Certains contrats sont signés avec plusieurs cocontractants : un accord tripartite, un accord-cadre signé par plusieurs entités d’un même groupe ou un accord de consortium. Grâce au stockage multi-parties, vous pouvez associer tous ces cocontractants à un seul contrat dans Tomorro.

Dans cet article, vous apprendrez à :

Enregistrer un nouveau contrat signé avec plusieurs cocontractants
Ajouter des cocontractants à un contrat déjà signé
Comprendre le fonctionnement des noms de fichiers et des dossiers lorsqu’un contrat comporte plusieurs cocontractants

Avant de commencer

Contrats signés uniquement : les brouillons et les contrats en négociation ou en cours de signature ne peuvent avoir qu’un seul cocontractant, car le processus de signature fonctionne avec un seul cocontractant.
Autorisations : vous devez pouvoir modifier le contrat pour ajouter un cocontractant.

Enregistrer un nouveau contrat signé avec plusieurs cocontractants

Dans la barre latérale, cliquez sur Nouveau contrat, puis sur Enregistrer un document signé. Vous pouvez également commencer depuis la contrathèque en cliquant sur le bouton permettant d’enregistrer un document signé.
Dans l’onglet Nouveau contrat, déposez votre PDF signé ou cliquez pour le sélectionner.
Sur la page du contrat, dans la section Définir le type de contrat, sélectionnez le type de contrat.
Dans la section Renseigner les champs du contrat, cliquez sur le champ Cocontractant et sélectionnez tous les cocontractants ayant signé le contrat. La liste reste ouverte : vous pouvez en sélectionner plusieurs à la suite.
Si un cocontractant n’existe pas encore, saisissez son nom et cliquez sur Créer « nom ».
Renseignez les autres champs obligatoires, puis cliquez sur Valider. Si Tomorro vous avertit que l’emplacement du contrat risque de changer, cliquez sur Continuer.

Tomorro nomme et classe le contrat selon les règles de archivage du type de contrat. Consultez la section Comprendre les noms de fichiers et les dossiers avec plusieurs cocontractants ci-dessous.

Bon à savoir

Le premier cocontractant sélectionné est le cocontractant principal. Sélectionnez-le en premier.
Lorsque Oro, l’assistant IA de Tomorro, analyse votre document, il peut préremplir le champ Cocontractant avec les parties qu’il détecte (jusqu’à 10).

Ajouter des cocontractants à un contrat déjà signé

Ouvrez un contrat signé.
Dans la fiche récapitulative, ouvrez l’onglet Contrat.
À côté de Cocontractants, cliquez sur + Ajouter.
Sélectionnez les cocontractants à ajouter. Pour en créer un nouveau, saisissez son nom et cliquez sur Créer « nom ». Les cocontractants déjà associés restent liés au contrat.
Cliquez sur Ajouter.

Les nouveaux cocontractants apparaissent dans la section Cocontractants. Le cocontractant principal ne change pas.

Le bouton + Ajouter apparaît uniquement pour les contrats signés. Il est grisé si vous ne pouvez pas modifier le contrat.

Mettre à jour le nom et les dossiers

Ajouter manuellement des cocontractants depuis la contrathèque ne renomme pas le contrat et ne le déplace pas.

Pour appliquer à nouveau vos règles d'archivage, cliquez sur ⋮ en haut du contrat, puis sur Synchroniser les automatisations, et confirmez. Cette opération réapplique toutes les automatisations du type de contrat : le nom, l’emplacement d'archivage.
La suppression d’un cocontractant ne retire pas le contrat des dossiers de cocontractant. Si nécessaire, retirez le contrat du dossier du cocontractant qui n’en a plus besoin.

Comprendre les noms de fichiers et les dossiers avec plusieurs cocontractants

Lorsque les règles d'archivage du type de contrat utilisent le champ intelligent Cocontractant, Tomorro prend en compte tous les cocontractants.

Configurer les règles d'archivage

Accédez aux Types de contrat et ouvrez un type.
Accédez à Automatisations → Archivage.
Dans le champ Nom du contrat ou Dossier de rangement, saisissez @ et insérez Cocontractant.

Exemple

Un contrat de distribution signé avec Adidas AG (cocontractant principal), Nike Inc. et Decathlon SAS :

Règle	Configuration	Résultat
Nom du contrat	@Cocontractant - Contrat de distribution	Adidas AG/Nike Inc./Decathlon SAS - Contrat de distribution
Dossier de rangement	Clients › @Cocontractant	Le contrat apparaît dans Clients › Adidas AG, Clients › Nike Inc. et Clients › Decathlon SAS

Nom du fichier : tous les cocontractants figurent dans le nom, séparés par « / ». Le cocontractant principal apparaît en premier.
Dossiers : le contrat apparaît dans le dossier de chaque cocontractant.
Déplacer le contrat : si vous le déplacez hors du dossier d’un cocontractant depuis la contrathèque, il reste dans les autres dossiers.

Le contrat n’est pas une copie : il n’existe qu’une seule fois dans votre espace de travail, donc toute modification apparaît dans chaque dossier.

Si vos règles n’utilisent pas Cocontractant, rien ne change : le contrat conserve un seul nom et un seul dossier.

FAQ

Quel est le cocontractant principal ?

Le premier que vous sélectionnez. Il apparaît en premier dans le nom du fichier et c’est celui qui est utilisé dans les exports Excel, la recherche par mot-clé et l’API.

Puis-je supprimer un cocontractant ?

Ouvrez le contrat depuis la contrathèque pour supprimer les cocontractants que vous avez ajoutés. Vous ne pouvez pas supprimer le cocontractant principal, car un contrat doit toujours avoir au moins un cocontractant. Pour changer de cocontractant principal, supprimez le contrat puis téléversez-le à nouveau en attribuant le bon cocontractant.

Où trouver tous les contrats d’un cocontractant ?

Sur la page du cocontractant ou à l’aide du filtre Cocontractant dans vos vues de contrats. Un contrat multi-parties apparaît pour chacun de ses cocontractants et la colonne Cocontractant les répertorie tous.

Puis-je ajouter plusieurs cocontractants à un brouillon ou à un contrat en cours de signature ?

Non. Vous pouvez ajouter des cocontractants une fois le contrat signé.

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