Die Vertragsbibliothek legt Ihre Verträge in Ordnern und Unterordnern ab. Diese Struktur erfüllt zwei Aufgaben: einen Vertrag schnell wiederfinden und festlegen, wer ihn sehen darf, denn das Teilen eines Ordners gibt Zugriff auf die darin enthaltenen Verträge.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Ordnerstruktur festzulegen, bevor Sie Ihre Ordner erstellen und Ihre Verträge importieren. Eine von Anfang an durchdachte Struktur erspart Ihnen, Ordner zu verschieben und Zugriffe zu überarbeiten, sobald die Verträge abgelegt sind.
4 Möglichkeiten, Ihre Ordner zu organisieren
Es gibt kein Einheitsmodell. Wählen Sie die erste Ebene Ihrer Ordner danach, wie Ihre Teams arbeiten und ihre Verträge suchen.
Nach Vertragsart
Beispiel: Kunden, Lieferanten, Personal, Partnerschaften.
Geeignet, wenn ein einziges Team die meisten Verträge betreut und sie zuerst nach ihrer Art sucht.
Nach Gesellschaft oder Tochtergesellschaft
Beispiel: Frankreich, Deutschland, Spanien, darunter je ein Unterordner pro Vertragsart.
Geeignet, wenn Ihre Gruppe mehrere Gesellschaften umfasst und jede nur ihre eigenen Verträge sehen darf.
Nach Projekt
Beispiel: ein Ordner pro Baustelle, Programm oder Ausschreibung.
Geeignet, wenn Ihre Verträge mit einem Projekt entstehen und abgeschlossen werden.
Nach Fachteam
Beispiel: Vertrieb, Einkauf, Recht, Finanzen.
Geeignet, wenn jedes Team für seine eigenen Verträge verantwortlich ist und die der anderen nicht sehen darf.
Ihre Struktur in 3 Fragen wählen
Wer muss was sehen? Wenn bestimmte Teams oder Gesellschaften die Verträge der anderen nicht sehen dürfen, machen Sie dieses Kriterium zur ersten Ordnerebene: Auf dieser Ebene teilen Sie die Zugriffe.
Wie viele Gesellschaften verwalten Sie? Ab mehr als einer Gesellschaft bleibt eine Struktur nach Gesellschaft am übersichtlichsten.
Wie suchen Ihre Teams einen Vertrag? Gehen Sie vom häufigsten Reflex aus („der Vertrag mit diesem Kunden", „die Verträge dieses Projekts"), um Ihre Ordner zu benennen.
Bewährte Vorgehensweisen
✅ Bewährte Vorgehensweisen
Begrenzen Sie die Tiefe: Drei Ordnerebenen reichen in den meisten Fällen aus, darüber hinaus werden Verträge schwer auffindbar.
Wählen Sie eindeutige Namen, die alle Teams verstehen, und eine gemeinsame Sprache, wenn Sie mit Tochtergesellschaften im Ausland arbeiten.
Teilen Sie Ordner mit Gruppen statt mit einzelnen Personen: Wenn jemand neu hinzukommt oder das Team wechselt, fügen Sie die Person einfach der Gruppe hinzu oder entfernen sie daraus.
Legen Sie vertrauliche Verträge getrennt ab, in einem eigenen Ordner, der mit einer eingeschränkten Gruppe geteilt wird.
Planen Sie Wachstum ein: Lassen Sie Platz für eine neue Gesellschaft oder ein neues Team, ohne alles neu zu ordnen.
Stimmen Sie die Struktur mit den Fachteams ab, bevor Sie sie anlegen.
Was Sie vor dem Start wissen sollten
Das Erstellen, Umbenennen, Verschieben oder Löschen eines Ordners ist Administratoren vorbehalten.
Ein Ordner kann auf zwei Arten geteilt werden: Mit allen teilen (der Ordner ist für alle Mitglieder sichtbar) oder Mit spezifischen Nutzern oder Gruppen teilen.
Eine Freigabe gilt auch für die Unterordner, einschließlich später erstellter. Legen Sie daher die Zugriffe Ihrer ersten Ebene fest, bevor Sie die weiteren Ebenen aufbauen.
Unterzeichnete Verträge können automatisch abgelegt werden: In jeder Vertragsart legt der Archivierungsschritt einen Ordner fest und bei Bedarf Unterordner, die aus den Vertragsdaten erstellt werden.
Nächste Schritte
📌 Wie Sie Ihre Ordner erstellen und ihre Zugriffe verwalten, erfahren Sie im Artikel Ordner und Zugriffsrechte in der Vertragsbibliothek verwalten.
📌 Wie Sie Ihre unterzeichneten Verträge automatisch ablegen, erfahren Sie im Artikel Vertragsspeicherung konfigurieren.
📌 Wie Sie Ihre Gruppen erstellen, erfahren Sie im Artikel Benutzergruppen verwalten.