Mit Gefilterten Ansichten können Sie Ihre Vertragsbibliothek organisieren und analysieren, indem Sie nur die Verträge anzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen.
Standardmäßig sind zwei Ansichten verfügbar:
Expiring soon
Signed contracts
Sie können so viele Gefilterte Ansichten wie nötig erstellen, um die Anzeige Ihren Bedürfnissen anzupassen.
Eine Gefilterte Ansicht erstellen
Eine neue Ansicht hinzufügen
Klicken Sie auf + im Bereich Gefilterte Ansichten.
Die neue Ansicht benennen
Geben Sie Ihrer Ansicht einen Namen.
Filter hinzufügen
Filter ermöglichen es, nur Verträge anzuzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Sie können mehrere Filter kombinieren.
Beispiel:
Vertragspartner = Leroy Merlin
Verhandlungsphase = Unterzeichnet
Es ist auch möglich, nach Unterzeichnern zu filtern.
⚠️ Filter können nicht auf Smart Felder mit Rich-Text oder Felder aus dynamischen Tabellen angewendet werden.
Anzuzeigende Spalten auswählen
Sie können die in der Ansicht sichtbaren Spalten anpassen.
Klicken Sie auf Smart Felder
Suchen Sie nach dem gewünschten Feld
Klicken Sie auf das Augensymbol, um die Spalte ein- oder auszublenden
Verwenden Sie die sechs Punkte, um die Reihenfolge der Spalten zu ändern
Speichern
Klicken Sie oben rechts auf Diese Ansicht speichern.
Eine Ansicht teilen
Ansichten wirken sich nicht auf die Zugriffsrechte für Verträge aus.
Wenn ein Benutzer keinen Zugriff auf bestimmte Verträge hat, erscheinen diese nicht in der Ansicht, auch wenn die Ansicht geteilt wird.
Es gibt drei Arten von Ansichten, und Sie können die Freigabeeinstellungen jederzeit ändern.
Private Ansichten
Nur für Sie sichtbar.
Standardmäßig ist jede neue Ansicht privat.
Öffentliche Ansichten
Für alle Mitglieder der Organisation sichtbar.
Klicken Sie oben in der Ansicht auf Teilen
Aktivieren Sie Öffentlich machen
Geteilte Ansichten
Nur für bestimmte Mitglieder oder Gruppen zugänglich.
Klicken Sie oben in der Ansicht auf Teilen
Wählen Sie die Mitglieder oder Gruppen im entsprechenden Feld aus
Sie sehen die Ansicht dann in ihrem Bereich Gefilterte Ansichten.
Zugriff auf eine Ansicht entfernen
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines Mitglieds oder einer Gruppe
Klicken Sie auf das Kreuzsymbol rechts.
Eine Ansicht bearbeiten
Nur der Ersteller der Ansicht kann Folgendes ändern:
den Namen
die Filter
die Freigabeeinstellungen
Öffnen Sie die Ansicht, die Sie bearbeiten möchten
Ändern Sie die Filter oder Spalten
Klicken Sie auf Ansicht speichern
Wenn ein anderer Benutzer die Ansicht bearbeitet und speichert, wird automatisch eine private Kopie für ihn erstellt.
Eine Ansicht löschen
Nur der Ersteller der Ansicht kann diese löschen.
Klicken Sie oben rechts in der Ansicht auf ...
Klicken Sie auf Ansicht löschen
⚠️ Das Löschen einer Ansicht ist dauerhaft.
Massenaktionen
Aus einer Gefilterten Ansicht können Sie mehrere Verträge auswählen, um Massenaktionen durchzuführen, wie zum Beispiel:
Bearbeiten
Senden
Herunterladen
Verschieben
Löschen
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Verträge massenhaft verwalten.
Verträge aus einer Ansicht exportieren
Sie können auch die in einer Ansicht angezeigten Verträge exportieren.
Klicken Sie oben rechts auf ...
Klicken Sie auf Verträge exportieren
Weitere Details finden Sie im Artikel Vertragsdaten nach Excel exportieren.