Les procédures d‘approbation avant le premier envoi d'un projet au cocontractant ou avant sa signature finale sont configurables par les administrateurs uniquement sur chaque modèle, permettant une gestion adaptée à chaque situation.
Sélectionner un type d’approbation
Accéder au modèle concerné : Dans le menu principal à gauche, allez dans l'onglet "Modèles".
Sélectionnez le modèle pour lequel vous souhaitez ajouter une procédure d'approbation.
Sélectionner le type d'approbation : En haut de la page du modèle, repérez la section "Workflows" et choisissez le type d’approbation
Approbation avant envoi au cocontractant
Approbation avant envoi du projet en signature
Créer une procédure d’approbation
Configurer la procédure d'approbation
À droite du type d’approbation, repérez le bouton “Ajouter un workflow” et sélectionnez la base de ce dernier :
Création du workflow depuis zéro
Création depuis un workflow existant
En cas de choix d’approbation avant envoi, vous avez la possibilité de préciser si vous souhaitez approuver seulement lors du premier envoi au cocontractant, ou à chaque envoi.
Ajouter les approbateurs
Seuls les utilisateurs avec une licence Administrateur ou Manager peuvent être désignés comme approbateurs.
Vous pouvez sélectionner un membre spécifique ou le responsable du projet.
Définir l'ordre d’approbation
Tous doivent approuver : Tous les approbateurs doivent donner leur accord, sans ordre particulier.
L'un après l'autre : Les approbateurs interviennent dans un ordre défini.
Premier à approuver : L'approbation est validée dès qu'un des approbateurs sélectionnés donne son accord, permettant d'accélérer le processus.
Définir des conditions d'approbation
Vous pouvez spécifier des conditions pour que l'approbation d'un utilisateur ou d’un bloc soit requise seulement si certains critères sont remplis.
Choisissez de conditionner un bloc ou un approbateur en cliquant sur les … à côté de ce dernier :
Cliquez sur les .. .
Puis cliquer sur ‘Rendre conditionnel’
Choissisez une condition existante ou cliquez sur créer une nouvelle pour….
Exemples : L'approbation du directeur financier est requise seulement si le montant du contrat dépasse Y€, ou si la durée du contrat est supérieure à Y mois.
Créer une procédure d’approbation avancée
Fonctionnalité accessible uniquement pour les plans SCALE et ENTREPRISE.
Grâce à cette fonctionnalité, nous renforçons notre solution et rendons notre plateforme plus flexible en permettant aux utilisateurs de configurer des workflows d'approbation complexes, adaptés à des matrices d'approbation avancées et à des cas d’usage spécifiques.
Ajouter plusieurs blocs dans votre workflow
Chaque bloc possède ses propres approbateurs et ordre d’approbation.
Ordonner les blocs d’approbations
Ces blocs peuvent être déclenchés dans un ordre défini (bouton coché) ou de manière simultanée (bouton non coché).
Modifier ou supprimer une procédure d’approbation
Supprimer un approbateur ou une procédure complète : Cliquez sur les "..." à côté du nom de l'approbateur ou du bloc et sélectionnez "Supprimer".
Toute modification ou suppression dans un modèle sera appliquée sur tous les projets sauf ceux étant en cours d’approbation.