Vous avez opté pour notre service de reprise et de migration de vos contrats existants, ce qui veut dire que l’équipe Tomorro s'en chargera, afin que vous puissiez retrouver tous vos documents en un seul et même endroit.
Vous aurez ainsi accès aux informations clés de vos contrats et recevrez des rappels lorsque ceux-ci seront sur le point d’être renouvelés ou d’arriver à expiration.
Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes du processus de reprise de vos contrats, incluant notamment les éléments dont nous aurons besoin de votre part ainsi que les limites de cette reprise. Cela nous permettra de gérer l’intégration de vos contrats dans les meilleures conditions et dans les meilleurs délais.
Les étapes du processus de reprise de vos contrats
1️⃣ Signature d’un NDA
Avant de vous demander l’accès à vos contrats, nous signerons un accord de confidentialité (NDA) afin de garantir la confidentialité du projet et de vos données.
Pour cela, l'équipe Tomorro vous enverra le contrat à compléter et à signer via la plateforme Tomorro.
2️⃣ Partage de vos documents
Partage du lien Drive
Une fois le NDA signé, l’équipe Tomorro vous partagera un dossier Drive sur lequel vous pourrez importer vos contrats.
Si vous souhaitez utiliser un autre mode de transfert, n’hésitez pas à en informer votre chargé de compte afin de convenir du mode de partage le plus adapté.
Définition de votre arborescence
Lors de cette étape, votre chargé de compte vous proposera de définir l’arborescence des dossiers et sous-dossiers que vous souhaitez mettre en place pour organiser vos contrats dans votre contrathèque Tomorro.
Pour cela, deux options s’offrent à vous :
Reprise de votre arborescence de dossiers existante : Nous répliquerons l’arborescence de dossiers/sous-dossiers tel que présenté dans le Drive ou Sharepoint.
Création d’une nouvelle arborescence de dossiers via notre fonctionnalité d’archivage dynamique : Vous pourrez créer une nouvelle arborescence basée sur les informations clés qui seront extraites. Par exemple vous pourriez avoir un premier niveau de dossier avec le nom du modèle, et un second avec le nom de votre cocontractant.
Pour en savoir plus sur notre fonctionnalité d’archivage dynamique, vous pouvez vous référer à la documentation suivante).
Veuillez noter que si vous choisissez la seconde option, les champs utilisés pour l’archivage doivent respecter certaines conditions :
L’information doit pouvoir être extraite, c'est-à-dire qu’elle doit être identifiable dans le document.
Les champs doivent avoir été facturés. Si ce n’est pas déjà le cas ils pourront être facturés 0,50€/champ/contrat.
Les pré-requis
Plusieurs pré-requis doivent être respectés lors de cette étape :
Points clés | Pré-requis |
Nombre de documents | Le nombre de contrats que Tomorro importera dans votre compte a été convenu en amont et est indiqué sur le devis signé. Lors du partage des documents, votre chargé de compte vous informera du nombre de documents transmis. Veuillez noter que si le nombre de documents à analyser est supérieur à celui convenu, chaque fichier supplémentaire analysé et importé par Tomorro sera facturé 5€HT par document. |
Choix des documents à analyser | Les documents que vous importez dans Tomorro sont analysés de manière indépendante, sans lien automatique avec d’autres fichiers. L’objectif est d’en extraire directement les informations clés à suivre au quotidien sur la plateforme. Ainsi, privilégiez uniquement les documents PDF les plus pertinents. Des fichiers comme des CGV non signées, courriers ou plaquettes commerciales, qui n’ont pas de valeur contractuelle propre et dont les informations dépendent d’autres contrats, sont à conserver en annexe de ces derniers autant que possible. |
Format des documents | Les documents doivent être transmis au format PDF. Si certains de vos documents sont dans un autre format, veillez à les convertir en PDF avant de les partager. Autrement, ils ne pourront pas être analysés et ne seront donc pas traités par Tomorro. |
Transfert des documents | Le transfert des documents doit respecter les conditions suivantes : • Si le nombre de contrats à migrer est inférieur à 1 000 documents, ils seront traités et importés en une seule fois. • Si le nombre de contrats à migrer est supérieur à 1 000 documents, Tomorro pourra les traiter et les importer par lots de 1 000 documents, afin de vous laisser le temps de les regrouper si ce n’est pas déjà fait. |
Langue des documents | Les données de vos contrats seront extraites par IA et validées par nos experts juridiques, parlant français et anglais. Afin d’assurer une vérification fiable et conforme à nos standards de qualité, seuls les contrats rédigés dans ces langues seront traités. |
Gestion des annexes et fichiers joints | N’envoyez pas vos annexes et fichiers joints dans le Drive. Sinon, ces documents seront traités et analysés comme des contrats, et inclus dans le décompte des contrats à analyser. Vous pourrez ajouter et lier vos annexes et fichiers joints par la suite, lorsque vos contrats auront été migrés sur votre compte Tomorro. |
3️⃣ Analyse de vos contrats par Tomorro
Définition des modèles
Avant de pouvoir démarrer l’analyse de vos documents, il est important de définir comment vous souhaitez que Tomorro assigne un modèle de document aux contrats analysés.
Deux options s’offrent à vous :
1. Utilisation d’un modèle unique dédié à l’import : Si tous les modèles n’ont pas encore été mis en place sur votre compte Tomorro, nous créerons un modèle générique spécifiquement pour l’import.
Dans cette situation, l’archivage dynamique ne pourra pas être appliqué en fonction du champ modèle.
