Chez Tomorro, nous savons que changer d’outil de gestion de contrats peut soulever plusieurs questions :
Que faire de mes contrats existants ?
Vais-je perdre de l’information ?
Dois-je tout ressaisir à la main ?
Bonne nouvelle : vous n’avez pas à repartir de zéro.
Tomorro vous permet d’importer votre historique de contrats (PDF et données associées) de façon structurée, pour centraliser et exploiter facilement vos informations.
Avant de commencer
Avant l’import, assurez-vous que votre espace est prêt :
vos types de contrat sont créés
vos champs personnalisés sont configurés
Cela permet d’associer correctement vos données lors de l’import.
Choisir votre type d’import
Aller dans la contrathèque ou une vue filtrée
Cliquer sur ⋯ en haut à droite
Cliquer sur Importer des contrats
Vous avez alors le choix entre deux options :
Import en masse de documents signés via CSV
→ importer les PDF signés et les données associéesCréer des nouveaux contrats
→ importer uniquement les données des contrats (sans PDF)
Importer des contrats signés avec leurs données
Vous importez :
les fichiers PDF
les informations associées (dates, statut, renouvellement, préavis, etc.)
Cas d’usage : migration complète depuis un ancien outil
Etapes
Sélectionner Import en masse de documents signés via CSV
Ajouter les fichiers PDF de vos contrats
Télécharger le type de contrat Excel généré automatiquement
(Etape 1)
Compléter le fichier Excel
1 ligne = 1 contrat
ne pas modifier la structure
⚠️ Important :
la colonne A contient les noms des fichiers PDF importés
ne pas modifier ces noms
ne pas déplacer ou renommer les fichiers
Conseils pour remplir le fichier
laisser vide les cellules si l’information est inconnue (ne pas mettre "0")
vérifier les formats :
texte pour les noms
date pour les dates
nombre pour les valeurs numériques
Association des PDF
la colonne A contient les noms des fichiers PDF importés
ne pas modifier ces noms
ne pas supprimer la colonne
sinon, les PDF ne pourront pas être correctement rattachés aux données
⚠️ Ne pas déplacer ou renommer les fichiers côté ordinateur / drive après les avoir importés.
Informations à renseigner
Nom du contrat
Le nom de contrat généré automatiquement dans le modèle ne sera pas utilisé.
Le contrat reprendra uniquement le nom renseigné dans la colonne C du fichier Excel.
Dossier (colonne B)
Deux options :
vide → rangement automatique selon l'archivage dynamique défini dans le type de contrat
chemin personnalisé, par exemple : (ex : Dossier/Sous-dossier)
Contrepartie (nom du cocontractant)
Statut (DRAFT, NEGOTIATING, SIGNING, SIGNED)
parmi la liste déroulante
Type de contrat (type de contrat préalablement défini)
parmi la liste déroulante
Dates (début, fin, signature)
au format JJ/MM/AAAA
Préavis (valeur et unité : jours/mois)
s'il n'y a pas de préavis, laissez la cellule vide.
Reconduction (TACIT ou NO) et durée de reconduction
parmi la liste déroulante
Champs personnalisés
Respecter le type de champ (date, sélecteur, nombre etc)
Finaliser l’import
Télécharger le fichier au format
.xlsCliquer sur Importer le fichier complété
( Etape 2)Vérifier les données
Cliquer sur Confirmer et importer
Les contrats et leurs informations sont automatiquement créés et classés dans la contrathèque..
Importer uniquement les données des contrats
Vous importez :
uniquement les données des contrats
Cas d’usage : vous n’avez pas encore les PDF ou souhaitez les ajouter plus tard
Etapes
Sélectionner Créer des nouveaux contrats
Télécharger le type de contrat généré automatiquement
(Etape 1)
Remplir le fichier Excel avec les informations requises
👉 mêmes champs que l’import avec PDF, sans les fichiersCliquer sur Importer fichier complété
(Etape 2)Vérifier les données
Cliquer sur Confirmer et importer
Tous les contrats sont créés et classés dans Tomorro.
Les PDF signés peuvent être ajoutés ultérieurement