Dieser Artikel beschreibt alle Methoden zur Aktualisierung eines bestehenden Vertrags – sei es eine außerhalb der Plattform verhandelte Version oder ein unterzeichnetes Abschlussdokument.
Dieselben Importe können auch beim Oro-Agenten, der KI von Tomorro, im Chat des Vertrags angefordert werden, über die Aktionen Neue Version hochladen, Unterschriebene Version hochladen und Datei anhängen: Jede Aktion fragt vor der Ausführung nach einer Bestätigung. Die Verfügbarkeit hängt vom Plan Ihrer Organisation ab; wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer, um sie zu nutzen.
1️⃣ Eine externe Version importieren (nicht unterzeichnetes Dokument)
Öffnen Sie den betreffenden Vertrag.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Version hochladen.
⚠️ Wenn eine Unterschrifts- oder Genehmigungsprozedur läuft, erscheint diese Schaltfläche nicht: Sie müssen zunächst den Prozess abbrechen, um eine neue Version importieren zu können.
Wählen Sie Neue Version im Importfenster aus.
Fügen Sie die überarbeitete Datei hinzu.
Akzeptierte Formate: .docx oder .pdf.
Klicken Sie auf Eine Version hinzufügen, um die neue Version zu importieren.
Sobald die externe Version importiert wurde, können Sie:
die Verhandlung im Editor fortsetzen, oder
das Dokument zur Unterschrift senden, wenn die Version abgeschlossen ist.
Wenn die importierte Datei ein PDF ist, kann sie in Tomorro nicht bearbeitet werden.
✅ Bewährte Vorgehensweisen: Haben Sie ein PDF erhalten?
Bitten Sie Ihren Vertragspartner zuerst um eine Word-Version (.docx) (Empfehlung). Nur eine .docx-Datei kann im Editor bearbeitet werden.
Ein importiertes PDF lässt weder Vorschläge noch Kommentare im Dokument zu: Der Tab Anmerkungen zeigt „Dieses Dokument ist eine PDF und kann nicht verhandelt werden“ an.
Eine PDF-Version kann nicht mit einer anderen Version verglichen werden.
Wenn Sie nur das PDF haben, wandeln Sie es vor dem Import mit Ihrem üblichen Tool in eine .docx-Datei um und prüfen Sie anschließend die Formatierung (Empfehlung).
Um sich zu einem PDF auszutauschen, schreiben Sie einen Kommentar im Tab Aktivitäten des Vertrags.
2️⃣ Eine per E-Mail erhaltene Version importieren
Jeder Vertrag hat eine dedizierte E-Mail-Adresse.
Wenn ein Dokument an diese Adresse gesendet wird:
erscheint es automatisch im Bereich Aktivitäten des Vertrags
können Sie es mit einem Klick als neue Version importieren
Für ein optimales Tracking:
Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Vertrags in Ihren Austauschen als CC hinzu
Bitten Sie Ihren Vertragspartner, stets Allen antworten zu verwenden
👉 Weitere Details finden Sie im dedizierten Artikel:
E-Mail-Austausch und Dokumente eines Vertrags in Tomorro verfolgen
3️⃣ Eine unterzeichnete Version importieren, um den Vertrag abzuschließen
Stellen Sie vor dem Import eines unterzeichneten Dokuments sicher, dass der Vertrag noch nicht den Status Unterzeichnet hat.
Der Import ist nur für einen Vertrag möglich, der weder unterzeichnet noch abgebrochen ist. Wenn eine Unterschrift läuft, wird sie vor dem Import abgebrochen.
Wenn Ihr Vertragspartner die endgültige Version außerhalb von Tomorro unterzeichnet hat:
Öffnen Sie den betreffenden Vertrag.
Klicken Sie auf … (Schaltfläche oben rechts).
Wählen Sie im Dropdown-Menü Unterzeichnetes Dokument hochladen aus.
Fügen Sie die Unterzeichner hinzu: Geben Sie alle Personen an, die die endgültige Version unterzeichnet haben.
Laden Sie die unterzeichneten Dateien von Ihrem Computer hoch.
Das Dokument muss ausschließlich im PDF-Format vorliegen.
Bestätigen Sie mit einem Klick auf Laden Sie unterzeichnete Dateien hoch.
Sobald die unterzeichnete Datei importiert und validiert wurde, wechselt der Vertrag automatisch in den Status Unterzeichnet.
📌 Der Oro-Agent kann das für Sie erledigen: Bitten Sie ihn im Chat, eine neue Version hochzuladen, die unterschriebene Version hochzuladen oder eine Datei anzuhängen. Er bittet Sie, vor der Ausführung auf einer Karte zu bestätigen. Alle Aktionen des Agenten finden Sie im Artikel Aktionen an den Oro-Agenten übertragen.
Importe und die Entwicklung des Dokuments verfolgen
Tomorro zentralisiert alle Aktualisierungen an einem Ort, um Ihnen eine klare und vollständige Vertragsübersicht zu bieten.
Aktivitäten: Aktionen und Importe im Zusammenhang mit dem Vertrag verfolgen
Im Tab Aktivitäten finden Sie:
importierte externe Versionen
per E-Mail empfangene Dokumente
importierte unterzeichnete Dokumente
Datum, Uhrzeit und Quelle jedes Imports
mit dem Vertrag synchronisierte E-Mail-Austausche
Dies ist Ihr Echtzeit-Aktivitäts-Feed für alles, was im Vertrag passiert.
Versionshistorie: vollständige Aufzeichnung des Dokuments führen
Öffnen Sie im Vertragsmenü den Versionshistorie, um Folgendes einzusehen:
alle erstellten oder importierten Versionen
die chronologische Reihenfolge der Änderungen
den Autor jeder Version
die Quelle (Tomorro-Editor, externer Import, E-Mail, unterzeichnetes Dokument)
die endgültig unterzeichnete Version
Dieser Verlauf gewährleistet eine vollständige Rückverfolgbarkeit des Dokuments während der gesamten Verhandlung.