Funktion nur für Administratoren.
Mit Vertragsarten können Sie die Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung Ihrer Verträge standardisieren.
Auf der Registerkarte Vertragsarten finden Sie alle Ihre Vertragsarten (veröffentlicht oder Entwürfe) und können schnell auf die Hauptaktionen zugreifen:
Umbenennen
Duplizieren
Löschen
In einer Vertragsart sind weitere Aktionen verfügbar: veröffentlichen, Veröffentlichung aufheben, herunterladen oder den Aktivitätsverlauf einsehen.
Eine neue Vertragsart erstellen
Zwei Optionen stehen zur Verfügung, um die Erstellung einer Vertragsart zu starten:
Fügen Sie eine vorhandene Dokumentvorlage hinzu, um von Ihrer internen Vertragsstruktur auszugehen.
Oder starten Sie ohne Vorlage und konfigurieren Sie nur die Automatisierungen
Details zum Erstellungsworkflow (Word-Import, Konfiguration der Automatisierungen, Dokumentbearbeitung) finden Sie im Artikel Inhalt einer Vertragsart erstellen oder bearbeiten.
Den Namen meiner Vertragsart bearbeiten
Dieser Abschnitt betrifft das Umbenennen einer Vertragsart (wiederverwendbare Vorlage).
Um einen bereits erstellten Vertrag umzubenennen, klicken Sie direkt auf den Vertragstitel oben auf der Seite, um ihn an Ort und Stelle zu bearbeiten.
Drei Methoden stehen zur Verfügung, um eine Vertragsart umzubenennen:
Über die Registerkarte Vertragsarten umbenennen
Öffnen Sie die Registerkarte Vertragsarten.
Identifizieren Sie die umzubenennende Vertragsart (in Veröffentlicht oder Entwürfe).
Klicken Sie auf die ⋮ in der Spalte Aktionen in der Zeile der Vertragsart.
Wählen Sie Umbenennen.
Bearbeiten Sie den Namen und bestätigen Sie.
Den Namen über den Titel bearbeiten
Öffnen Sie die betreffende Vertragsart
Klicken Sie auf den oben links angezeigten Namen
Bearbeiten Sie den Namen
Bestätigen
Den Namen über die Einstellungen bearbeiten
Öffnen Sie die betreffende Vertragsart
Klicken Sie auf die … oben rechts
Klicken Sie auf Einstellungen
Bearbeiten Sie das Feld Name der Vertragsart
Bestätigen
Beschreibung und Kategorie einer Vertragsart konfigurieren
In den Einstellungen der Vertragsart können Sie:
Eine Beschreibung hinzufügen
Sie wird bei der Erstellung eines Vertrags angezeigt.
Sie hilft Benutzern, die passende Vertragsart auszuwählen.
Eine Kategorie festlegen
Sie ermöglicht es, Vertragsarten zu organisieren.
Sie erleichtert die Suche über gefilterte Ansichten.
⚠️ Kategorien sind nativ. Es ist nicht möglich, neue Kategorien zu erstellen.
Eine Vertragsart veröffentlichen
Das Veröffentlichen einer Vertragsart macht sie verfügbar für die Erstellung neuer Verträge.
Öffnen Sie eine Vertragsart im Bereich Entwürfe.
Klicken Sie auf Vertragsart veröffentlichen.
Die Vertragsart wechselt dann in den Bereich Veröffentlicht und wird für die Benutzer gemäß den konfigurierten Zugriffsrechten zugänglich.
Veröffentlichung einer Vertragsart aufheben
Das Aufheben der Veröffentlichung einer Vertragsart macht sie vorübergehend nicht verfügbar, zum Beispiel um sie zu ändern oder zu aktualisieren.
Öffnen Sie eine Vertragsart im Bereich Veröffentlicht.
Klicken Sie auf die ⋯ oben rechts.
Wählen Sie Veröffentlichung der Vertragsart aufheben.
