Tomorro vous permet d’importer facilement vos documents signés pour créer un projet, compléter les informations essentielles et archiver le contrat dans la contrathèque.
1️⃣ Ajouter votre document signé
Les documents signés doivent être au format PDF.
Vous pouvez l'ajouter de trois manières :
Depuis la page d'accueil
Cliquez sur + Nouveau projet et sélectionnez Ranger un document signé
Choisissez si le document signé :
crée un nouveau projet, ou
met à jour un projet existant créé automatiquement par e-mail ou la contrathèque
Ajoutez ou glissez-déposez votre PDF signé
Le projet est créé avec le statut Projet signé à compléter.
Depuis contrathèque
Glissez-déposez directement vos documents signés dans la contrathèque.
Tomorro créera automatiquement un projet signé à compléter.
Par e-mail
Vous pouvez transférer un e-mail contenant un document signé à l’adresse dédiée fournie par votre organisation.
Chaque document reçu :
crée automatiquement un projet signé à compléter
apparaît dans la contrathèque
Chaque nouveau projet importé est désormais automatiquement créé avec le statut "Projet signé à compléter" par défaut.
2️⃣ Compléter les informations du projet
❇️ Si votre organisation utilise Oro IA, Oro analyse et extrait automatiquement le document et préremplit :
le modèle du projet
les champs obligatoires
les champs personnalisés
le nom du co-contractant
Vous pouvez vérifier et corriger les données avant validation.
Modèle du projet
Le modèle choisi peut exiger des champs supplémentaires.
La sélection d’un modèle est obligatoire.
Formulaire intégré et champs obligatoires
Depuis la fiche de synthèse :
vérifiez les données extraites
complétez les champs obligatoires
validez
Une fois les données validées, le projet passe au statut Signé.
3️⃣ Archiver votre projet signé
Selon la configuration de votre organisation, l’archivage peut être :
Archivage dans un dossier spécifique
Si le document est importé dans un dossier donné, le projet y apparaît automatiquement.
Archivage dynamique
Si le modèle contient une règle d’archivage, Tomorro classe automatiquement le projet.
Archivage manuel
Sans règle d’archivage, vous pouvez manuellement déplacer le projet dans le dossier souhaité.
4️⃣ Ajouter des éléments complémentaires
Vous pouvez enrichir votre projet signé en ajoutant :
des fichiers joints
des participants
des rappels ou tâches
Vous pouvez ensuite passer au projet suivant ou revenir à la contrathèque.
5️⃣ Suivre vos projets signés
Une fois votre document importé, Tomorro facilite le suivi des projets qui nécessitent encore une action.
Projets à compléter
Tous les projets signés, même incomplets, sont visibles dans la contrathèque.
Un projet signé peut être marqué à compléter si :
des champs obligatoires sont manquants
aucun modèle n’a été sélectionné
une donnée trouvée par Oro IA attend validation
Une pastille rouge vous indique le nombre de projets à compléter (ceux auxquels vous participez).
Vous pouvez filtrer les projets par cocontractant, créateur, statut ou date pour mieux organiser votre travail.
Projets sans emplacement
Un projet sera placé dans le dossier Projets sans emplacement si :
aucune règle d’archivage n’est définie
aucun modèle n’a été sélectionné
il a été glissé-déposé à la racine de la contrathèque
Ces projets sont visibles seulement par :
les participants
les administrateurs
Le dossier s'actualise automatiquement dès qu’une règle d’archivage est appliquée.