Un type de contrat décrit comment un contrat est créé, négocié, signé, rangé et suivi dans Tomorro. Cet article vous donne une méthode pour concevoir vos types de contrats à partir de vos processus, puis les vérifier avant de les mettre à disposition de vos équipes.
Seuls les types de contrats publiés sont proposés à vos équipes lorsqu'elles créent un contrat ou envoient un document en signature. Tant qu'un type reste en brouillon, personne ne peut l'utiliser.
Avant de commencer : les questions à se poser
Les automatisations d'un type de contrat sont organisées en cinq étapes : Création, Révision, Signature, Archivage et Suivi. Pour chacune, répondez à ces questions avec les équipes concernées, puis traduisez vos réponses en paramètres.
Création
Qui a le droit de lancer ce type de contrat ?
Quelles informations faut-il connaître dès le départ, et qui les renseigne ?
Quels documents faut-il joindre au contrat ?
📌 Pour paramétrer cette étape, consultez l'article Paramétrer la création des contrats.
Révision
Qui participe à la négociation, et qui en est responsable ?
Qui peut modifier le document, et qui peut seulement suggérer ou commenter ?
Le contrat doit-il être approuvé avant d'être envoyé au cocontractant ou en signature ? Par qui ?
📌 Pour paramétrer cette étape, consultez l'article Paramétrer la révision des contrats.
Signature
Qui signe de votre côté, et dans quel ordre ?
Avec quel outil de signature ?
Quel message accompagne la demande de signature ?
📌 Pour paramétrer cette étape, consultez l'article Paramétrer la signature des contrats.
Archivage
Dans quel dossier ranger le contrat une fois signé ?
Comment le nommer pour le retrouver facilement ?
📌 Pour paramétrer cette étape, consultez l'article Paramétrer l'archivage des contrats.
Suivi
Quelles dates faut-il surveiller (échéance, préavis, reconduction) ?
Qui doit être prévenu, et combien de temps à l'avance ?
📌 Pour paramétrer cette étape, consultez l'article Paramétrer le suivi des contrats.
Bien choisir vos champs personnalisés
Les champs personnalisés portent les informations de vos contrats : ils remplissent le modèle, alimentent les conditions, le rangement et les rappels. Les choisir avec soin vous évite de les reprendre ensuite.
✅ Bonnes pratiques
Un champ, une information : un même champ inséré à plusieurs endroits du modèle reprend partout la même valeur.
Utilisez un sélecteur dès que les réponses sont connues à l'avance (Sélecteur à choix unique ou Sélecteur à choix multiples), et un champ texte seulement pour les réponses libres.
Donnez des noms génériques, réutilisables d'un type de contrat à l'autre (par exemple « Objet du contrat » plutôt que « Objet du contrat de prestation »).
Vérifiez ce qui existe avant de créer un champ, surtout si plusieurs administrateurs paramètrent Tomorro.
📌 Pour créer vos champs, consultez l'article Créer un champ personnalisé.
Importer vos contrats signés avant de créer vos modèles
Vous voulez d'abord centraliser vos contrats signés existants ? Un type de contrat peut être publié sans modèle. Vous pouvez donc :
Créer vos types de contrats sans modèle, en paramétrant seulement les étapes Archivage et Suivi
Les publier
Importer vos contrats signés
Ajouter les modèles plus tard, quand vous commencerez à créer et négocier vos contrats dans Tomorro
📌 Pour importer vos contrats, consultez la rubrique Importer des contrats signés.
Checklist avant de publier
Avant de publier un type de contrat, vérifiez :
Le nom du type est clair pour les équipes qui vont l'utiliser
Les bonnes personnes ont le droit de l'utiliser
Les champs du formulaire de création sont ceux dont vous avez besoin, et les champs obligatoires le sont vraiment
Le modèle s'affiche correctement, avec les bons champs et les bonnes conditions, si vous en avez un
Les participants, les droits d'édition et les approbations correspondent à votre processus
Les signataires et l'outil de signature sont définis
Le dossier de rangement et le nom du contrat sont paramétrés
Les rappels prévus sont en place
Un contrat de test a été créé de bout en bout avant d'ouvrir le type à vos équipes
📌 Pour publier et gérer vos types de contrats, consultez l'article Gérer les types de contrats.