Besoin
Souhaitez-vous créer un contrat ou l'envoyer pour signature dès qu'une action a été effectuée dans votre logiciel tiers ?
Ce mémo rapide est destiné à vous aider à préparer la configuration de l'interface.
Grâce à Zapier, vous pouvez connecter Tomorro à des milliers d'applications, automatisant et rationalisant votre travail en minimisant les actions manuelles répétitives.
Avant de commencer, lisez nos conseils pour vous aider à clarifier et structurer vos besoins.
En bref : adoptez une approche structurée !
Cette note se concentrera sur 3 points principaux :
Comprendre le fonctionnement de l'interface
Clarifier vos besoins afin de définir votre approche
Configurer et tester avant de passer en production complète
Que puis-je fais avec Zapier ?
Véritable outil sans code, Zapier propose plus de 7 000 intégrations d'applications, offrant une grande flexibilité pour connecter divers outils et automatiser vos workflows. Aucune compétence technique requise !
CRM (HubSpot, Pipedrive...) : pour la génération automatique de vos contrats dès qu'une affaire est remportée ou atteint un certain stade
SIRH : pour la génération automatique de vos contrats RH dès que le candidat accepte la promesse d'embauche
Base de données (Excel, Google Sheets, Typeform...) : pour la création automatique de contrats dès qu'une nouvelle entrée est ajoutée
⚠️ N'oubliez pas de vérifier la compatibilité de votre outil tiers avec Zapier :
Tomorro propose 2 actions Zapier prêtes à l'emploi :
Créer un projet
Envoyer un projet pour signature
Comment fonctionne Zapier ?
Comment fonctionne Zapier ?
Zapier fonctionne selon un principe simple : "Un déclencheur entraîne une action".
🚨 Déclencheur | 💪 Action |
Événement qui déclenche l'automatisation et lance le flux. | Opération qui a lieu après le déclenchement du déclencheur. |
Exemple de déclencheurs (outil tiers) :
| Actions Tomorro :
|
Exemple d'un cas d'usage Commercial
Exemple d'un cas d'usage Commercial
Problème :
Chaque fois qu'un de mes commerciaux signe un nouveau client, je dois récupérer toutes les informations sur l'entreprise et les saisir manuellement dans les champs personnalisés du contrat.
Solution :
Déclencheur: lorsque le contrat est signé (le statut du champ CRM passe de « prospect » à « client »)Action: les champs personnalisés Tomorro se remplissent automatiquement à partir du CRM et créent le contratComment: faites correspondre les champs CRM avec les champs personnalisés Tomorro
Exemple d'un cas d'usage RH
Exemple d'un cas d'usage RH
Problème :
Chaque fois que je dois créer un nouveau contrat de travail, je dois récupérer toutes les informations sur le candidat et les saisir manuellement dans les champs personnalisés de la plateforme Tomorro.
Solution :
Déclencheur: le candidat remplit un formulaire pour saisir ses informations personnellesAction: les champs personnalisés de Tomorro se remplissent automatiquement à partir du formulaire et créent le contratComment: faites correspondre les champs du formulaire avec les champs personnalisés de Tomorro
Avantages & Inconvénients
Avantages & Inconvénients
AVANTAGES | INCONVENIENTS |
✅ Faible coût humain
✅ Version gratuite disponible :
| ⚠️ Fonctionnalités limitées par rapport à l'API
|
Définissez vos besoins
Pour garantir une mise en œuvre fluide de l'intégration entre les deux plateformes, il est essentiel de bien définir les flux de données en amont. Avant de commencer, assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :
1️⃣ Valider les prérequis fonctionnels
1️⃣ Valider les prérequis fonctionnels
Prérequis | |
Vérifiez la disponibilité de votre outil tiers sur Zapier | Vérifiez sur https://zapier.com/apps/tomorro/integrations |
Identifier les parties prenantes internes | ⇒ Qui doit participer à la définition des besoins et à la configuration de l'automatisation ? Un avocat, un responsable informatique, un autre service ? |
Définir le flux et les données à échanger | ⇒ Quels processus doivent être automatisés ? ⇒ Quelles informations doivent être récupérées et envoyées entre les plateformes ? |
Vérifier les exigences techniques | Y a-t-il des contraintes à prévoir (licences, sécurité, etc.) ? |
Garantir l'accès aux outils nécessaires | ⇒ L'équipe chargée de la mise en place de l'automatisation dispose-t-elle des autorisations requises pour les logiciels tiers concernés, Tomorro, Zapier, etc. ? |
2️⃣ Spécifiez votre processus
2️⃣ Spécifiez votre processus
Définir les besoins opérationnels
Avant de configurer une automatisation, il est essentiel de bien définir votre besoin. Avant de mettre en place un système d'automatisation, il est essentiel de définir clairement vos besoins.
Pour ce faire, concentrez-vous sur l'objectif final : quel est le but de mon automatisation ?