Die Vertragsart wechselt zurück zu Entwurf und kann nicht mehr zur Erstellung neuer Verträge verwendet werden. Bereits erstellte Verträge sind nicht betroffen.
Eine Vertragsart duplizieren
Wenn Sie eine Kopie einer Vorlage erstellen möchten und deren Einstellungen beibehalten wollen, verwenden Sie die Duplizierungsfunktion.
Öffnen Sie die zu duplizierende Vertragsart (veröffentlicht oder Entwurf).
Klicken Sie auf "..." oben rechts.
Wählen Sie "Vertragsart duplizieren".
Bestätigen oder ändern Sie den Namen der neuen Vorlage.
Klicken Sie auf "Diese Vertragsart duplizieren".
Die duplizierte Vorlage wird als Entwurf gespeichert.
Duplizierte Elemente
Das Dokument und seine Smart Felder
Bedingte Anzeige, Klauseln und bearbeitbare Bereiche
Genehmigungsworkflows
Konfiguration der Übersichtsseite
Erweiterte Einstellungen (Speicherung, Erinnerungen, Teilnehmer...)
Zugriffsrechte
Nach der Duplizierung kann die Vertragsart nach Bedarf bearbeitet werden.
Eine Vertragsart (.docx) für Audit oder externe Freigabe herunterladen
Sie können eine Vertragsart im Word-Format (.docx) exportieren, um:
den Inhalt intern oder mit einer Rechtsabteilung zu auditieren.
die Vorlage mit einem Vertragspartner oder externen Anwalt zu teilen.
eine lokale Kopie der Vorlage zu speichern.
außerhalb von Tomorro zu drucken oder zu verteilen.
Zum Herunterladen:
Öffnen Sie die Vertragsart.
Wählen Sie die gewünschte Sprache in der Auswahl oben (falls mehrere Versionen verfügbar sind).
Klicken Sie auf Herunterladen (.docx) im Sprachmenü.
Inhalt des exportierten Dokuments
Im Word-Dokument:
Klauseln erscheinen als normaler Text
Bedingungen werden mit allen zugehörigen Texten exportiert
Smart Felder erscheinen in der Form
{Feldname}
Falls der Download nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an den Support oder Ihren Account Manager, um ihn zu aktivieren. Diese Funktion ist ohne Aufpreis enthalten.
Aktivitäten einer Vertragsart einsehen
Änderungen an den Automatisierungen einer Vertragsart werden in den Aktivitäten protokolliert.
Öffnen Sie die Vertragsart.
Klicken Sie auf die ⋯ oben rechts.
Wählen Sie Aktivitäten anzeigen
So können Sie die an der Vertragsart vorgenommenen Änderungen nachverfolgen.
Zugriffsrechte auf Vorlagen verstehen
Der Zugriff auf Vertragsvorlagen hängt von der Rolle des Benutzers ab:
Administrator: vollständiger Zugriff auf Vorlagen
Manager, Benutzer und Leseberechtigter: kein direkter Zugriff auf Vorlagen
Wenn ein Benutzer oder ein Leseberechtigter versucht, den Link zu einer Vorlage zu öffnen, wird ihm eine Seite mit verweigertem Zugriff angezeigt. Um eine Vorlage mit diesen Profilen zu teilen, können Sie die Vorlage im .docx-Format herunterladen aus dem Abschnitt oben und ihnen die Datei senden.
Eine Vertragsart löschen
Das Löschen einer Vertragsart ist endgültig und unwiderruflich.
Öffnen Sie die Vertragsart.
Klicken Sie auf die ⋯ oben rechts.
Wählen Sie Vertragsart löschen.
Bestätigen Sie durch Eingabe des Wortes Löschen.
Bereits aus dieser Vertragsart erstellte Verträge behalten ihre Daten, aber:
es wird nicht mehr möglich sein, neue Verträge aus dieser Art zu erstellen;
die mit bestehenden Verträgen verbundenen Genehmigungsverfahren gehen verloren.