La contrathèque range vos contrats dans des dossiers et sous-dossiers. Cette organisation sert à deux choses : retrouver un contrat rapidement, et décider qui peut le voir, puisque partager un dossier donne accès aux contrats qu'il contient.
Prenez le temps de définir votre arborescence avant de créer vos dossiers et d'importer vos contrats. Une organisation pensée dès le départ vous évite de déplacer des dossiers et de revoir les accès une fois les contrats rangés.
Les 4 façons d'organiser vos dossiers
Il n'existe pas de modèle unique. Choisissez le premier niveau de vos dossiers selon la façon dont vos équipes travaillent et cherchent leurs contrats.
Par type de contrat
Exemple : Clients, Fournisseurs, RH, Partenariats.
Adapté si une même équipe gère la plupart des contrats et les cherche d'abord par nature.
Par entité ou filiale
Exemple : France, Allemagne, Espagne, puis un sous-dossier par type de contrat dans chaque entité.
Adapté si votre groupe compte plusieurs sociétés et que chacune ne doit voir que ses propres contrats.
Par projet
Exemple : un dossier par chantier, par programme ou par appel d'offres.
Adapté si vos contrats vivent et se clôturent avec un projet.
Par équipe métier
Exemple : Ventes, Achats, Juridique, Finance.
Adapté si chaque équipe est responsable de ses contrats et ne doit pas voir ceux des autres.
Choisir votre organisation en 3 questions
Qui doit voir quoi ? Si certaines équipes ou entités ne doivent pas voir les contrats des autres, faites de ce critère votre premier niveau de dossiers : c'est à ce niveau que vous partagerez les accès.
Combien d'entités gérez-vous ? Au-delà d'une société, une organisation par entité reste la plus lisible.
Comment vos équipes cherchent-elles un contrat ? Partez du réflexe le plus courant (« le contrat de tel client », « les contrats de tel projet ») pour nommer vos dossiers.
Bonnes pratiques
✅ Bonnes pratiques
Limitez la profondeur : trois niveaux de dossiers suffisent dans la plupart des cas, au-delà les contrats deviennent difficiles à retrouver.
Choisissez des noms explicites, compris par toutes les équipes, et une langue commune si vous travaillez avec des filiales à l'étranger.
Partagez les dossiers à des groupes plutôt qu'à des personnes : quand quelqu'un arrive ou change d'équipe, il suffit de l'ajouter au groupe ou de l'en retirer.
Isolez les contrats confidentiels dans un dossier dédié, partagé à un groupe restreint.
Anticipez la croissance : prévoyez la place pour une nouvelle entité ou une nouvelle équipe sans tout réorganiser.
Validez l'organisation avec les équipes métier avant de la créer.
Ce qu'il faut savoir avant de vous lancer
Créer, renommer, déplacer ou supprimer un dossier est réservé aux administrateurs.
Un dossier se partage de deux façons : Partager à tous (le dossier est visible par tous les membres) ou Partager avec des membres ou groupes.
Un partage s'applique aussi aux sous-dossiers, y compris ceux créés plus tard. Définissez donc les accès de votre premier niveau avant de construire les niveaux suivants.
Les contrats signés peuvent être rangés automatiquement : dans chaque type de contrat, l'étape d'archivage définit un Dossier de rangement et, si besoin, des sous-dossiers créés à partir des données du contrat.
Et ensuite
📌 Pour créer vos dossiers et gérer leurs accès, consultez l'article Gérer les dossiers et leur accès dans la contrathèque.
📌 Pour ranger automatiquement vos contrats signés, consultez l'article Paramétrer l'archivage des contrats.
📌 Pour créer vos groupes, consultez l'article Gérer les groupes d'utilisateurs.