Mit Tomorro können Sie Ihre Vertragsdaten im Excel-Format aus einer gefilterten Ansicht oder aus der Vertragsbibliothek exportieren.
Diese Funktion ist nur für die Pläne PRO, SCALE und ENTERPRISE verfügbar.
Auf den Export zugreifen
Sie können Ihre Verträge exportieren aus:
Einer gefilterten Ansicht
Der Vertragsbibliothek (je nach Berechtigung Ihrer Rolle)
Wer Vertragsdaten exportieren kann: die Rollen Admin, Manager und Mitarbeiter. Die Rollen Leseberechtigter und Unterzeichner können diesen Export nicht starten, unabhängig vom verwendeten Bereich. Diese Berechtigung heißt Vertragsexport und kann einer benutzerdefinierten Rolle erteilt oder entzogen werden: siehe Benutzerdefinierte Rollen erstellen.
Der Export enthält nur die Verträge, auf die Sie Zugriff haben: die, an denen Sie beteiligt sind, und die, die in einem Ordner liegen, der mit Ihnen oder mit einer Gruppe geteilt wurde, der Sie angehören.
Eine gefilterte Ansicht erweitert Ihre Zugriffsrechte nie: sie sortiert nur das, was Sie ohnehin sehen können. Deshalb erhalten zwei Personen, die dieselbe Ansicht exportieren, nicht zwangsläufig dieselbe Anzahl Zeilen, und deshalb kann Ihnen eine Liste unvollständig erscheinen.
Sie können zum Beispiel:
Verträge exportieren, die bald ablaufen oder verlängert werden, aus einer gefilterten Ansicht
eine gefilterte Ansicht erstellen, um nur bestimmte Verträge zu exportieren (z. B.: Vertragsart = NDA)
Durch das Filtern der Verträge vor dem Export können Sie nur die Verträge auswählen, die Sie exportieren möchten.
Die Ansicht Unvollständige Verträge bietet keinen Excel-Export: Nur eine gefilterte Ansicht und die Vertragsbibliothek bieten ihn an.
Daten exportieren
Um Ihre Vertragsdaten zu exportieren:
Öffnen Sie eine Ansicht oder einen Ordner in der Vertragsbibliothek
⚠️ Der Export umfasst alle Verträge der angezeigten Ansicht oder des angezeigten Ordners, unabhängig von der Auswahl über Kontrollkästchen.
Klicken Sie auf das Menü ⋯ oben rechts
Wählen Sie Verträge exportieren
Wählen Sie Excel-Datei (.xlsx)
Die Datei wird dann erstellt und heruntergeladen.
Den Dateiinhalt verstehen
Der Excel-Export enthält:
die intelligenten Felder
die Informationen des Vertragspartners
die Status
die wichtigen Termine (Unterschrift, Verlängerung, Kündigungsfrist)
die Metadaten des Vertrags (ID, Name, Typ, Kategorie, Ersteller, usw.)
die Vertrags-URL, in der letzten Spalte: der Link, der jeden Vertrag in Tomorro öffnet
⚠️ Der Dokumenteninhalt ist in diesem Excel-Export nicht enthalten.
Die Spalte Erstellt von zeigt den Autor des Vertrags, also die Person, die ihn erstellt hat. Das ist nicht zwangsläufig die Person, die ihn zur Signatur gesendet hat, und diese Information erscheint in keiner Spalte der Datei.
Um herauszufinden, wer einen Vertrag zur Signatur gesendet hat, öffnen Sie den Vertrag und sehen Sie sich seinen Aktivitätsverlauf an, der festhält, wer den Vorgang gestartet hat.
Zugriffsrechte verstehen
Admin: kann aus einer Ansicht oder der Vertragsbibliothek exportieren
Mitarbeiter: kann aus einer gefilterten Ansicht und, je nach den Berechtigungen seiner Rolle, aus der Vertragsbibliothek exportieren, für Verträge, auf die er Zugriff hat oder an denen er als Teilnehmer beteiligt ist.
Leseberechtigter: hat keinen Zugriff auf den Excel-Export.
Wenn sich Ihr Export auf einen Ordner bezieht, umfasst er die Verträge dieses Ordners. Wenn Sie in diesem Ordner eine Suche gestartet haben, umfasst er auch die Verträge seiner Unterordner, beschränkt auf diejenigen, auf die Sie Zugriff haben.
Gut zu wissen
Der Export umfasst nur die Verträge, die in der verwendeten Ansicht oder dem verwendeten Ordner sichtbar sind
Die Auswahl über Kontrollkästchen wird nicht berücksichtigt: alle Verträge der angezeigten Ansicht oder des angezeigten Ordners werden exportiert
Der Export aus der Vertragsbibliothek hängt von den Berechtigungen Ihrer Rolle ab
Der Export aus einem Ordner umfasst nicht die Verträge aus Unterordnern, außer wenn Sie eine Suche gestartet haben: ohne Suche werden nur Verträge auf der aktuellen Ebene exportiert
Dieser Export umfasst ausschließlich Vertragsdaten
👉 Um unterzeichnete Dokumente herunterzuladen, lesen Sie den Artikel:
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