Dans Tomorro, une condition est une règle que vous définissez pour automatiser certaines actions dans vos projets, modèles ou workflows.
Elle comprend :
Un nom
Une ou plusieurs règles de déclenchement
Un champ d'application
Utilité
Les conditions permettent de personnaliser automatiquement :
Une procédure d’approbation
Le contenu d’un projet (partiel ou complet)
Le fichier joint à un projet
L’ajout de participants dans un modèle
Exemples d’utilisation :
Ajouter une étape d’approbation si un contrat dépasse un certain montant
Adapter les clauses selon le statut juridique du cocontractant sans créer plusieurs modèles
Joindre un fichier différent selon la langue du projet
Les conditions sont accessibles dans les composants dynamiques de Tomorro.
Fonctionnement & Paramétrages
Les conditions se définissent au moment de la création ou de la modification d’un modèle.
Elles permettent de rendre un contenu ou un processus variable, selon les informations d’un projet ou du cocontractant.
Pour cela, ouvrez un modèle dans Tomorro et accédez à la configuration des conditions.
Définir les règles de déclenchement
Champ : exemple "montant du contrat" ou "type de client"
Valeur : exemple "supérieur à 50 000"
Ajoutez plusieurs règles avec les options "ET" ou "OU"
Si le champ souhaité n'existe pas, vous pouvez en créer un via "Créer un champ personnalisé".
Nommer la condition
Un nom est généré automatiquement, mais vous pouvez le modifier. Ce nom n’est visible que dans le modèle, par les administrateurs.
Choisir le type de condition
Locale : utilisable uniquement dans le modèle actuel
Globale : réutilisable dans tous vos modèles
Enregistrer la condition
Utiliser et modifier une condition
Une fois une condition ajoutée dans un modèle :
Vous pouvez la consulter à tout moment en survolant son nom.
Vous pouvez la modifier en cliquant sur son nom puis sur l’icône de modification.
Attention : Toute modification sera appliquée partout où cette condition est utilisée.
Remplacer une condition
Vous pouvez à tout moment remplacer une condition par une autre, ou en créer une nouvelle depuis le menu déroulant.
Cas d’usage spécifiques
Configurer une procédure d’approbation conditionnelle
Découvrez ici comment définir des workflows d'approbation.
Afficher un texte conditionnel
Ajouter une clause conditionnelle
Joindre un fichier conditionnel
Découvrez ici comment joindre des fichiers différents selon le projet et/ou le cocontractant.
Création de projet
Une fois les conditions paramétrées dans le modèle, vos collaborateurs pourront générer automatiquement le bon contenu au moment de créer un projet.
Lorsqu’un utilisateur choisit un modèle contenant du contenu conditionnel (texte, clause, fichier, participant...), certaines données devront être renseignées pour activer les règles définies.
Par exemple, si une clause ne s’affiche que si un montant dépasse un seuil, ce montant devra être saisi au moment de la création du projet.
Ainsi, selon les valeurs remplies à cette étape, les éléments conditionnels s’afficheront ou non dans le contrat généré.
Ce mécanisme garantit que chaque projet utilise le bon contenu, adapté au contexte, sans que l’utilisateur ait à faire de choix supplémentaires ou manipuler plusieurs versions de modèle.