Fonctionnalité réservée aux administrateurs.
Les types de contrats vous permettent de standardiser la création, la gestion et le suivi de vos contrats.
Depuis l'onglet Types de contrats, vous pouvez retrouver tous vos types de contrats (publiés ou brouillons) et accéder rapidement aux actions principales :
Renommer
Dupliquer
Supprimer
Une fois dans un type de contrat, d'autres actions sont également disponibles : publier, dépublier, télécharger ou consulter l'historique des activités.
Démarrer un nouveau type de contrat
Deux options sont disponibles pour démarrer la création d'un type de contrat :
Ajoutez un modèle de document existant pour repartir de votre trame contractuelle interne.
Ou démarrer sans modèle et configurer uniquement les automatisations
Pour le détail du workflow de création (import Word, configuration des automatisations, édition du document), consulter l'article Créer ou éditer le contenu d'un type de contrat.
Modifier le nom de mon type de contrat
Cette section concerne le renommage d'un type de contrat (modèle réutilisable).
Pour renommer un contrat déjà créé, cliquer directement sur le titre du contrat en haut de la page pour l'éditer en place.
Trois méthodes sont disponibles pour renommer un type de contrat :
Renommer depuis l'onglet Types de contrats
Ouvrir l'onglet Types de contrats.
Identifier le type de contrat à renommer (dans Publiés ou Brouillons).
Cliquer sur les ⋮ de la colonne Actions sur la ligne du type de contrat.
Sélectionner Renommer.
Modifier le nom et valider.
Modifier le nom depuis le titre
Ouvrir le type de contrat situé concerné
Cliquer sur le nom affiché en haut à gauche
Modifier le nom
Valider
Modifier le nom depuis les paramètres
Ouvrir le type de contrat situé concerné
Cliquer sur les … en haut à droite
Cliquer sur Paramètres
Modifier le champ Nom du type de contrat
Valider
Configurer la description et la catégorie d'un type de contrat
Dans les paramètres du type de contrat, vous pouvez :
Ajouter une description
Elle s'affiche lors de la création d'un contrat.
Elle aide les contributeurs à choisir le type de contrat adapté.
Définir une catégorie
Elle permet d'organiser les types de contrat.
Elle facilite la recherche via les vues filtrées.
⚠️ Les catégories sont natives. Il n'est pas possible de créer de nouvelles catégories.
Publier un type de contrat
Publier un type de contrat le rend disponible pour la création de nouveaux contrats.
Ouvrir un type de contrat situé dans la section Brouillons.
Cliquer sur Publier le type de contrat.
Le type de contrat passe alors dans la section Publiés et devient accessible aux utilisateurs définis selon les droits configurés.
Dépublier un type de contrat
Dépublier un type de contrat permet de le rendre temporairement indisponible, par exemple pour le modifier ou le mettre à jour.
Ouvrir un type de contrat dans la section Publiés.
Cliquer sur les ⋯ en haut à droite.
Sélectionner Dépublier le type de contrat.
Le type de contrat repasse en Brouillon et ne peut plus être utilisé pour créer de nouveaux contrats. Les contrats déjà créés ne sont pas impactés.
Dupliquer un type de contrat
Si vous souhaitez créer une copie d'un modèle tout en conservant ses paramètres, utilisez la fonction de duplication.
Ouvrez le type de contrat à dupliquer (publié ou brouillon).
Cliquez sur "..." en haut à droite.
Sélectionnez "Dupliquer le type de contrat".
Confirmez ou modifiez le nom du nouveau modèle.
Cliquez sur "Dupliquer ce type de contrat".
Le modèle dupliqué sera enregistré en brouillon.
Éléments dupliqués
Le document et ses champs personnalisés
L'affichage conditionnel, les clauses et zones éditables
Les workflows de validation
La configuration de la fiche de synthèse
Les paramètres avancés (archivage, rappels, participants...)
Les droits d'utilisation
Une fois dupliqué, le type de contrat peut être modifié selon vos besoins.
Télécharger un type de contrat (.docx) pour audit ou partage externe
Vous pouvez exporter un type de contrat au format Word (.docx) pour :
Auditer le contenu en interne ou avec un service juridique.
Partager le modèle avec un cocontractant ou un avocat externe.
Archiver une copie locale du modèle.
Imprimer ou diffuser hors de Tomorro.
Pour télécharger :
Ouvrir le type de contrat.
Sélectionner la langue souhaitée dans le sélecteur en haut (si plusieurs versions sont disponibles).
Cliquer sur Télécharger (.docx) depuis le menu de la langue.
Contenu du document exporté
Dans le document Word :
les clauses apparaissent comme du texte classique
les conditions sont exportées avec l'ensemble des textes associés
les champs personnalisés apparaissent sous la forme
{nom du champ}
Si le téléchargement n'est pas disponible, n'hésitez pas à contacter le support ou votre chargé(e) de compte afin de l'activer. Cette fonctionnalité est incluse sans frais.
Consulter les activités d'un type de contrat
Les modifications des automatisations d'un type de contrat sont enregistrées dans les activités.
Ouvrir le type de contrat.
Cliquer sur les ⋯ en haut à droite.
Sélectionner Afficher les activités
Cela permet de suivre les changements effectués sur le type de contrat.
Comprendre les droits d'accès aux modèles
L'accès aux modèles de contrat dépend du rôle de l'utilisateur :
Administrateur : accès complet aux modèles
Manager, contributeur et Lecteur : pas d'accès direct aux modèles
Si un contributeur ou un lecteur tente d'ouvrir le lien d'un modèle, il verra une page d'accès refusé. Pour partager un modèle avec ces profils, vous pouvez télécharger le modèle au format .docx depuis la section ci-dessus et leur envoyer le fichier.
Supprimer un type de contrat
La suppression d'un type de contrat est définitive et irréversible.
Ouvrir le type de contrat.
Cliquer sur les ⋯ en haut à droite.
Sélectionner Supprimer le type de contrat.
Confirmer en saisissant le mot Supprimer.
Les contrats déjà créés depuis ce type de contrat conservent leurs données, mais :
il ne sera plus possible de créer de nouveaux contrats à partir de ce type ;
les procédures d'approbations associées aux contrats existants seront perdus.