Assurez-vous également que le déclencheur :
Est unique (évitez toute ambiguïté)
Est identifiable (facile à localiser dans votre système)
Ne génère pas de cas particuliers (limite les exceptions complexes)
Formulation recommandée
Nous vous encourageons à structurer votre exigence comme suit afin de faciliter la configuration de votre automatisation :
Je souhaite que l'action soit déclenchée sur la plateforme 1...
... dès que l'élément déclencheur sur la plateforme 2
Les informations échangées sont la « liste des champs personnalisés » de la plateforme 2 vers la plateforme 1.
Exemple :
Je souhaite créer automatiquement mes contrats sur Tomorro...
... dès que le champ « statut de la transaction » passe de « prospect » à « client » dans mon CRM.
3️⃣ Identifier les données à échanger entre les outils
3️⃣ Identifier les données à échanger entre les outils
Définissez les données à transmettre
Il est essentiel d'identifier les données qui doivent être échangées entre votre logiciel tiers et Tomorro via Zapier. Une bonne spécification permet :
Une synchronisation optimale entre les systèmes
D'éviter la double saisie des données
Données obligatoires à récupérer
Certaines informations sont essentielles au bon fonctionnement du système d'automatisation. Elles doivent être correctement récupérées et mappées aux champs Tomorro :
Pour la création de contrats
Nom du projet, ou tout champ utilisé dans la nomenclature de Tomorro
Nom du contractant
Champs personnalisés obligatoires du modèle tel que configuré dans Tomorro (fiche de synthèse, formulaire de génération, conditions, workflows d'approbation et règles d'archivage)
Pour l'envoi par signature
ID du contrat Tomorro
Données facultatives à récupérer
Certaines informations, bien que non obligatoires, peuvent être utiles pour enrichir le processus et réduire la saisie manuelle.
Pour la création du contrat
Modèle utilisé pour la création du projet
Langue du document
Champs non obligatoires dans le modèle mais présents dans le document
Pour l'envoi par signature
Notes
Adresses e-mail des signataires
Conditions préalables à la configuration de Tomorro : questions à vous poser
Question | Exemple |
À quel(s) champ(s) Tomorro correspondent les informations récupérées à partir du logiciel tiers ? | Exemple : si un champ « Adresse du fournisseur » est présent, il doit correspondre au champ équivalent « Adresse du contractant » dans Tomorro afin de garantir une synchronisation correcte. |
Le format des données du logiciel tiers correspond-il aux champs Tomorro ? | Le format des données du logiciel tiers correspond-il aux champs Tomorro ? |
Quel compte doit effectuer l'action sur Tomorro ? | Astuce Tomorro : l'utilisation d'un compte tiers « Tomorro bot » (par exemple) peut être utilisée pour créer ce type de contrats automatiques. |
Nous vous suggérons de créer une matrice de correspondance comme indiqué ci-dessous, afin de vérifier la correspondance des champs et leur format.
Exemple :
Nom du champ Tomorro | Format du champ Tomorro | Nom du champ | Format du champ logiciel tiers | Statut |
Adresse du cocontractant | Texte | Adresse du prestataire | Texte | Disponible |
Date de signature | Date | Date de signature | Date | A créer (sur Tomorro ou l’outil tiers) |
… |
Configuration
1️⃣ Configurez and testez
1️⃣ Configurez and testez
Avant de déployer à grande échelle, effectuez des tests afin de :
Vérifier que les automatisations fonctionnent correctement.
Ajuster les paramètres et formats de données si nécessaire.
Recueillir les retours des utilisateurs pour affiner l’intégration.
💡 Il n’est pas nécessaire d’effectuer les essais un environnement de test (sandbox). La création de contrat factice ou d’envoi en signature peut se faire depuis le compte Tomorro de production.
Nous vous conseillons en revanche d’effectuer vos tests avec un modèle dédié afin de pouvoir les tracer facilement et les supprimer une fois la configuration prête.
2️⃣ Go live
2️⃣ Go live
Si un modèle test à été créé, pensez à modifier votre configuration en pointant sur le modèle souhaité. Une fois l’intégration en place :
Surveillez régulièrement les workflows pour détecter d’éventuels dysfonctionnements.
Mettez à jour les intégrations en fonction des évolutions des outils connectés ou des processus internes (attention aux changements de paramétrages des modèles Tomorro).
Formez les utilisateurs aux nouvelles automatisations pour garantir une adoption optimale.
Ressources utiles
Comment obtenir ma clé API Tomorro ?
Pour connecter Tomorro à Zapier, vous devez obtenir votre clé API. Vous la trouverez sur Tomorro en vous rendant dans Mon compte > Intégration > API > Gérer l'intégration », puis en cliquant sur « Générer une clé API » :
Je souhaite créer une automatisation lorsqu'une action est effectuée sur Tomorro
Contrairement à l'automatisation décrite ci-dessus, vous pouvez avoir besoin de déclencher une automatisation lorsqu'une action est effectuée sur Tomorro. Cela signifie que le déclencheur de l'automatisation ne se trouve plus sur le logiciel tiers, mais sur Tomorro (à l'inverse).
Il est tout à fait possible de créer une automatisation de ce type à l'aide d'un Webhook.