Deux versions de l'écran Membres coexistent. Si une section Licences et une barre de recherche s'affichent en haut de la page Membres, votre organisation dispose de l'option Rôles personnalisés : suivez plutôt « Gérer les membres de mon organisation (option Rôles personnalisés) ».
Seuls les Administrateurs peuvent gérer les membres de l'organisation : les inviter, modifier leur rôle ou les supprimer du compte Tomorro.
Le nombre de membres que vous pouvez inviter dépend des licences incluses dans votre offre. Au-delà, l'ajout d'une licence supplémentaire vous est confirmé avant validation. Pour plus de détails, consultez nos tarifs.
Accéder à la gestion des membres
Cliquez sur le nom de votre entreprise, en haut à gauche du menu principal
Ouvrez les Paramètres de l'entité
Accédez à l'onglet Membres
Vous retrouvez la liste de tous les membres de l'organisation ainsi que leur rôle actuel.
Inviter un membre
Si vous avez le statut d'Administrateur, vous pouvez facilement inviter de nouveaux membres à rejoindre votre équipe via les paramètres de votre entreprise.
Cliquez sur le bouton "Ajouter des membres" en haut à droite
Renseignez l'adresse mail de la personne à inviter
Définissez son rôle : Administrateur, Créateur - Manager, Créateur - Contributeur ou Lecteur.
Vous pouvez également l'ajouter à un ou plusieurs groupes.
Plus de détails sur les groupes dans cet article : Créer un groupe d'utilisateurs.
Cliquez sur "Inviter sur Tomorro" et la personne invitée recevra alors un e-mail l'invitant à créer son compte et à définir un mot de passe.
Inviter sans envoyer d'e-mail
Vous pouvez désormais choisir de ne pas notifier le nouveau membre par e-mail en décochant la case « Envoyer une invitation par mail ».
Cette option est particulièrement utile lorsque vous souhaitez configurer votre plateforme avant que vos utilisateurs ne s’y connectent.
Dans ce cas, l’adresse apparaîtra en grisé et un message indiquant que le compte n’est pas encore activé sera affiché, exemple :
Relancer une invitation
Les liens d'activation de compte sont valides pendant 30 jours.
Les personnes à qui vous avez déjà envoyé une invitation et qui, au contraire, n'ont pas encore activé leur compte, sont marquées par un tag "En attente".
Choisissez la personne à qui vous avez déjà envoyé une invitation et cliquez dessus.
Cliquez sur "Renvoyer l'invitation".
Une invitation par mail sera automatiquement renvoyée à la personne.
Inviter plusieurs membres
Si vous souhaitez gagner du temps et inviter plusieurs membres d'un coup :
Insérez plusieurs adresses e-mails séparées par des points virgule.
Choisissez le rôle de ces membres, ainsi que les groupes auxquels vous souhaitez les ajouter.
Si vous souhaitez ajouter des licences additionnelles, n'hésitez pas à contacter votre chargé(e) de compte.
Modifier le rôle d'un membre
La modification du rôle permet d'adapter les droits d'un utilisateur sans le supprimer du compte.
Depuis l'onglet Membres, sélectionnez le membre concerné
Cliquez sur son rôle actuel
Choisissez le nouveau rôle à attribuer
Enregistrez la modification
La mise à jour du rôle est immédiate et s'applique à l'ensemble de la plateforme.
Rétrograder un membre vers un rôle plus limité
Si le nouveau rôle retire au membre son droit d'approuver ou sa capacité de signer, la fenêtre Rétrograder ce membre s'ouvre : vous devez désigner un substitut dans le champ Remplacer par un membre.
Le substitut reprend ce qui était rattaché au membre :
l'accès à ses contrats, par les dossiers auxquels il avait accès
la propriété des dossiers et des types de contrats qui étaient les siens
ses rôles d'approbation, sauf s'il reste Administrateur ou Manager
les signatures qui lui étaient assignées, sur les contrats comme sur les modèles, dès lors qu'il perd la capacité de signer
La fenêtre résume ces transferts selon le rôle de départ et le rôle d'arrivée.
Tous les changements de rôle ne demandent pas de substitut. Passer d'Administrateur à Manager n'en demande pas : le Manager garde le droit d'approuver et de signer.
Le substitut est obligatoire : sans lui, la rétrogradation n'est pas enregistrée.
Corriger le nom ou le prénom d'un membre
Un Administrateur ne peut pas modifier le nom ou le prénom d'un membre. Sur un membre déjà présent dans l'organisation, l'onglet Membres ne permet de changer que son rôle et ses groupes.
La correction se fait par le membre lui-même, depuis son propre compte :
En bas à gauche du menu principal, cliquez sur Mon compte
Choisissez Paramètres du compte
Dans Informations du compte, corrigez les champs Prénom et Nom
Cliquez sur Enregistrer les informations
L'adresse email d'un membre ne se modifie pas dans Tomorro, ni par le membre ni par un Administrateur : le champ est grisé dans Informations du compte, et l'onglet Membres ne permet de saisir une adresse qu'au moment d'inviter une nouvelle personne. Pour corriger une adresse, contactez-nous depuis le chat : nous faisons la modification pour vous.
Supprimer un membre
La suppression d'un membre entraîne son retrait définitif de l'organisation.
Depuis l'onglet Membres, sélectionnez le membre concerné
Cliquez sur Supprimer le membre
Choisir un membre substitut
Avant de confirmer la suppression, vous devez obligatoirement désigner un membre substitut.
Ce substitut permet d'assurer la continuité des données et contrats gérés par le membre supprimé.
Le substitut doit avoir un rôle au moins équivalent à celui du membre supprimé
Exemple :
Si vous supprimez un Manager, vous devez le remplacer par un Manager ou un Administrateur (un Contributeur n'est pas suffisant).
Confirmer la suppression
Dans Remplacer par un membre, sélectionnez le substitut
Cliquez sur Supprimer le membre
⚠️ Toute suppression est définitive.
Comprendre l'impact de la suppression
Lors de la suppression d'un membre :
La propriété de ses éléments est transférée au substitut :
modèles
dossiers et sous-dossiers
contrats
L'historique des actions reste accessible dans les activités des contrats
Les actions passées du membre supprimé sont conservées à titre de traçabilité.