2. Reprise des modèles paramétrés sur votre compte Tomorro : Si les contrats repris par Tomorro correspondent aux modèles que vous avez déjà définis, nous pourrons les associer à ces modèles lors de l’analyse des documents. Votre chargé de compte vous demandera alors des directives afin d’attribuer chaque contrat au bon modèle.
Choix des participants et rappels par défaut
Avant de procéder à l’import, il sera nécessaire de clarifier les points suivants avec votre chargé de compte :
Participants par défaut au(x) modèle(s) : Quels participants souhaitez-vous définir par défaut sur le modèle d’import générique ou sur vos modèles (selon l’option choisie ci-dessus) afin qu’ils soient automatiquement ajoutés aux contrats importés ?
Pour qu’une personne puisse être ajoutée en tant que participant, elle doit préalablement avoir été ajoutée dans votre organisation Tomorro.
Paramétrage des rappels par modèle(s) : Quels rappels souhaitez-vous configurer sur le modèle d’import générique ou sur vos modèles (selon l’option choisie ci-dessus) afin qu’ils soient automatiquement appliqués aux contrats importés ?
Extraction des informations clés
Une fois les documents reçus, l’arborescence et les modèles définis, Tomorro pourra démarrer l’extraction des informations clés de vos contrats.
Par défaut, les données extraites seront les suivantes :
Le nom du contrat
Le modèle de contrat (selon ce qui a été convenu ci-dessus)
Le nom du cocontractant
Les dates de signature, de début et de fin du contrat
Le type de durée (déterminée, indéterminée ou exécution instantanée)
L’existence ou non d’un préavis et, le cas échéant, sa durée (en jours, mois ou années)
Le type de renouvellement (tacite ou non)
La durée du renouvellement (en jours, mois ou années)
Veuillez noter qu’il est possible d’extraire d’autres champs, à condition que l’information soit présente dans le contrat.
Chaque champ additionnel souhaité sera facturé 0.50€/champ/contrat.
4️⃣ Import de vos contrats sur votre compte Tomorro
Une fois ces éléments définis, nous pourrons procéder à l’import des documents sur votre compte. Pour cela, votre chargé de compte devra impérativement y avoir accès.
Cette étape marquera la finalisation du projet de reprise de vos contrats existants. Vous retrouverez alors sur votre plateforme Tomorro :
Les documents PDF transmis
L’arborescence des dossiers/sous-dossiers définie
Les informations clés extraites et renseignées dans la fiche de synthèse des documents
Les participants ajoutés aux projets
Les rappels paramétrés sur chaque projet
Nous vous partagerons également une vue filtrées qui récapitule l’ensemble des documents qui ont été importés.
Questions & Réponses
Comment les informations clés sont extraites de vos contrats ?
Comment les informations clés sont extraites de vos contrats ?
Les documents seront d’abord analysés et les informations clés extraites par Oro, l’intelligence artificielle de Tomorro. Elles seront ensuite vérifiées par un prestataire disposant d’une expertise juridique afin de garantir leur exactitude.
Qu’est ce qu’Oro ?
Tomorro a développé Oro, l’assistant IA intégré à votre compte (disponible en version freemium ou illimitée selon votre souscription).
Pour en savoir plus sur Oro, veuillez consulter cette page.
Combien de temps ce processus va-t-il prendre ?
Combien de temps ce processus va-t-il prendre ?
La durée du processus dépend du nombre de contrats à reprendre : plus il y a de documents, plus le délai sera long.
Votre Customer Success Manager vous communiquera une estimation de la durée du traitement et vous tiendra informé de l’avancement du projet.
Veuillez également noter que le traitement sera plus long si vous tardez à nous transmettre vos documents. En effet, nous ne pourrons pas démarrer le projet tant que nous n’aurons pas toutes les informations nécessaires.
Comment sont gérées les données ?
Comment sont gérées les données ?
Voici les informations sur la gestion et la sécurité de vos données :
Extraction des données
Nous utilisons Oro pour extraire les informations de vos contrats. Oro repose sur la technologie d’intelligence artificielle d’OpenAI.
Chiffrement et mesures de sécurité
Ni Tomorro, ni OpenAI n’utilisent vos données pour entraîner leurs modèles. Celles-ci sont strictement utilisées pour extraire les informations nécessaires à la reprise de vos contrats.
Vos données sont protégées par un chiffrement de bout en bout : elles sont cryptées aussi bien lors de leur transmission (en transit) que lors de leur stockage sur nos serveurs (au repos).
Tomorro applique une politique de rétention zéro jour : les données ne sont pas conservées par le fournisseur du modèle d’IA.
Conformité
OpenAI, notre sous-traitant, respecte les réglementations RGPD et a signé un accord de traitement des données (DPA).
Oro est classé dans la catégorie faible risque définie par l’AI Act, car il est conçu pour des tâches spécifiques liées aux entreprises et n’implique pas d’applications à haut risque.
Grâce aux différentes mesures mises en place (engagements de transparence, respect des articles 3 et 25), Tomorro s’aligne pleinement sur les exigences de l’AI Act, garantissant ainsi une solution d’IA fiable et sécurisée pour ses clients.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur le processus ou si vous avez besoin d'aide pour organiser le projet de votre côté.
Vous pouvez vous adresser à votre chargé de compte si vous êtes client Tomorro, le commercial avec qui vous échangez si vous n’êtes pas encore client ou contacter l'équipe Support en utilisant le chat dans Tomorro.