Deux versions de l'écran Groupes coexistent. Si vos groupes s'affichent sous forme de cartes et non de tableau, vous utilisez la version précédente : suivez plutôt « Créer un groupe d'utilisateurs ».
Un groupe permet de rassembler des membres de votre organisation pour leur partager en une seule fois des dossiers et des types de contrat. Les groupes se gèrent depuis l'onglet Groupes des paramètres de votre organisation.
La liste des groupes est visible par tous les membres disposant de la permission Groupes, par défaut les Administrateurs et les Super administrateurs.
Comprendre la page Groupes
L'onglet Groupes liste tous les groupes de votre organisation, avec pour chacun :
Membres : le nombre de membres du groupe
Accès contrats, Accès dossiers et Accès types de contrats : le nombre de contrats, dossiers et types de contrat partagés avec ce groupe
Créer un groupe
Pour créer un groupe :
Accédez aux paramètres de votre organisation, puis à l'onglet Groupes
Cliquez sur Créer un groupe
Donnez un nom au groupe et ajoutez des membres
Vous pouvez aussi partir d'un groupe existant : depuis le menu d'actions de la ligne, cliquez sur Dupliquer.
Gérer les membres d'un groupe
Depuis la fiche d'un groupe, l'onglet Membres permet d'ajouter ou de retirer des membres.
Pour ajouter un membre : recherchez-le puis sélectionnez-le
Pour retirer un ou plusieurs membres : sélectionnez-les puis cliquez sur Retirer du groupe
Vous ne pouvez gérer les membres que des groupes que vous avez créés ou dont vous faites partie vous-même, y compris si vous êtes Administrateur. Le Super administrateur peut gérer tous les groupes sans restriction.
Consulter et retirer les accès partagés
L'onglet Accès de la fiche d'un groupe liste les dossiers et les types de contrat partagés avec ce groupe.
Pour retirer un accès :
Cochez la case des dossiers ou des types de contrat concernés
Cliquez sur Retirer l'accès
Un bouton Exporter permet de télécharger la liste des accès partagés avec le groupe.
Supprimer un groupe
La suppression se fait depuis la fiche du groupe, pas depuis le menu de la ligne. Ouvrez le groupe, puis cliquez sur Supprimer le groupe en bas de la fiche, et confirmez en saisissant son nom.
Comme pour la gestion des membres, seuls le créateur du groupe, ses membres, ou un Super administrateur peuvent le supprimer.
Questions fréquentes
Un Administrateur peut-il gérer tous les groupes de l'organisation ?
Non. Un Administrateur peut voir tous les groupes, mais ne peut ajouter ou retirer des membres que des groupes qu'il a créés ou dont il fait partie. Cette restriction protège les groupes sensibles, comme un groupe réservé à un comité de direction.
Qui peut voir la liste de tous les groupes ?
Tout membre disposant de la permission Groupes voit la liste complète, quel que soit son rôle. Mais voir un groupe dans la liste ne donne pas le droit de le gérer : comme expliqué plus haut, seuls son créateur, ses membres, ou un Super administrateur peuvent ajouter des membres ou le supprimer.
Puis-je retirer un accès directement depuis la fiche du groupe ?
Oui, l'onglet Accès permet de sélectionner un ou plusieurs dossiers ou types de contrat et de retirer leur partage en une seule action.