Option Rôles personnalisés. Quelques règles de cet article changent si votre organisation dispose de l'option Rôles personnalisés. Pour le savoir, ouvrez l'onglet Rôles des paramètres : le bouton Créer un rôle n'y apparaît qu'avec l'option.
Un groupe permet de rassembler des membres de votre organisation pour leur partager en une seule fois des dossiers et des types de contrat. Les groupes se gèrent depuis l'onglet Groupes des paramètres de votre organisation.
L'onglet Groupes est réservé aux Administrateurs. Avec l'option Rôles personnalisés, il est accessible aux rôles disposant de la permission Groupes, par défaut les Administrateurs et les Super administrateurs.
Comprendre la page Groupes
L'onglet Groupes liste tous les groupes de votre organisation, avec pour chacun :
Membres : le nombre de membres du groupe
Accès contrats, Accès dossiers et Accès types de contrats : le nombre de contrats, dossiers et types de contrat partagés avec ce groupe
Créer un groupe
Pour créer un groupe :
Accédez aux paramètres de votre organisation, puis à l'onglet Groupes
Cliquez sur Créer un groupe
Choisissez une icône, donnez un nom au groupe et ajoutez ses membres
Vous pouvez aussi partir d'un groupe existant : depuis le menu d'actions de la ligne, cliquez sur Dupliquer.
Gérer les membres d'un groupe
Depuis la fiche d'un groupe, l'onglet Membres permet d'ajouter ou de retirer des membres.
Pour ajouter un membre : recherchez-le puis sélectionnez-le
Pour retirer un ou plusieurs membres : sélectionnez-les puis cliquez sur Retirer du groupe
Pour ajouter un membre à plusieurs groupes rapidement, ouvrez sa fiche dans l'onglet Membres et cliquez sur Ajouter à un groupe.
Sans l'option Rôles personnalisés, tout Administrateur gère tous les groupes. Avec l'option, vous ne pouvez gérer que les groupes que vous avez créés ou dont vous faites partie vous-même, y compris si vous êtes Administrateur. Le Super administrateur peut gérer tous les groupes sans restriction.
Si votre organisation utilise SCIM, la gestion des groupes peut être pilotée depuis votre annuaire. Dans ce cas, le panneau d'un groupe s'ouvre en consultation : le nom n'est plus modifiable, aucun membre ne peut être ajouté, et les boutons Enregistrer et Supprimer le groupe n'apparaissent pas. Les groupes se gèrent alors depuis votre fournisseur d'identité : Azure, Okta, OneLogin.
Consulter et retirer les accès partagés
L'onglet Accès de la fiche d'un groupe liste les dossiers et les types de contrat partagés avec ce groupe.
Pour retirer un accès :
Cochez la case des dossiers ou des types de contrat concernés
Cliquez sur Retirer l'accès
Un bouton Exporter permet de télécharger la liste des accès partagés avec le groupe.
Supprimer un groupe
La suppression se fait depuis la fiche du groupe, pas depuis le menu de la ligne. Ouvrez le groupe, puis cliquez sur Supprimer le groupe en bas de la fiche, et confirmez en saisissant son nom.
Comme pour la gestion des membres, avec l'option Rôles personnalisés, seuls le créateur du groupe, ses membres, ou un Super administrateur peuvent le supprimer.
Questions fréquentes
Un Administrateur peut-il gérer tous les groupes de l'organisation ?
Oui, sans l'option Rôles personnalisés. Avec l'option, non : un Administrateur peut voir tous les groupes, mais ne peut ajouter ou retirer des membres que des groupes qu'il a créés ou dont il fait partie. Cette restriction protège les groupes sensibles, comme un groupe réservé à un comité de direction.
Qui peut voir la liste de tous les groupes ?
Les Administrateurs, et avec l'option Rôles personnalisés tout membre disposant de la permission Groupes, quel que soit son rôle. Avec l'option, voir un groupe dans la liste ne donne pas le droit de le gérer : comme expliqué plus haut, seuls son créateur, ses membres, ou un Super administrateur peuvent ajouter des membres ou le supprimer.
Puis-je retirer un accès directement depuis la fiche du groupe ?
Oui, l'onglet Accès permet de sélectionner un ou plusieurs dossiers ou types de contrat et de retirer leur partage en une seule action.
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