Deux versions de l'écran Membres coexistent. Si aucune section Licences ni barre de recherche ne s'affiche en haut de la page Membres, vous utilisez la version précédente : suivez plutôt « Gérer les membres de mon organisation ».
L'onglet Membres des paramètres de votre organisation regroupe la gestion des comptes : consulter la liste, filtrer, transférer des rôles, configurer les notifications d'un membre ou le supprimer.
L'onglet Membres est accessible aux membres disposant de la permission Membres, par défaut les Administrateurs et les Super administrateurs.
Comprendre la page Membres
En haut de la page, des cartes de licences résument la répartition de votre organisation par type de licence, avec le nombre inclus dans votre offre.
La table liste tous les membres avec, pour chacun :
Nom et Email
Type de licence : la licence facturée (Administrateur, Créateur ou Lecteur)
Rôle : le rôle assigné, standard ou personnalisé
Groupes : les groupes dont le membre fait partie
2FA et Statut (Actif, En attente ou Désactivé)
Inviter un membre
Depuis l'onglet Membres, cliquez sur Ajouter des membres en haut à droite.
Renseignez l'adresse e-mail de la personne à inviter, ou plusieurs adresses séparées par des points-virgules
Définissez son rôle : les rôles standard de votre organisation et vos rôles personnalisés apparaissent dans la liste
Ajoutez-la à un ou plusieurs groupes si besoin
Cliquez sur Inviter sur Tomorro
La personne reçoit un e-mail l'invitant à créer son compte. Le lien d'activation est valable 30 jours.
Pour préparer la plateforme avant l'arrivée de vos utilisateurs, décochez Envoyer une invitation par mail : le compte est créé sans notification, et l'invitation peut être envoyée plus tard.
Tant qu'une personne n'a pas activé son compte, son statut reste En attente. Depuis le menu d'actions de sa ligne, cliquez sur Renvoyer l'invitation pour la relancer.
Filtrer et rechercher des membres
Le champ de recherche filtre par nom ou e-mail. Le bouton Filtres permet d'affiner la liste par :
Type de licence
Rôle
Statut (Actif, En attente, Désactivé)
Statut d'absence (Absent, Absence planifiée)
Transférer le rôle d'un ou plusieurs membres
Pour changer le rôle d'un membre : ouvrez sa fiche et sélectionnez son nouveau rôle.
Pour changer le rôle de plusieurs membres en une fois :
Sélectionnez les membres concernés dans la table
Cliquez sur Transférer le rôle
Choisissez le rôle cible
Si le nouveau rôle retire à un membre ses droits d'approbation ou de signature, un substitut vous est demandé : ce membre remplacera les membres transférés comme approbateur de workflows et signataire de contrats.
Seul un Super administrateur peut modifier le rôle d'un Administrateur, y compris en masse. Vous ne pouvez pas non plus modifier votre propre rôle depuis une action groupée.
Configurer les notifications d'un membre
La fiche d'un membre comporte un onglet Notifications, distinct de l'onglet Paramètres, qui liste les notifications e-mail que ce membre reçoit.
Un Administrateur ou un Super administrateur peut configurer les notifications d'un autre membre, par exemple pour ajuster ce que reçoit un dirigeant de l'entreprise.
Les notifications sont regroupées par catégorie : activités de contrats (mention, commentaire, message d'un cocontractant, document signé, ajout comme participant), rappels d'échéances et planning de tâches, ainsi que les workflows d'approbation (approbation attendue, document approuvé ou rejeté) et les mentions dans les commentaires.
Supprimer un membre
Depuis la fiche du membre, cliquez sur Supprimer le membre. La suppression d'un membre est définitive et entraîne la suppression de ses données.
Un substitut doit être désigné : il récupère ce que le membre supprimé laisse derrière lui, selon son rôle. Par exemple, pour un Administrateur, le substitut récupère la propriété des dossiers et des types de contrats, les rôles d'approbation, ainsi que l'accès aux contrats.
Questions fréquentes
Un substitut est-il toujours demandé lors d'une suppression ou d'un transfert de rôle ?
Il est demandé dès que le membre concerné perd ses droits d'approbation ou de signature. Pour un rôle sans ces droits, comme Lecteur, aucun substitut n'est nécessaire.
Qui peut être choisi comme substitut ?
Les membres proposés dépendent du rôle du membre remplacé : par exemple, seuls des Administrateurs ou Super administrateurs peuvent remplacer un Administrateur, alors que le remplacement d'un Lecteur accepte tous les rôles.
Puis-je voir les notifications d'absence d'un autre membre depuis sa fiche ?
Non, cette section n'apparaît que dans les notifications personnelles du membre lui-même, pas depuis la vue d'administration.