Tomorro vous permet de dupliquer facilement un contrat quel que soit son statut (en préparation, en négociation, en signature ou signé) afin de créer un nouveau contrat à partir d'un contrat existant, sans avoir à repartir de zéro.
Cette fonctionnalité est utile pour recréer rapidement un contrat similaire (par exemple un NDA ou un contrat récurrent), tout en conservant les informations importantes du contrat initial.
Lors de la duplication, la majorité des informations sont copiées automatiquement. Certains éléments, notamment liés à la signature, ne sont toutefois pas reproduits.
Dupliquer un contrat
Ouvrez le contrat à dupliquer.
Cliquez sur "..." (en haut à droite)
Sélectionnez "Dupliquer ce contrat".
Modifiez si nécessaire :
Le nom du contrat
Le cocontractant
Dossier
(Optionnel) : Cochez « Le nouveau contrat créé sera considéré comme étant un avenant au contrat actuel » pour créer un avenant. Si le contrat dupliqué est lui-même un avenant, le nouvel avenant est rattaché au contrat parent, pas à l'avenant d'origine
Cliquez sur "Dupliquer" ✅
La duplication en tant qu'avenant repose sur l'accès au contrat parent. Si vous tentez de dupliquer un avenant dont le contrat parent n'est pas accessible pour votre compte, l'option peut ne pas se comporter comme attendu.
Le nouveau contrat est automatiquement créé avec le statut En préparation et peut être modifié à tout moment.
Contenu du contrat dupliqué
Le contrat dupliqué reprend automatiquement plusieurs éléments du contrat initial.
Éléments copiés
Les éléments suivants sont conservés depuis le contrat d'origine :
le document du contrat (dernière version enregistrée côté équipe interne, quel que soit le statut du contrat d'origine)
le type de contrat et le modèle associé
la langue du contrat
le dossier de rangement
le cocontractant
les champs personnalisés et leurs valeurs (sauf cas particuliers)
les règles d'édition et le superviseur
la configuration de signature
les réglages des tableaux dynamiques et leurs enregistrements
les fichiers stockés dans les champs personnalisés du contrat (les fichiers sont recopiés séparément puis rattachés au nouveau contrat)
les participants internes au contrat (les utilisateurs Tomorro sont recréés sur le nouveau contrat)
Tous ces éléments restent modifiables dans le nouveau contrat.
💡 La reprise des champs personnalisés peut différer dans certains contextes (document partagé, conditions, vue cocontractant). Vérifiez toujours le nouveau contrat avant de l'envoyer.
Éléments non copiés
Certains éléments ne sont volontairement pas dupliqués :
l'historique d'activité du contrat d'origine et les commentaires d'activité
les annotations et commentaires dans le document, ainsi que la discussion liée au document
les rappels du contrat d'origine
l'identifiant unique (un nouvel identifiant est généré pour le nouveau contrat)
les statuts du contrat d'origine
les certificats de signature (chaque signature est unique)
les statuts et signataires de la signature en cours
Le nouveau contrat repart donc toujours avec le statut En préparation.
Vérifier les signataires après duplication
Lorsque vous dupliquez un contrat, les signataires du contrat original sont également copiés dans le nouveau contrat.
Avant d'envoyer le contrat en signature, pensez à vérifier et adapter les informations si nécessaire :
modifier les signataires
mettre à jour les adresses e-mail
ajuster les champs personnalisés qui doivent être différents du contrat initial
⚠️ Si vous ne modifiez pas les signataires, les mêmes cocontractants recevront la demande de signature pour ce nouveau contrat.
Rangement dynamique : application
Le rangement dynamique est configuré dans les automatisations du type de contrat. Il définit dans quel dossier un contrat est rangé en fonction de la valeur de certains champs (cocontractant, catégorie, champ personnalisé…). Il ne se déclenche pas systématiquement à chaque action sur le contrat.
À la création, à l'import ou à la création d'un avenant
Le dossier dynamique est calculé automatiquement si aucun dossier n'a été choisi manuellement par l'utilisateur.
Cela couvre : la création classique d'un contrat, la création d'un avenant, et l'import d'un contrat signé (pas l'import Word classique).
À la duplication
⚠️ Pas de recalcul automatique. Le contrat dupliqué reprend d'abord le dossier du contrat d'origine, puis Tomorro applique le dossier sélectionné dans le formulaire de duplication s'il est différent.
Les règles de rangement dynamique du type de contrat ne sont pas évaluées lors d'une duplication, même si la valeur d'un champ critère diffère du contrat d'origine.
Après modification d'un champ
⚠️ Si vous modifiez la valeur d'un champ qui sert de critère au rangement dynamique (cocontractant, catégorie, champ personnalisé, etc.), le contrat ne change pas de dossier automatiquement.
Lors d'un changement de type de contrat
Le rangement dynamique peut être relancé, mais uniquement si vous confirmez l'action via le bouton « Mettre à jour » dans la modale de changement de type. Sans cette confirmation, le dossier actuel du contrat reste inchangé.
Lors de la restauration d'un contrat supprimé
La restauration d'un contrat supprimé ne relance pas le rangement dynamique. Le contrat retrouve son dossier d'origine.
💡 Pour replacer manuellement un contrat existant dans un autre dossier, suivez les étapes de l'article Modifier l'emplacement d'un contrat.
Bon à savoir : si vous avez besoin de conserver une copie d'un contrat signé avec son certificat, pensez à télécharger le certificat de signature avant de dupliquer le contrat.