Eine Vertragsart beschreibt, wie ein Vertrag in Tomorro erstellt, verhandelt, unterzeichnet, abgelegt und nachverfolgt wird. Dieser Artikel gibt Ihnen eine Methode, um Ihre Vertragsarten auf Grundlage Ihrer Prozesse zu entwerfen und sie zu prüfen, bevor Sie sie Ihren Teams zur Verfügung stellen.
Nur veröffentlichte Vertragsarten werden Ihren Teams angeboten, wenn sie einen Vertrag erstellen oder ein Dokument zur Unterschrift senden. Solange eine Vertragsart ein Entwurf bleibt, kann niemand sie verwenden.
Vor dem Start: die richtigen Fragen
Die Automatisierungen einer Vertragsart sind in fünf Schritte gegliedert: Erstellung, Workflows, Unterschrift, Archivierung und Follow-up. Beantworten Sie für jeden Schritt diese Fragen gemeinsam mit den betroffenen Teams und setzen Sie Ihre Antworten dann in Einstellungen um.
Erstellung
Wer darf diese Vertragsart starten?
Welche Informationen werden von Anfang an benötigt, und wer trägt sie ein?
Welche Dokumente müssen dem Vertrag beigefügt werden?
📌 Wie Sie diesen Schritt konfigurieren, erfahren Sie im Artikel Vertragserstellung konfigurieren.
Workflows
Wer ist an der Verhandlung beteiligt, und wer ist dafür verantwortlich?
Wer darf das Dokument bearbeiten, und wer darf nur vorschlagen oder kommentieren?
Muss der Vertrag genehmigt werden, bevor er an den Vertragspartner oder zur Unterschrift gesendet wird? Von wem?
📌 Wie Sie diesen Schritt konfigurieren, erfahren Sie im Artikel Vertragsüberprüfung konfigurieren.
Unterschrift
Wer unterschreibt auf Ihrer Seite, und in welcher Reihenfolge?
Mit welchem Signaturtool?
Welche Nachricht begleitet die Unterschriftsanfrage?
📌 Wie Sie diesen Schritt konfigurieren, erfahren Sie im Artikel Vertragsunterzeichnung konfigurieren.
Archivierung
In welchem Ordner soll der Vertrag nach der Unterzeichnung abgelegt werden?
Wie soll er benannt werden, damit er leicht wiederzufinden ist?
📌 Wie Sie diesen Schritt konfigurieren, erfahren Sie im Artikel Vertragsspeicherung konfigurieren.
Follow-up
Welche Daten müssen überwacht werden (Enddatum, Kündigungsfrist, Verlängerung)?
Wer soll benachrichtigt werden, und wie lange im Voraus?
📌 Wie Sie diesen Schritt konfigurieren, erfahren Sie im Artikel Vertragsnachverfolgung konfigurieren.
Ihre intelligenten Felder richtig wählen
Intelligente Felder enthalten die Informationen Ihrer Verträge: Sie füllen die Vorlage aus und speisen Bedingungen, Ablage und Erinnerungen. Wenn Sie sie sorgfältig wählen, müssen Sie sie später nicht überarbeiten.
✅ Bewährte Vorgehensweisen
Ein Feld, eine Information: Dasselbe Feld, das an mehreren Stellen der Vorlage eingefügt ist, zeigt überall denselben Wert.
Verwenden Sie eine Auswahl, sobald die Antworten im Voraus bekannt sind (Einfachauswahl oder Mehrfachauswahl), und ein Textfeld nur für freie Antworten.
Vergeben Sie allgemeine Namen, die von einer Vertragsart zur nächsten wiederverwendet werden können (zum Beispiel „Vertragsgegenstand" statt „Gegenstand des Dienstleistungsvertrags").
Prüfen Sie, was bereits existiert, bevor Sie ein Feld erstellen, vor allem wenn mehrere Administratoren Tomorro konfigurieren.
📌 Wie Sie Ihre Felder erstellen, erfahren Sie im Artikel Ein intelligentes Feld erstellen.
Unterzeichnete Verträge vor dem Erstellen der Vorlagen importieren
Sie möchten zuerst Ihre bestehenden unterzeichneten Verträge zentralisieren? Eine Vertragsart kann ohne Vorlage veröffentlicht werden. Sie können also:
Ihre Vertragsarten ohne Vorlage erstellen und nur die Schritte Archivierung und Follow-up konfigurieren
Sie veröffentlichen
Ihre unterzeichneten Verträge importieren
Die Vorlagen später hinzufügen, wenn Sie beginnen, Ihre Verträge in Tomorro zu erstellen und zu verhandeln
📌 Wie Sie Ihre Verträge importieren, erfahren Sie in der Rubrik Unterzeichnete Verträge importieren.
Checkliste vor dem Veröffentlichen
Prüfen Sie vor dem Veröffentlichen einer Vertragsart:
Der Name der Vertragsart ist für die Teams, die sie nutzen, klar
Die richtigen Personen dürfen sie verwenden
Die Felder des Erstellungsformulars sind die, die Sie brauchen, und Pflichtfelder sind wirklich notwendig
Die Vorlage wird korrekt angezeigt, mit den richtigen Feldern und Bedingungen, falls Sie eine haben
Teilnehmer, Bearbeitungsrechte und Genehmigungen entsprechen Ihrem Prozess
Unterzeichner und Signaturtool sind festgelegt
Ablageordner und Vertragsname sind konfiguriert
Die vorgesehenen Erinnerungen sind eingerichtet
Ein Testvertrag wurde von Anfang bis Ende erstellt, bevor die Vertragsart für Ihre Teams freigegeben wird
📌 Wie Sie Ihre Vertragsarten veröffentlichen und verwalten, erfahren Sie im Artikel Vertragsarten verwalten.