Mit Tomorro können Sie Ihre Vertragsdaten im Excel-Format aus einer gefilterten Ansicht oder aus der Vertragsbibliothek exportieren.
Diese Funktion ist nur für die Pläne PRO, SCALE und ENTERPRISE verfügbar.
Auf den Export zugreifen
Sie können Ihre Verträge exportieren aus:
Einer gefilterten Ansicht
Der Vertragsbibliothek (nur Administratoren)
Wer Vertragsdaten exportieren kann: die Rollen Admin, Manager und Mitarbeiter. Die Rollen Leseberechtigter und Unterzeichner können diesen Export nicht starten, unabhängig vom verwendeten Bereich. Der Export der gesamten Vertragsbibliothek bleibt Administratoren vorbehalten.
Der Export enthält nur die Verträge, auf die Sie Zugriff haben: die, an denen Sie beteiligt sind, und die, die in einem Ordner liegen, der mit Ihnen oder mit einer Gruppe geteilt wurde, der Sie angehören.
Eine gefilterte Ansicht erweitert Ihre Zugriffsrechte nie: sie sortiert nur das, was Sie ohnehin sehen können. Deshalb erhalten zwei Personen, die dieselbe Ansicht exportieren, nicht zwangsläufig dieselbe Anzahl Zeilen, und deshalb kann Ihnen eine Liste unvollständig erscheinen.
Sie können zum Beispiel:
Verträge exportieren, die bald ablaufen oder verlängert werden, aus einer gefilterten Ansicht
eine gefilterte Ansicht erstellen, um nur bestimmte Verträge zu exportieren (z. B.: Vertragsart = NDA)
Durch das Filtern der Verträge vor dem Export können Sie nur die Verträge auswählen, die Sie exportieren möchten.
Daten exportieren
Um Ihre Vertragsdaten zu exportieren:
Öffnen Sie eine Ansicht oder einen Ordner in der Vertragsbibliothek
Wählen Sie die Verträge über die Kontrollkästchen aus (oder alle auswählen)
⚠️ In einer gefilterten Ansicht umfasst der Export alle Verträge der Ansicht, unabhängig von der Auswahl über Kontrollkästchen. Die manuelle Auswahl funktioniert nur in einem Ordner oder in der Vertragsbibliothek.
Klicken Sie auf das Menü ⋯ oben rechts
Wählen Sie Verträge exportieren
Wählen Sie Excel-Datei (.xlsx)
Die Datei wird dann erstellt und heruntergeladen.
Den Dateiinhalt verstehen
Der Excel-Export enthält:
die Smart Felder
die Informationen des Vertragspartners
die Status
die wichtigen Termine (Unterschrift, Verlängerung, Kündigungsfrist)
die Metadaten des Vertrags (ID, Name, Typ, Kategorie, Ersteller, usw.)
⚠️ Der Dokumenteninhalt ist in diesem Excel-Export nicht enthalten.
Die Spalte Erstellt von zeigt den Autor des Vertrags, also die Person, die ihn erstellt hat. Das ist nicht zwangsläufig die Person, die ihn zur Signatur gesendet hat, und diese Information erscheint in keiner Spalte der Datei.
Um herauszufinden, wer einen Vertrag zur Signatur gesendet hat, öffnen Sie den Vertrag und sehen Sie sich seinen Aktivitätsverlauf an, der festhält, wer den Vorgang gestartet hat.
Zugriffsrechte verstehen
Administrator: kann aus einer Ansicht oder der Vertragsbibliothek exportieren
Benutzer: kann nur aus einer gefilterten Ansicht exportieren, für Verträge, auf die er Zugriff hat oder an denen er als Teilnehmer beteiligt ist.
Leseberechtigter: hat keinen Zugriff auf den Excel-Export.
Wenn sich Ihr Export auf einen Ordner bezieht, umfasst er auch dessen Unterordner, beschränkt auf diejenigen, auf die Sie Zugriff haben.
Gut zu wissen
Der Export umfasst nur die Verträge, die in der verwendeten Ansicht oder dem verwendeten Ordner sichtbar sind
In einer gefilterten Ansicht wird die Auswahl über Kontrollkästchen nicht berücksichtigt: alle Verträge der Ansicht werden exportiert
Der Export aus der Vertragsbibliothek ist nur für Administratoren verfügbar
Der Export aus einem Ordner umfasst nicht die Verträge aus Unterordnern: nur Verträge auf der aktuellen Ebene werden exportiert
Dieser Export umfasst ausschließlich Vertragsdaten
👉 Um unterzeichnete Dokumente herunterzuladen, lesen Sie den Artikel:
Unterzeichnete Verträge massenhaft herunterladen