Ces actions se font depuis un contrat, et non depuis le type de contrat. Elles sont accessibles aux participants du contrat, dès lors que celui-ci est rattaché à un type de contrat.
Les automatisations d'un type de contrat (nom, rangement, participants, rappels, pièces jointes) s'appliquaient uniquement au moment de la création du contrat. Elles peuvent désormais être réappliquées sur un contrat existant, pour qu'il suive les règles à jour de son type de contrat.
Dans cet article :
Comprendre quand les automatisations s'appliquent
Les automatisations du type de contrat sont appliquées ou réappliquées dans les situations suivantes :
À la création d'un contrat.
À la publication d'un import de contrats signés.
À la validation du formulaire d'archivage d'un contrat signé.
Au changement du type de contrat, depuis la fiche de synthèse, depuis le formulaire d'archivage ou depuis une vue filtrée.
À la demande, via l'action Synchroniser les automatisations sur un contrat.
Seules les automatisations pour lesquelles Tomorro dispose des informations nécessaires sont appliquées. Les autres sont simplement ignorées : rien n'est bloqué, et aucune donnée n'est modifiée à votre insu.
Synchroniser les automatisations d'un contrat
Utilisez cette action lorsque vous avez modifié un type de contrat et que vous souhaitez qu'un contrat déjà existant suive la nouvelle règle.
Ouvrez le contrat concerné.
Cliquez sur les ⋯ en haut à droite.
Sélectionnez Synchroniser les automatisations.
Confirmez dans la fenêtre Synchroniser les automatisations
Les règles du type de contrat actuel sont alors réappliquées au contrat. L'emplacement de stockage, le nom, les participants et les fichiers joints peuvent changer.
L'action n'apparaît que si le contrat est rattaché à un type de contrat. Elle n'est pas disponible pour les invités externes.
Appliquer un autre type de contrat
Changer le type de contrat d'un contrat existant réapplique automatiquement les automatisations du nouveau type.
Depuis la fiche de synthèse
Ouvrez le contrat, puis la fiche de synthèse.
Cliquez sur le champ Type de contrat et sélectionnez le nouveau type.
Confirmez dans la fenêtre Mettre à jour les automatisations du modèle
Depuis le formulaire d'archivage
Sur un contrat signé en cours d'archivage, le champ Type de contrat du formulaire propose la même confirmation.
Au moment de valider le formulaire d'archivage, une seconde fenêtre peut apparaître : L'emplacement du contrat peut changer. Elle vous prévient que le contrat sera déplacé selon la règle de rangement dynamique du type.
Changer le type de plusieurs contrats à la fois
Depuis une vue filtrée ou la contrathèque, vous pouvez appliquer un nouveau type de contrat à plusieurs contrats en une seule fois.
Sélectionnez les contrats concernés à l'aide des cases à cocher.
Cliquez sur Éditer dans la barre d'actions.
Choisissez le champ Type de contrat, puis sélectionnez le nouveau type.
Confirmez dans la fenêtre Mettre à jour les automatisations du modèle.
Les automatisations du nouveau type sont appliquées à chaque contrat sélectionné.
Il n'existe pas encore d'action groupée pour resynchroniser des contrats sans changer leur type. Réappliquer en masse le type que les contrats portent déjà n'a aucun effet. Dans ce cas, utilisez Synchroniser les automatisations sur chaque contrat.
Publier un import avant d'avoir toutes les informations
Vous n'êtes pas obligé de compléter tous les champs avant de publier un import de contrats signés.
À la publication, les automatisations pour lesquelles les informations sont déjà disponibles s'appliquent immédiatement.
Les contrats auxquels il manque des informations sont publiés malgré tout et restent visibles dans Contrats incomplets.
Lorsque vous complétez les champs manquants et validez le formulaire d'archivage, les automatisations restantes s'appliquent à leur tour.
Un contrat publié sans son cocontractant ou sans sa date de fin peut donc être renommé et rangé correctement plus tard, sans intervention manuelle sur chaque contrat.
Savoir ce qui est remplacé et ce qui est conservé
Selon l'automatisation concernée, le comportement diffère :
Nom du contrat : recalculé à partir de la règle de nom dynamique du type, puis remplacé.
Dossier de rangement : recalculé, le contrat est déplacé dans le dossier correspondant.
Participants : ceux qui provenaient de l'ancien type sont retirés, ceux du nouveau type sont ajoutés.
Rappels : ceux qui provenaient de l'ancien type sont supprimés, ceux du nouveau type sont créés.
Pièces jointes : celles qui provenaient de l'ancien type sont retirées, celles du nouveau type sont ajoutées.
Tout ce que vous avez ajouté manuellement sur le contrat est conservé : participants invités à la main, rappels personnalisés et fichiers déposés directement sur le contrat.
Connaître les limites
Modifier un type de contrat ne met pas à jour les contrats existants automatiquement. Il faut passer par l'une des actions décrites dans cet article.
Une automatisation dont les champs requis ne sont pas renseignés n'est pas appliquée. Complétez les champs, puis relancez la synchronisation.
Le nom du contrat n'est recalculé que si le type comporte une règle de nom dynamique. Sans cette règle, le nom existant est conservé.
Vous ne souhaitez pas qu'une automatisation précise soit appliquée ? Retirez-la du type de contrat, appliquez le type au contrat, puis remettez-la dans le type.