Option Rôles personnalisés. Quelques règles de cet article changent si votre organisation dispose de l'option Rôles personnalisés. Pour le savoir, ouvrez l'onglet Rôles des paramètres : le bouton Créer un rôle n'y est actif qu'avec l'option. Sans elle, il apparaît grisé.
L'onglet Membres des paramètres de votre organisation regroupe la gestion des comptes : consulter la liste, filtrer, transférer des rôles, configurer les notifications d'un membre ou le supprimer.
L'onglet Membres est réservé aux Administrateurs. Avec l'option Rôles personnalisés, il est accessible aux rôles disposant de la permission Membres, par défaut les Administrateurs et les Super administrateurs.
Comprendre la page Membres
En haut de la page, des cartes de licences résument la répartition de votre organisation par type de licence, avec le nombre inclus dans votre offre. Selon l'offre de votre organisation, les cartes affichent soit Administrateurs, Créateurs et Viewers, soit Administrateurs, Managers et Contributeurs (suivis de Viewers le cas échéant).
Le nombre de membres que vous pouvez inviter dépend des licences incluses dans votre offre. Au-delà, l'ajout d'une licence supplémentaire vous est confirmé avant validation.
La table liste tous les membres avec, pour chacun :
Nom et Email
Type de licence : la licence facturée (Administrateur, Créateur ou Lecteur)
Groupes : les groupes dont le membre fait partie
Rôle : le rôle assigné, standard ou personnalisé
2FA et Statut (Actif, En attente ou Désactivé)
Inviter un membre
Depuis l'onglet Membres, cliquez sur Ajouter des membres en haut à droite.
Renseignez l'adresse e-mail de la personne à inviter, ou plusieurs adresses séparées par des points-virgules
Définissez son rôle : Administrateur, Manager, Contributeur ou Lecteur. Avec l'option Rôles personnalisés, vos rôles personnalisés apparaissent aussi dans la liste
Ajoutez-la à un ou plusieurs groupes si besoin
Cliquez sur Inviter sur Tomorro
La personne reçoit un e-mail l'invitant à créer son compte. Le lien d'activation est valable 30 jours.
Pour préparer la plateforme avant l'arrivée de vos utilisateurs, décochez Envoyer une invitation par mail : le compte est créé sans notification, et l'invitation peut être envoyée plus tard.
Tant qu'une personne n'a pas activé son compte, son statut reste En attente. Depuis le menu d'actions de sa ligne, cliquez sur Renvoyer l'invitation pour la relancer.
L'action Renvoyer l'invitation n'apparaît que sur un membre au statut En attente. Si vous ne la voyez pas, c'est que le compte est déjà actif : la personne doit alors se connecter par le SSO de son organisation.
✅ Bonnes pratiques
Un membre au statut En attente peut déjà être choisi comme approbateur dans un workflow d'approbation, ou comme signataire, y compris dans les zones de signature d'un type de contrat. Seuls les membres Désactivé ne sont pas proposés. Il ne recevra toutefois les e-mails de révision ou de signature qu'une fois son compte activé : Tomorro vous le signale par une alerte.
Une fois leur compte activé, les membres peuvent compléter leur profil dans Informations du compte (Mon compte, puis Paramètres du compte) : Photo de profil et Intitulé du poste. L'intitulé du poste est repris par défaut quand le membre signe un contrat.
Filtrer et rechercher des membres
Le champ de recherche filtre par nom ou e-mail. Le bouton Filtres permet d'affiner la liste par :
Type de licence
Rôle
Statut (Actif, En attente, Désactivé)
Statut d'absence (Absent, Absence planifiée)
Transférer le rôle d'un ou plusieurs membres
Pour changer le rôle d'un membre : ouvrez sa fiche et sélectionnez son nouveau rôle.
