Vous pouvez définir des approbations avant le premier envoi d'un projet au cocontractant ou avant sa signature finale.
Les procédures sont configurables pour chaque modèle de document, permettant une gestion adaptée à chaque situation.
Choisir le type d'approbation
Accéder au modèle concerné : Dans le menu principal à gauche, allez dans l'onglet "Modèles".
Sélectionnez le modèle pour lequel vous souhaitez ajouter une procédure d'approbation.
Configurer la procédure d'approbation : En haut de la page du modèle, repérez la section "Workflows".
Cliquez sur "Aucune procédure d'approbation" pour le type d'approbation souhaité : avant premier envoi ou avant signature.
Sélectionner la procédure d'approbation dans le menu déroulant :
Tous doivent approuver : Tous les approbateurs doivent donner leur accord, sans ordre particulier.
L'un après l'autre : Les approbateurs interviennent dans un ordre défini.
Premier à approuver : L'approbation est validée dès qu'un des approbateurs sélectionnés donne son accord, permettant d'accélérer le processus.
Ajouter et organiser les approbateurs
Ajouter des approbateurs : Après avoir choisi le mode d'approbation, cliquez sur "Ajouter un approbateur" et sélectionnez les utilisateurs souhaités. Répétez cette étape pour chaque approbateur supplémentaire.
Seuls les utilisateurs avec une licence Administrateur ou Manager peuvent être désignés comme approbateurs.
Définir l'ordre des approbations (si vous avez choisi "L'un après l'autre") : Utilisez les flèches à gauche des noms des approbateurs pour ajuster leur position et déterminer l'ordre d'intervention.
Configurer des conditions d'approbation
Accessible uniquement pour les Plans PRO et ENTREPRISE.
Vous pouvez spécifier des conditions pour que l'approbation d'un utilisateur soit requise seulement si certains critères sont remplis.
Ajouter des conditions : Après avoir ajouté un approbateur, passez la souris sur son nom et cliquez sur "Ajouter des conditions".
Définir les critères : Dans le panneau qui s'ouvre, choisissez ou créez les conditions qui déclencheront l'approbation de cet utilisateur.
Exemples : L'approbation du directeur financier est requise seulement si le contrat dépasse 50 000€, ou si la durée du contrat est supérieure à 12 mois.
Modifier les conditions : Pour changer une condition déjà en place, cliquez sur le tag de l'approbation concernée, puis sur l'icône "Crayon" pour modifier et sauvegarder les nouvelles conditions.
Gérer les approbations en cours
Notification des approbateurs : Les approbateurs reçoivent une notification lorsqu'une action de leur part est requise, selon l'ordre et les conditions définis.
Rejet d'une approbation : Si un approbateur rejette le document, le processus est suspendu et les approbateurs suivants ne sont pas sollicités tant qu'une nouvelle demande n'est pas initiée.
Relancer l'approbation : En cas de rejet, modifiez le document si nécessaire, puis renvoyez une demande d'approbation.
Supprimer une procédure d'approbation ou un approbateur
Supprimer un approbateur : Cliquez sur les "..." à côté du nom de l'approbateur et sélectionnez "Supprimer".
Supprimer une procédure complète : Cliquez sur le menu déroulant à côté de l'étape d'approbation et choisissez "Aucune procédure d'approbation".