Après l'analyse d'un Smart Import, vous accédez à la revue de vos documents : c'est l'étape de contrôle avant la publication dans la contrathèque. Vous pouvez y revenir à tout moment depuis Derniers imports.
Le panneau Examiner l'import s'adapte à votre import : vous ne voyez que les étapes qui le concernent.
Les étapes possibles :
Examiner les contrats : toujours affichée
Examiner les avenants : seulement si votre import contient des avenants
Examiner les fichiers joints : seulement s'il contient des pièces jointes
Examiner les alertes : seulement si des doublons ont été détectés
Masquer les étapes replie le panneau.
Pour le déroulé complet d'un import (lancement, analyse, publication), consultez l'article Importer votre historique de contrats avec Smart Import.
Comprendre le tableau de revue
Les documents sont regroupés par type de contrat dans le panneau de gauche.
Avenants et pièces jointes apparaissent rattachés à leur contrat, avec une icône dédiée.
Les fichiers identiques sont marqués Doublon : ils ne reçoivent ni type de contrat ni champs extraits, et ne sont jamais publiés. Seul le fichier d'origine l'est.
Chaque document porte un statut de vérification, Vérifié ou Non vérifié : c'est votre repère pour savoir ce qu'il vous reste à relire.
Marquer vos documents comme vérifiés
Au fil de votre relecture, marquez les documents que vous avez contrôlés. Sur un import volumineux, c'est le seul moyen de savoir où vous en êtes.
Sur une ligne, cliquez sur Vérifier
Sur un type de contrat, Marquer comme vérifié marque tous ses documents. Un type est vérifié lorsqu'il contient au moins un fichier et que tous le sont
Sur une sélection de lignes, utilisez Marquer comme, puis Vérifié ou Non vérifié
Deux actions repassent un document en Non vérifié : changer son type de contrat, et la fin d'une ré-extraction de ses champs. Dans les deux cas les champs sont recalculés, votre vérification précédente ne vaut donc plus. Les doublons, eux, ne reçoivent jamais de statut de vérification.
Vérifier et corriger les champs extraits
Chaque groupe affiche une colonne par champ assigné au type de contrat, plus une colonne cocontractant. Un astérisque signale les champs obligatoires.
Cliquez sur une valeur pour voir sa source : les passages utilisés par Oro, son raisonnement, et Ouvrir dans le document pour afficher le passage surligné dans le PDF.
Corrigez les valeurs à la main si besoin.
Depuis l'en-tête d'une colonne, ajustez le prompt d'extraction IA du champ puis cliquez sur Relancer l'extraction : le champ est ré-extrait sur tous les documents du type et les valeurs de la colonne sont remplacées.
Pour corriger plusieurs documents d'un coup, cochez-les puis cliquez sur Éditer dans la barre d'actions : la valeur choisie est appliquée à toute la sélection (100 documents maximum).
Rattacher les avenants et les pièces jointes
À la fin de l'analyse, Oro propose de rattacher les avenants de l'import à leur contrat initial, en s'appuyant sur le cocontractant, le nom du fichier et le dossier d'origine. Les correspondances les plus sûres sont rattachées automatiquement.
Ouvrez l'étape Examiner les avenants : elle s'ouvre sur l'onglet Non liés, qui liste les avenants encore à rattacher. L'onglet Liés montre ceux déjà en place
Le score de correspondance est affiché à côté du contrat proposé. Survolez-le pour voir les points communs retenus entre l'avenant et ce contrat
Validez ligne par ligne, ou toutes les suggestions avec Tout valider
Un rattachement incorrect ? Cliquez sur Modifier le parent pour choisir le bon contrat
L'étape Examiner les fichiers joints liste les pièces jointes rattachées à aucun contrat : cliquez sur Lier à un contrat pour choisir leur contrat parent. Ici, aucune suggestion automatique
Traiter les doublons
Si Oro détecte deux fichiers strictement identiques, l'étape Examiner les alertes apparaît et ouvre l'écran Doublons.
Un seul contrat sera publié dans tous les cas. Ce que vous choisissez ici, c'est sous quel fichier il le sera : son nom, son chemin d'origine et sa date de dernière modification.
Les deux fichiers sont présentés côte à côte, en colonnes Conservé et Supprimé
Pour inverser le choix, cliquez sur Conserver ce fichier à la place
S'il n'y a rien à arbitrer, l'écran affiche Aucun doublon à vérifier.
Ce choix n'est pas modifiable indéfiniment : il est bloqué tant que le fichier d'origine est en cours d'analyse, et une fois la publication lancée. Recliquer sur le même bouton ne revient pas en arrière.
Organiser vos documents
Depuis le menu d'actions de chaque ligne :
Lier en tant qu'avenant ou Lier en pièce jointe : rattachez le document à un contrat de l'import
Modifier le type de contrat : choisissez un type existant ou créez-en un nouveau directement
Supprimer le document de l'import
Renommer un type de contrat depuis Smart Import a une portée globale : le nom change partout où le type est utilisé, y compris en dehors du Smart Import.
Automatiser le nommage et le rangement
Sur chaque type de contrat, une barre vous invite à définir les règles qui seront appliquées aux contrats ci-dessous. Elles prennent effet à la publication :
Ajouter une règle de nommage : renommer automatiquement tous les contrats du type
Ajouter une règle de rangement : choisir le dossier de classement automatique
Ajouter une règle de rappel : par exemple une échéance de fin de contrat
Champs assignés : sélectionner les champs à extraire pour ce type
📌 Une fois la revue terminée, retournez à l'article Importer votre historique de contrats avec Smart Import pour publier dans la contrathèque.