Vous changez d'outil ou vous avez un historique de contrats signés à reprendre ? Smart Import vous permet de les importer en masse : vous déposez vos fichiers, Oro les analyse, puis vous publiez des contrats structurés dans votre contrathèque.
Smart Import est réservé aux administrateurs qui ont le droit d'importer des contrats. Les contrats importés ne sont visibles que par les administrateurs, jusqu'à leur publication dans la contrathèque.
Pour chaque document, Oro extrait le texte, identifie le type de contrat et récupère les informations clés : dates, cocontractant, champs personnalisés.
Smart Import est en Beta, ouvert à tous les comptes jusqu'à fin septembre. Aucune activation n'est nécessaire : l'entrée Smart Import est directement disponible dans vos Paramètres.
Avant de commencer
Smart Import est accessible depuis Paramètres, puis Smart Import.
Seuls les fichiers PDF sont analysés. Les autres formats (Word, Excel, présentations, images, e-mails) sont importés comme pièces jointes.
Les avenants sont détectés grâce au nom des fichiers : des noms explicites (ex : "Avenant 1 - Contrat de prestation.pdf") améliorent le classement.
📌 Vos types de contrat et champs personnalisés existants guident le classement et l'extraction.
Pour les configurer : Créer ou éditer le contenu d'un type de contrat et Créer un champ personnalisé.
Lancer un Smart Import
Accédez à Paramètres, puis Smart Import
Glissez-déposez un dossier complet (sous-dossiers compris) ou sélectionnez vos fichiers
Vous pouvez aussi importer depuis SharePoint ou Google Drive : il vous suffit de connecter votre compte lors du premier import
L'analyse démarre automatiquement.
Suivre l'analyse
Chaque document passe par trois étapes :
Extraction du texte
Identification du type de contrat
Extraction des champs personnalisés
La progression et le nombre d'alertes s'affichent en temps réel dans l'en-tête. Le compteur porte sur les fichiers analysés : les avenants, pièces jointes et doublons se rattachent ensuite à un contrat, le nombre de contrats créés peut donc être inférieur au nombre de fichiers importés.
Vous pouvez quitter la page : vos imports restent accessibles depuis Derniers imports.
Un document en échec ne bloque pas les autres : l'analyse continue et les documents concernés sont signalés.
Vérifier avant de publier
Une fois l'import lancé, vous accédez à la revue de vos documents : c'est l'étape de contrôle avant publication. Vous pouvez y revenir à tout moment depuis Derniers imports.
Le panneau Examiner l'import vous guide étape par étape : vérifier les contrats et les informations extraites, rattacher les avenants et les pièces jointes, puis traiter les doublons signalés.
Rien n'apparaît dans votre contrathèque tant que vous n'avez pas publié : vous pouvez corriger autant de fois que nécessaire.
📌 Le détail de cette étape (corriger les champs extraits, marquer vos documents comme vérifiés, rattacher les avenants, traiter les doublons, préparer le nommage et le classement automatiques) est décrit dans Examiner et corriger un Smart Import.
Publier dans la contrathèque
Une fois vos vérifications terminées, cliquez sur Publier dans la contrathèque depuis l'écran de revue, puis confirmez
Vos contrats sont créés avec les informations extraites. Le nom, l'emplacement et les rappels définis sur le type sont appliqués automatiquement dès que les informations nécessaires ont été extraites.
Un récapitulatif s'affiche à la fin (fichiers publiés, alertes)
Cliquez ensuite sur un document publié pour ouvrir son contrat dans la contrathèque
Les contrats sont créés au statut Signé, avec leurs avenants et pièces jointes rattachés. Les types de contrat créés pendant l'import sont publiés automatiquement.
La publication est définitive : vous ne pouvez plus supprimer l'import, ni supprimer ou déplacer ses documents. Vérifiez vos données avant de publier.
📌 Pour un import à partir d'un fichier Excel avec des données déjà structurées, consultez l'article Importer des contrats en masse.
Supprimer l'import
