats possibles, consultez : Les différents types de champs personnalisés.
Créer un champ personnalisé
Les champs personnalisés viennent compléter les champs natifs déjà proposés par Tomorro.
Accéder à un point de création
Un champ peut être créé depuis :
Les Composants dynamiques
L'éditeur d'un modèle ou d'un contrat
Les automatisations d'un type de contrat
La fiche de synthèse d'un type de contrat ou d'un contrat
Créer un nouveau champ
Cliquez sur "+ Nouveau champ personnalisé"
Un panneau latéral s'ouvre avec les informations à renseigner.
Renseigner les paramètres
Nom du champ : ce nom sera visible lors du remplissage, aussi bien dans la fiche de synthèse que dans le modèle de document.
Type de champ : sélectionnez parmi les types disponibles (texte, nombre, date, sélecteurs, etc.).
⚠️ Le type ne peut plus être modifié après création si le champ est déjà utilisé dans un contrat ou dans une condition.
Donnée lié à : choisissez où sera enregistrée l'information du champ.
Lié au contrat : la valeur sera enregistrée uniquement dans le contrat concerné.
Lié au cocontractant : la valeur sera enregistrée sur la fiche du cocontractant et réutilisable dans tous ses contrats.
Texte d'aide (facultatif) : vous pouvez ajouter un message explicatif qui s'affichera au moment du remplissage, pour guider l'utilisateur.
Instructions pour l'IA : vous pouvez ajouter un message explicatif, pour guider l'IA à être plus pertinente.
💡 Cas d'usage : éviter que l'IA identifie vos propres entités comme cocontractant. Sur le champ natif Nom du cocontractant, renseignez des Instructions pour l'IA listant les noms à ne jamais retenir comme cocontractant (maison mère, filiales, marques, variantes juridiques). Par exemple : « Le cocontractant ne pourra s'appeler Tomorro, Leeway, Leeway SAS, qui sont des alias de mon entreprise. » Oro traitera ces noms comme des entités internes à votre groupe.
Ce champ natif se trouve dans les Composants dynamiques, colonne Instructions pour l'IA.
Modifier un champ existant
Ouvrez le champ concerné
Mettez à jour les informations dans le panneau latéral
Cliquez sur enregistrer
Pour les champs de type sélecteur (choix unique ou multiple), l'édition des options a été simplifiée :
votre recherche est conservée pendant l'édition des options
un administrateur peut supprimer en masse les options inutilisées via l'action Supprimer les options inutilisées : une option est considérée comme inutilisée si elle n'est utilisée dans aucun contrat, aucun type de contrat ni aucune condition
Avant l'enregistrement, un récapitulatif s'affiche : les options inutilisées seront définitivement supprimées lors de l'enregistrement, tandis que les options utilisées dans un contrat, un type de contrat ou une condition seront conservées.
Le type d'un champ ne peut plus être modifié une fois le champ créé sauf si ce champ n'est pas utilisé dans un contrat.
Si besoin, vous pouvez toujours supprimer le champ et en recréer un nouveau.
Traduire un champ
Pour traduire un champ personnalisé, consultez cet article.
Ajouter une langue à un champ sélecteur
Si le champ est de type sélecteur à choix unique ou sélecteur à choix multiples, les options doivent être traduites manuellement.
La traduction du nom du champ n'entraîne pas la traduction automatique des options.
Enregistrez le champ
Une fois les informations complètes, cliquez sur "Enregistrer ce champ" en bas à droite.
Dupliquer le champ
Cliquez sur Actions, puis sur Dupliquer le champ.
Supprimer un champ
Cliquez sur Actions, puis sur Supprimer le champ.
Si le champ est utilisé dans un ou plusieurs types de contrats, il sera supprimé de tous les types de contrats et de tous les contrats existants de manière irréversible.
Une confirmation écrite sera demandée avant la suppression.
Si le champ est utilisé dans une condition (règle dynamique), il ne peut pas être supprimé : il doit d'abord être retiré des conditions concernées.
Fusionner des champs personnalisés en double
En tant qu'administrateur ou manager, vous pouvez fusionner deux champs personnalisés en double en un seul, depuis l'écran Champs personnalisés (dans les Composants dynamiques).
Pour fusionner deux champs :
Sélectionnez exactement deux champs (l'un des deux au moins doit être un champ personnalisé)
Confirmez via Fusionner les champs personnalisés
Avant d'appliquer la fusion, un aperçu indique le nombre d'éléments impactés dans :
les contrats
les types de contrat
les conditions
les cocontractants
Pour pouvoir être fusionnés, les deux champs doivent :
être du même type (la fusion est disponible pour les types texte et date)
avoir la même assignation : tous deux liés au contrat, ou tous deux liés au cocontractant
La fusion met à jour les types de contrat, les contrats existants et les conditions concernés, ainsi que les cocontractants pour les champs qui leur sont liés.
La fusion est irréversible : une fois la fusion effectuée, le champ source est définitivement supprimé. Elle ne peut pas aboutir si :
les deux champs sont en réalité le même champ
les champs sont de types ou d'assignations différents
le type n'est ni texte ni date
aucun des deux n'est un champ personnalisé fusionnable
un conflit de valeurs existe entre les deux champs sur des enregistrements existants