Pour changer le rôle de plusieurs membres en une fois :
Sélectionnez les membres concernés dans la table
Cliquez sur Transférer le rôle
Choisissez le rôle cible
Si le nouveau rôle retire à un membre ses droits d'approbation ou de signature, un substitut peut vous être demandé : ce membre remplacera les membres transférés comme approbateur de workflows et signataire de contrats. Passer d'Administrateur à Manager ne demande pas de substitut : le Manager garde le droit d'approuver et de signer.
Si votre organisation compte un Super administrateur, lui seul peut modifier le rôle d'un Administrateur ou le supprimer, depuis sa fiche comme dans l'action groupée Transférer le rôle ; sinon, les Administrateurs le peuvent. Vous ne pouvez pas non plus modifier votre propre rôle depuis une action groupée.
Configurer les notifications d'un membre
La fiche d'un membre comporte un onglet Notifications, distinct de l'onglet Paramètres, qui liste les notifications e-mail que ce membre reçoit.
Un Administrateur ou un Super administrateur peut configurer les notifications d'un autre membre, par exemple pour ajuster ce que reçoit un dirigeant de l'entreprise.
Les notifications sont regroupées par catégorie : activités de contrats (mention, commentaire, message d'un cocontractant, document signé, ajout comme participant), rappels d'échéances et planning de tâches, ainsi que les workflows d'approbation (approbation attendue, document approuvé ou rejeté) et les mentions dans les commentaires. Pour un membre Administrateur ou Super administrateur, s'ajoute la catégorie Administration des membres (un membre demande un changement de rôle).
Corriger le nom ou le prénom d'un membre
Un Administrateur ne peut pas modifier le nom ou le prénom d'un membre. La fiche d'un membre ne comporte pas ces champs.
La correction se fait par le membre lui-même, depuis son propre compte :
En bas à gauche du menu principal, cliquez sur Mon compte
Choisissez Paramètres du compte
Dans Informations du compte, corrigez les champs Prénom et Nom
Cliquez sur Enregistrer les informations
L'adresse email d'un membre ne se modifie pas dans Tomorro, ni par le membre ni par un Administrateur : le champ est grisé dans Informations du compte, et l'onglet Membres ne permet de saisir une adresse qu'au moment d'inviter une nouvelle personne. Pour corriger une adresse, contactez-nous depuis le chat : nous faisons la modification pour vous.
Supprimer un membre
Depuis la fiche du membre, cliquez sur Supprimer le membre. La suppression d'un membre est définitive et entraîne la suppression de ses données. Vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte : sur votre propre fiche, le bouton est grisé.
Lorsque la fenêtre en demande un, un substitut doit être désigné, sauf si vous cochez « Je ne veux pas définir de substitut. Les assignations de cet utilisateur seront perdues. » Le substitut récupère ce que le membre supprimé laisse derrière lui, selon son rôle. Par exemple, pour un Administrateur, le substitut récupère la propriété des dossiers et des types de contrats, les rôles d'approbation, ainsi que l'accès aux contrats.
Questions fréquentes
Un substitut est-il toujours demandé lors d'une suppression ou d'un transfert de rôle ?
Pour une suppression, lorsque la fenêtre de suppression demande un substitut, le choisir est obligatoire pour valider, quel que soit le rôle du membre, Lecteur compris, sauf si vous cochez « Je ne veux pas définir de substitut. Les assignations de cet utilisateur seront perdues. » Autre exception, un membre au statut En attente : son invitation s'annule avec Annuler l'invitation, sans substitut. Pour un transfert de rôle, le substitut n'est demandé que si le membre perd ses droits d'approbation ou de signature : un Lecteur n'en a pas, donc aucun substitut n'est nécessaire.
Qui peut être choisi comme substitut ?
Les membres proposés dépendent du rôle du membre remplacé : par exemple, seuls des Administrateurs ou Super administrateurs peuvent remplacer un Administrateur, alors que le remplacement d'un Lecteur accepte tous les rôles.
Puis-je voir les notifications d'absence d'un autre membre depuis sa fiche ?
Non, cette section n'apparaît que dans les notifications personnelles du membre lui-même, pas depuis la vue d'administration.